Rendisekretär aitab ära hoida ootamatu kaose tekkimise firmas

Kui delegeerida sekretäri­roll ajutiselt mõnele ettevõtte töötajale, on peamisi komistuskive kolm. Esiteks jäävad hooletusse tema enda tööülesanded, teiseks ei pruugi töötaja kompetentsus vastata nõutavale ning kolmandaks ei pruugi asendaja olla küllaldaselt motiveeritud sekretärikohuseid hästi täitma. Tehtud saab vaid hädavajalik ehk kõnedele vastamine.

Intrum Justitia tegevdirektori Ivar Tammemäe sõnul on sekretäri firmasiseselt teise töötajaga asendada raske, kuna sel juhul on häiritud kahe ametikoha toimimine, mis kohe väljendub töötulemustes.

?Rendisekretäri puhul on peamine, et elementaarsed tööülesanded saavad täidetud ja firma igapäevarutiin ei saa kahjustatud,? märkis Tammemäe. ?Võrreldes tühja sekretärikohta rendisekretäriga, on viimase puudused esimese kõrval tähtsusetud.?

E.L.L. Kinnisvara tegevdirektori Jaak Vende hinnangul saavad ka oma töötajad lühiajaliselt sekretäri asendamisega hakkama, kuid see võib kiirel ajal häirivaks muutuda.

?Asjaolu, et renditöötaja firma spetsiifikat kiiresti ei omanda, ei ole lühikese perioodi puhul kuigi oluline, kuid esmamulje firmast võib jääda teine,? kinnitas Vende.

Kuigi mõte rendisekretärist võib alguses tunduda hirmutav, aitab võõras, kes ettevõtte spetsiifikat tundmata sinna appi tuleb, ettevõtte siiski suuremast kitsikusest välja. Rendisekretärideks on sageli inimesed, kes paralleelselt õpivad või on teadlikult valinud renditöö, et hankida rohkem kogemusi.

Rahulolematus renditöötajaga ilmneb juhul, kui enne asendaja tööleasumist ei ole firma piisavalt selgelt määratlenud oma ootusi. Kui rendiperiood on lühike, ent ootused ülikõrged, ei saa koostöö olla tulemuslik. Kuna sekretäri tööülesanded on ettevõtetes erinevad, võib midagi siiski tegemata jääda.

Tulekahju ennetamiseks tasub tööandjal endalt küsida, millise olukorra lahendaks rendisekretär teie firmas ning mis juhtuks, kui olukord jääks lahendamata. Töötaja võib rentida päevaks, kuuks, aga miks mitte ka aastateks. Rentimine on ettevõtte jaoks väiksema riskiga kui tuttava tuttava värbamine või tudengite-praktikantide töölevõtmine, kes toovad reeglina kaasa lisakohustusi juhendamise ja koolitamise näol.

Renditöötaja töökvaliteedi tagab põhjalik intervjueerimine, testimine ning klientidelt saadud tagasiside. Ka on renditöötaja motiveeritud tööd hästi tegema, sest sooritusest sõltub otseselt tema edasine edukas karjäär.

Autor: Sten Hiis