Peatükid

Eesti parim sekretär Reelika Jaanverk

Tänavu Eesti parimaks sekretäriks valitud Reelika Jaanverki juurde tullakse aeg-ajalt küsimusega: “Reelika, kas sul seal maagilises sahtlis midagi head on?” Kolleegid juba teavad, et üks lauasahtel on Reelikal ainult magusa jaoks.
https://www.aripaev.ee/storyimage/ea/20180620/BOOK02/180619636/AR/0/AR-180619636.jpg

Eesti suurima kontserdikorraldaja SA Eesti Kontsert sekretär-juhiabi Reelika Jaanverk (36) oli ettevõttes töötanud kõigest aasta, kui pälvis kolleegidelt tunnustuseks aasta kolleegi tiitli. Eesti parima sekretäri tiitli napsas tarmukas naine endale aga omaenda tragi pealehakkamisega.

Olles konkursil mitu aastat silma peal hoidnud, otsustas naine end konkursile kirja panna ning konverentsipäeva lõpuks oligi võit taskus! Energiat õnnestumisteks ammutab Reelika jooksurajalt – 10 kilomeetrit tempokat jooksu on tal üle päeva taks.

Järgneb intervjuu Reelika Jaanverkiga.

Milline on olnud sinu hariduskäik?

Hetkel omandan Tallinna tehnikaülikoolis halduskorralduse erialal bakalaureusekraadi. Enne seda käisin Tallinna majanduskoolis, kus omandasin sekretäritöö eriala.

Kaua oled töötanud sekretärina ja kuidas sattusid tööle praeguse tööandja juurde?

Sekretäritööga alustasin peagu samal ajal, kui viisin paberid sisse Tallinna majanduskooli. Esimene tööpäev sekretärina oli 26. novembril 2013, sama aasta sügisel algasid ka õpingud. Tegu oli ehitusettevõttega, kus sain praktika ja teooria korraga. Olen oma endisele tööandjale väga tänulik, et ta võttis mind rohelise lehena tööle, sest eelnevat sekretäritöö kogemust mul ei olnud. Kool toimus kord kuus esmaspäevast reedeni.

Eelmise tööandja juures olin lapsehoolduspuhkuse asendaja ja kui kolm aastat hakkas täis saama, nägin Facebookis töökuulutust. Kui kuulutust lugesin, tundsin, et see on just see, mida teha tahan. Seejärel kandideerisingi Eesti Kontserdisse ja kui sain positiivse vastuse, olin üllatunud küll. Natukene kartsin, sest käin kaks korda kuus reedeti koolis, ja mõtlesin, et äkki see võib olla takistuseks. Neid see aga ei seganud, sest nad toetevad väga oma töötajate õpinguid. Tööle asusin 2017. aasta jaanuaris.

Kuidas erineb sekretäritöö ehitusettevõttes ja riigietendusasutuses?

Ehitusettevõttes oli hästi suur rõhk riigihangetega seotud dokumentatsioonil. Praegu on põhirõhk lepingute menetlemisel ja kirjavahetusel.

Loomulikult töökorraldus erineb, aga ma ei saa öelda, et üks töökoht oleks teisest parem.

Millised on sinu praegused tööülesanded ja kuidas need on ajas muutunud?

Ehitusettevõttes oli väiksem kollektiiv ja ka vastutusala oli väiksem. Siin on mul selle eest Tallinna majale lisaks veel Pärnu, Jõhvi ja Tartu üksuste dokumendihaldussüsteemi haldamine. Kui kuskil on probleem, siis pöördutakse murega minu poole.

Ajas on ehk muutunud see, et tänapäeval on kõik programmid ja suhtlus elektrooniline või siis telefoni teel. Et andmetele ligi pääseda, selleks ei pea kontoris olema, vaid saab tööd teha ka jooksvalt lähetuses olles.

Kuidas näeb reeglina välja sinu tööpäev?

