Efektiivne ärianalüüs kättesaadav ka väikefirmale

Väljapääs on läbimõeldud aruandlus- ja analüüsilahendus. Kuid millised lahendused on üheaegselt nii efektiivsed kui ka piisavalt odavad? Odavaimateski raamatupidamispakettides on kümneid erinevaid valmisaruandeid.

Siit esimene küsimus - millist aruannet kasutada? Oletame, et leiame sellise aruande, kus on enamik meid huvitavaid andmeid enam-vähem arusaadavas vormis esitatud. Paljud programmid lubavad filtreerida etteantud tunnuste järgi valiku meid hetkel enim huvitavatest andmetest.

Paraku leiame sageli, et saadud info pole piisav ning peame otsima lisaandmeid teistest aruannetest või täpsustama päringuid. Seetõttu võib vajaliku teabeni jõudmine osutuda aeganõudvaks ja keerukaks protseduuriks.

Siin tasub kasutada analüüsivahendeid, millest lihtsaim ja levinuim on tabeltöötlusprogramm Excel. Kuna see on n-ö tühi leht, tuleb esmalt lahendada küsimus, kuidas ja millised andmed sinna jõuavad. Vaja on teada algandmete asukohta ning osata Excelist nende poole pöörduda.

Sel viisil saab iga ettevõte luua enda jaoks just sellised väljundvormid, mis toetavad täpselt nende andmevajadust. Loomulikult on Excel keerukamate juhtude jaoks siiski suhteliselt piiratud ning sageli tuleb raamatupidamisprogrammist andmete Excelisse saatmiseks käivitada eriprotseduure.

Tavaelus on otsustamiseks vajalik info sageli aruande või Exceli tabeli kujul kättesaamatu, sest tihti on vaja leitud andmete põhjal esitada üha täpsemaid päringuid. Paljudel juhtudel me ka ei tea, milliseid konkreetseid andmeid on vaja või selgub andmeid vaadates, et on vaja infot hoopis teise vaatenurga alt.

Sel juhul tulevad appi ärianalüüsilahendused, kus suure hulga koondandmete baasil saab teha järjest täpsemaid päringuid ning vahetada mugavalt vaatenurka.

Ärianalüüsi lahendused annavad vastused küsimustele, kus tuleb andmeid analüüsida samaaegselt paljude erinevate aspektide alusel. Tüüpiline näide on müügianalüüs, kus on vaja teada, mis tooted, mis perioodil, millise müügikanali kaudu ja millises piirkonnas kõige paremini (või halvemini) kaubaks läksid.

Saadud üldpildi alusel on koheselt vaja teha täpsustusi, et analüüsida tulemuste põhjuseid. Selline lähenemine eeldab, et me kirjeldame ära aspektid, mille alusel tehinguid analüüsida - antud näite puhul toode, müügikanal, piirkond, aeg - ja ühtlasi ka kõigi aspektide detailsusastmed. Toote puhul on nendeks liik, bränd, grupp kuni konkreetse toote tasemeni välja. Kas see tähendab lisakoormust igapäevaste tehingute sisestamisel ja tekitab liigselt andmeid?

Enamasti saab kõik ärianalüüsiks vajalikud täiendavad tunnused siduda tehingutega automaatselt ehk andmesisestuse maht oluliselt ei kasva. Paljud tunnused on tehingutega seotud läbi põhiandmete: arvele sisestame tootekoodi, kuid tootekaardil on kõik tunnused - liik, bränd, grupp jms. See hoiab ära liigse andmemahu tekkimise, kuigi enamik majandusinfosüsteeme tarbib niigi vähe kõvakettaruumi.

Kui 60minutiline digiformaadis videolõik võtab ca 12 gigabaiti, siis väikefirma majandusinfosüsteemi andmebaasi aastane tehingute maht võib jääda alla gigabaidi.

Ärianalüüsilahendus ei eelda alati spetsiaaltarkvara. Üks lihtsaimatest lahendustest on seotud Microsofti andmebaasisüsteemiga SQL Server, mille koosseisu kuulub tasuta analüüsiandmebaasi loomise vahend Analysis Services. Analüüsibaasi kasutamiseks piisab Excelist.

Vaja on teada oma majandusinfosüsteemis paiknevate analüüsitavate andmete asukohta (nt arveread, tooteandmed, kliendiandmed) ning osata nende alusel koostada analüüsiandmebaas ja vastavad Exceli vaated.

Saamaks paremat ettekujutust, millal mis lahendust kasutada, vaatame ettevõttes tekkivat tüüpilist küsimuste-vastuste ringi.

Info saamisel võime eeldada, et kõik vastused on skaalal detailandmetest (nt arve real olevad andmed) täielikult koondatud andmeteni (nt rentaabluse suhtarv).

Küsimused võivad olla aga n-ö valmiskujul (kliendi võlgnevuste teada saamiseks võtan alati müügireskontro aruanded), ad hoc päringud (täpsustan küsides kliendinumbri ja vaatan ainult ületähtaegseid arveid) või tekkida alles siis, kui ma mingit infot näen (n-ö avastamisprotsess).

Väikestele ja keskmistele ettevõtetele jõukohased ärianalüüsilahendused parandavad olulisel määral juhtimisinfo saamise kvaliteeti ning aitavad seetõttu teha õigeid otsuseid õigel ajal. See omakorda muudab kogu juhtimisprotsessi efektiivsemaks ja operatiivsemaks ning suurendab ettevõtte konkurentsivõimet.

Autor: Margus Tammeraja