Vanalinna saalidele on raske ligi pääseda
Tabelis nimetatud konverentsiruumid võimaldavad enamasti varieeruvat kohtade arvu, välja arvatud Burmanni villa, kus saab laua taga töötada kuni 25 inimest.
Parkimistingimustelt on paremad ametiühingute maja, Burmanni villa ja Eesti haldusjuhtimise instituut (EHI). Kui vanalinnas asuvasse Olematusse Rüütlisse pääseb veel kuidagi autoga, siis Matkamajja tuleb jalutada. Seetõttu on Matkamaja soositud suvel.
Ametiühingute maja auditooriumid on hetkel veel ehitusjärgus. Septembrist peaks alustama tööd 400kohaline saal. Praegu saab 60kohalises saalis korraldada vaid paari-kolmetunniseid koosviibimisi, kuna kohvipause ja sooja toitu ei pakuta. Kohvik on suletud.
Seetõttu sõltub praegu ka saali üür läbirääkimisoskusest. Administraatori sõnul on eelis püsiklientidel, kes kasutavad ruumi pikema perioodi vältel kokkulepitud ajal, näiteks paar korda nädalas.
Olematus Rüütlis saab üürida kahte saali lisatoolidega kokku kuni 35 inimesele. Saali reserveerinud klient saab automaatselt kasutada ka sauna, mille eest tuleb eraldi tasuda. See aga välistab võimaluse, et sauna kasutab samal ajal keegi teine. Süüa saab nii restoranisaalis kui seminari pidamise ruumis.
Tellitud toitude hulga ja seminaril viibivate inimeste arvu järgi on võimalik saali hinnas allahindlus. Kolm grupimenüüd maksavad 80, 100 ja 130 krooni.
Neljasaja aasta vanuses Matkamajas on palju kohtade paigutamise võimalusi, ent administraatori sõnul on enim soositud 28kohaline ümarlaud ja kaminasaal, mis üksnes istekohtadega mahutab 60 kuulajat, U-kujulise lauaga 40 kohta. Kuna kohapeal on neil tehnilistest vahenditest vaid grafoprojektor ja pabertahvel, tellitakse teised vahendid ASilt Frens. Selle eest vahendustasu ei küsita. Küll aga tuleb soovist ette teatada poolteist nädalat.
Kohvipausid ja kerge eine, näiteks salati, saab tellida majja, ent lõuna- ja õhtusööki soovitatakse süüa kõrval asuvas restoranis Stilus, Maiasmokk või Vaekoda.
Haldusjuhtimise instituudi ruumivalik on kõige mitmekesisem ja hinnalt üsna soodne. Koha plussiks on hinnale vastav majutus ja söömisvõimalused samas majas. Reedest esmaspäevani saavad vähemalt kümneliikmelised rühmad 25% hinnasoodustust.
Enamik tehnilisi vahendeid on lisatasu eest: sünkroontõlke aparatuur maksab 150 krooni/tund, personaalarvuti ja videokonverentsi süsteem 250 krooni/tund, videomakk 80 krooni/tund. Kallimad teenused on LCD-paneeli ja DATA-projektori kasutamine. Paljundada saab nii värvilisi kui mustvalgeid lehti, mille hind on vastavalt 20 krooni ja 1 kroon üks leht. Hindadele lisandub käibemaks.