Tööpäev hakkab tavaliselt pihta kell 9, aga ma olen nii usin töömesilane, et jõuan juba enne 9 majja. Mulle meeldib hommikul varem kohale tulla, et rahulikult maha istuda, juua tass kohvi ja vaadata läbi saabunud kirjad ning selekteerida need selle järgi, mis on vaja registreerida, mis mitte. Järgmiseks vaatan üle nii enda kui ka ülemuse kalendri, kohtumised/koosolekud maja sees ja väljas. Ja nii hakkabki tööpäev vaikselt pihta.

Päeva jooksul saabuvad lepingud registreerin, vahepeal on telefonikõned, millele vastan ja niiviisi ta vaikselt läheb, kui ongi juba õhtu käes.

Kuidas sa täiendad ennast oma valdkonnas?

Praegu saan ülikoolist hästi palju uut informatsiooni, mida saan tööl kasutada. Võimalusel osalen ka erialastel koolitustel ning hoian end kursis uuemate sekretäritöö trendidega.

Oled värskelt majanduskooli lõpetanud. Kui hästi on õppeprogramm vastavuses nende väljakutsetega, mida sekretäriamet tegelikult pakub? Õppeprogrammis on rohkem teooria, kuidas oleks kõige parem, õigem ja kasulikum teha, aga tegelikult on igas asutuses oma käekiri, kuidas midagi tehakse. Näiteks riigiasutuses on väga olulisel kohal kirjavahetuse registeerimine, eraettevõttes võib piisata e-kirjale vastamisest ilma, et sa oleksid selle programmi registreerinud ja kinnitusringile saatnud.

Mida hindad oma tööandja ja kolleegide juures?

Head koostööd, ilma selleta on raske head meeskonda ette kujutada. Kuna mina puutun oma tööülesannetes hästi palju kokku oma kolleegidega, siis meil peab olema hea meeskond, et jõuda tulemuseni.

Kui ma siia tööle tulin, siis oli hästi positiivne ja üllatav esimesel nädalal see, et nad võtsid mind kui vana tuttavat, nagu oleksin juba ammu siin tööl olnud. Kui ma ei osanud neid kohe esimese küsimuse peale aidata, siis nad aitasid mind ise. Nii oli väga hea sisse elada.

Milline on olnud parim tunnustus juhi poolt?

Kord oli ülemusel vaja üht dokumenti ja kuna soovitud dokument oli selsamal viivul sisse tulnud, kui talt kirja sain, vastasin talle sekundi pealt. Ja siis ta kirjutas vastu: “Te olete ikka supersekretär!” Tema ei jõudnud kirja äragi saata, kui jõudsin talle juba vastuse anda.

Kuidas võiks juhid sekretäre tunnustada? Millist tunnustust sekretärid vajavad kõige rohkem?

Iga inimese jaoks on tunnustuse tähendus erinev. Mina leian, et iga kiitus on tunnustus. Kui meie ülemus käib lähetuses, siis tal on kombeks tuua sekretariaati kommi või šokolaadi. Kui ta tuleb ja toob sulle midagi, siis see juba näitab, et isegi kui ta viibib eemal, mõtleb ta oma töötajate peale, kes saavad samuti hiljem tükikese tema reisist osa.

Ning kord aastas on ju sekretäride päev ning selle päeva puhul võiks juht saata oma sekretäri sekretäride päeva konverentsile.

Reelika on pärit väikesestkülast Kõmmastest,mis asub 50 km kauguselTallinnast. Pärast põhikoolilõppu kolis ta pealinnaning elab siiamaani õnnelikultkoos oma keskkooliaegsearmastusega. Pereskasvab kaks tütart.

Mis on oluline, et sekretäri ja juhi omavaheline koostöö sujuks?

Üksteise mõistmine ja aktsepteerimine on oluline, liigset pealetükkivust ei tohiks olla. Võti peitub tegelikult suhtlemises. Kui sa ilusti ütled, delegeerid ja teed, siis ei tohiks ka arusaamatusi tekkida. Ja kui sekretär ei saagi aru, siis ei tohiks karta uuesti küsida. Üksteist tuleb osata kuulata ja vajadusel täpsustada.

