Kroonilisest ajapuudust saab vältida

Töötajad ei saa sageli aru, kuhu kaob juhi aeg - ta ei tegele justkui millegagi. Juht on samas hullumas ette valmistamata koosolekute ja kuhjunud aruannete tõttu. Ja konflikt pole kaugel.

Peale jooksvate küsimuste lisandub pidevalt uusi nähtamatuid kohustusi. Määravaks kujuneb oskus jagada oma aega ja seada prioriteete.

Ingman Jäätiste juhatuse esimees Margus Kastein soovitab oma 12aastase juhtimiskogemuse põhjal jälgida, et asju ei hakataks altpoolt tagasi delegeerima.

"Alt üles delegeerimine tähendab, et asjad, mida oled delegeerinud allapoole, tulevad ühel päeval sinu juurde ringiga tagasi," räägib Kastein. "Näiteks tuleb müügimees sinu juurde jutuga, et käisin kliendi juures, aga ta ei ostnud midagi, sina tunned teda hästi, äkki käid ise tema juures ära?"

Juht peab oskama sellist olukorda läbi näha, säilitada külma närvi ja mõelda, mille eest keegi siiski palka saab. Kastein tunnistab, et pole ise kroonilises ajapuuduses vaevelnud.

"Pean ennast küllaltki süsteemseks inimeseks. Töötades väikeettevõtte tegevjuhina, ei ole võimalik vabaneda n-ö tühistest tegevustest. Oma aja võtab suhtlemine klientide, omanike ja hankijatega. Tähis on aega leida töötajate probleemidega tegelemiseks. Samas arvan, et alati on võimalik mingeid töid edasi lükata, selleks tuleb lihtsalt tulekahjud pseudoprobleemidest julgelt eraldada ja need esimesena ette võtta," ütleb ta.

Samas valdkonnas tegutseva ASi Balbiino müügi- ja turundusjuht Teet Anier peab oma töös väga oluliseks põhitegevuste määratlemist ja kõrvaltegevuste delegeerimist.

"Kuna vastutusvaldkond on lai, siis on siia teatav konflikt sisse programmeeritud," sõnas Anier. "Minuga on nimelt nii, et ma mõtlen oma tegevused läbi ja tegutsen vastavalt prioriteetidele. Kuna aga töö, millega ma tegelen, on meeldiv ja pakub mulle positiivset pinget, pühendan seetõttu sellele ehk ka enam aega."

"Samas on päevane ajakasutus minu jaoks suhteliselt sundimatu ja vaba - ma ei teagi, mitu tundi päevas töötan, tundub, justkui kogu aeg. Vahel on tööle pühendatud aeg päevas aga ehk tavapärasest lühem ning vajadusel näpistan mõne tunni õhtust või nädalavahetuselt. Lõpuks on tähtis ikkagi tulemus, mitte sellele kulutatud aeg. Ja kui töö on meeldiv, siis ei kipu ka ajaga konflikti minema," kinnitab Anier.

Margus Kastein lisab veel, et tippjuhil on tegelikult oluliselt rohkem võimalusi oma ajakasutuse juhtimiseks kui keskastmejuhil, kuna tal on ajapuudusel alati võimalus mingeid ülesandeid delegeerida või lihtsalt edasi lükata, samas kui keskastmejuhil on tähtaeg ees ja kõik.

Tegelikult oleme ju kõik inimesed ja vahel ongi ajaga keeruline. Edasilükkamine ja asjadega õigel aja mitte toime tulemine ongi vahel paratamatu, sest elu ei ole alati nagu õpikus.

Tartus luksusliku spordiklubi Tropic avanud ärimees Tarvo Laas tunnistab, et jagades oma aega erinevate firmade vahel, on tal tulnud õppida just delegeerimist.

Täna kulub tema aeg pigem uutele projektidele, mille puhul kannustab soov kiiresti edasi liikuda, kuniks jätkub indu. Jooksvate küsimuste lahendamisega tegelevad juba teised inimesed.

"Esialgu oma firmat või mitut uut projekti juhtima asudes ei olnud aega korralikult ei süüa ega magada. Iseõppijana üritasin kõike ise kontrollida ja ise ära teha. Eks seda ka rahalise kokkuhoiu mõttes," meenutab Laas. "Alles hiljem sain aru, et kõike nagunii ei jõua ja tegelikult polegi tarvis," usub ta nüüd ja lisab, et alles pärast kindla päevaplaani loomist hakkas tal tekkima enese jaoks planeeritavat vaba aega. Kas või trennis käimiseks.

Ajajuhtimise heaks võtteks on oluliste asjade ja sõnumite kaardistamine 3×3×3 mudeliga.

Mis on sellel kuul kolm kõige olulisemat probleemi, mis on iga probleemi puhul kolm kõige olulisemat asja?

Või mis on homse koosoleku kolm kõige olulisemat teemat? Mis on iga teema puhul kolm kõige olulisemat tegijat? Seda lihtsat meetodit saab kasutada nii pikaajaliste strateegiate loomisel kui ka äsja tekkinud kriisi lahendamisel.

Tuleb lihtsalt alustada järjestamist: mis on minu järgmise nädala kolm kõige olulisemat ülesannet? Mis on iga ülesande puhul kolm kõige keerukamat probleemi? Kes on iga probleemi puhul olulised võtmeisikud? Mis on iga inimese puhul olulised koostöö motivaatorid?

Autor: Annely Allik