Mis on sinu tugevad küljed?

Positiivsus ja rõõmsameelsus. Kui tuleb mõni ülesanne lahendada, millega ma pole eelnevalt kokku puutunud, siis ma ei satu sellest stressi, vaid võtan seda kui uut väljakutset. Ja kui hakkama ei saa, küsin kellegi käest abi ja järgmisel korral juba tean, kuidas seda lahendada. Ei ole nii, et ma ei oska või ei taha midagi teha. Ükspäev tuli kolleeg ruumi ja küsis: “Ikka sa oled veel nii rõõmus seal laua taga, no kaua võib!” Aga kui mina tunnen oma tööst rõõmu, siis teeb see ka teistele rõõmu ja neil on hea meel.

Mis tähtkujust sa oled?

Kukeaasta Neitsi. Väga pedantne (muigab – toim). Näiteks kui mul on midagi kalendrisse pandud ja tähtaeg varsti kukub ja see asi on veel poolik, siis ma vaikselt hakkan kolleegile märku andma, et kuule, mul on seda dokumenti selleks kuupäevaks vaja. Enne ma ei jäta, kui olen selle kätte saanud.

Mulle väga meeldib kogu see paberimajandus, sest korrektsus on mulle väga omane. Ma ei kujutakski teist tööd ette, mida teha.

Milline on hea juht?

Arvan, et hea juht on see, kes paneb oma töötajaid tähele ning oskab neid tunnustada. Ta ei pea paljuks ka aeg-ajalt küsida, et kuidas läinud on ja kas on muresid. Juht ei tohiks suhteid alluvatega lasta nii kaugele, et töötaja läheb tema juurde ja ütleb: “Ma lähen nüüd ära, sest sain teise koha!”

Millised on hea sekretäri olulised omadused?

Kohusetundlikkus, hea kuulamisoskus, nutikus, täpsus, usaldusväärsus ja positiivsus.

Mis sind motiveerib oma töös?

Ma naudin oma tööd väga ja see, et ma saan seda teha armastusega, on minule suurimaks motivaatoriks.

Mida soovitad teha tujurikkujast kollleegiga?

Kuula ta mure ära ja paku kommi – see teeb ta tuju rõõmsamaks.

Kuidas teil suvepäevi peetakse ja mis on sel aastal plaanis?

Suvepäevadel saavad Eesti Kontserdi – nii Tallinna, Jõhvi, Tartu kui ka Pärnu kontserdimajade – töötajad kokku. Suvepäevad algavad tavaliselt Eesti Kontserdi lipu heiskamisega. Suvepäevade sisse mahub mänge, tantsimist, söömist ja viktoriine.

Millega tegeled tööst vabal ajal? Mis paneb silmad särama?

Veedan aega pere ja sõpradega. See suvi möödub joostes ja maja ehitades. Aasta lõpus võtsin endale uue eesmärgi osaleda nii paljudel jooksuvõistlustel kui võimalik. Tahan ennast proovile panna. Sügisel soovin teha uue isikliku rekordi poolmaratonis (21,1 km) ja läbida see ajaga 1:50.

Silma paneb särama iga pisikene tegu, näiteks kui lapsed toovad oma korjatud lilli või kui maasikapeenras on esimene punane maasikas.

Kui lihtne on ühildada töö ja pereelu?

Minule on see lihtne, sest kui tööpäev lõppeb kell 17, siis sulgen arvuti, panen ukse lukku ja tööpäev on läbi ning hakkab pereelu.

Suvel, kui olen kaks nädalat Saaremaal hõivatud Saaremaa Ooperipäevadega, siis tuleb pere mulle ise nädalavahetuseks külla.

Puhkusehooaeg on alanud. Millal sina puhkad, mida puhkuse ajal tavaliselt teed ja kes sind asendab?

Mina puhkan sellel aastal natukene enne jaanipäeva ja siis sügisel. Puhkuse ajal veedan aega perega, läheme avastama Eestimaa erinevaid paikasid ja naudime suve. Tööl asendab mind personalijuht.

Milline on olnud meeldejäävaim tööpäev või seik tööelust?

Mulle väga meeldib oma sünnipäeva tähistada ning sellel päeval on töö juures natukene vabam päev ja saan oma rõõmu täistada kolleegidega. Hästi tore kogemus oli, kui alles alustasin oma tööd Eesti Kontserdis, siis tehti mulle Tartu, Jõhvi ning Pärnu kontserdimaja ja töötajate tutvustus. See oli omamoodi kogemus, sest külastajana ei pääse ju salaruumidesse.

Mul on heameel, et parim sekretär töötab kultuurivaldkonnas

Konkursi “Parim sekretär 2018” esikolmik: (vasakult) Annika Kasemets,Reelika Jaanverk, Anne Urban.

Et Reelikast sai üleöö parim sekretär, on vaieldamatult suur uhkusedoos tervele SA Eesti Kontserdile, kommenteerib SA Eesti Kontserdi juhatuse liige Jüri Leiten.

See näitab minu meelest üht väga olulist momenti meie töös: kui artist läheb lavale, siis ta ei vaja enam kellegi abi, aga kuni lavaleminekuni on paljudel taustajõududel vaja ära teha suur ning vastutusrikas töö, et kontsert või etendus toimuks ja artisti keegi kuuleks ja näeks. Seda nii Eestis kui ka väljaspool.

Enamjaolt jäävad need taustajõud publikule märkamata ning seda enam on rõõm Reelika üle, kes näitas oma positiivse ellusuhtumise ja professionaalsusega juhiabi väärtust suures kollektiivis, kes korraldab aastas üle tuhande kontserdi.

Peale selle on Reelika kiire, usin ja asjalik ning mõjub tervele kollektiivile kui positiivsuse kehastus. Otse ütlemisega, kartmata vigu tunnistada.

Juhi jaoks on oluline oma abi kättesaadavus olenemata sellest, kas viibitakse Shanghais või Saaremaal.

Reelikal on mitmes valdkonnas ka veel palju õppida, kuid kui vaadata tema sportlikku ellusuhtumist ja eesmärkidele orienteeritust, siis usun, et see on talle puhas nauding. Mul on heameel, et 2018. aasta parim sekretär töötab kultuurivaldkonnas, kus igapäevatöö hulka kuulub ka rahvusvaheline suhtlus.

Loomingulised inimesed pole alati just kõige lihtsam kontingent, kuid see-eest igav ei hakka. Loodan, et ka mitte Reelikal niipea.

Kõige rohkem üllatasid sõbralikud rivaalid

22. juunil ootab Reelikat ees elu esimene poolmaraton. Jooksmine aitavat tema sõnul kõige paremini mõtteid korrastada.

“Ei olnud mingit õelutsemist ja ainult iseenda eest väljas olemist, vaid kõikide osalejatega tekkis kohe alguses hea klapp,” kergitab Reelika tänavuse konkursi telgitaguseid, nentides, et see oli tema jaoks vägagi suur üllatus.

Loomulikult pakkus võistlus terveks päevaks ohtrasti närvikõdi, mis näitas vaibumise märke alles pärast “Eesti parim sekretär 2018” tiitli kättesaamist ja üritusele järgnenud jätkupeole sõitmist.

Kuidas sattusid konkursile ja mis oli kõige meeldejäävam? Täiesti omaenda eestvedamisel. Konkursil olen hoidnud silma peal mitu aastat, vaadanud, kes on osa võtnud ja kuidas neil on läinud. Sel aastal läks kõik nagu iseenesest – korraga ma olin seal! Ent kõige suurem katsumus oli üldse finaali pääseda. Kõige rohkem jäid meelde sõbralikud osalejad, kellega tekkis kohe alguses hea klapp.

Mis oli kõige raskem kogu konkursi jooksul? Kõige raskem oli ootamine, et kuidas hääletuses läheb, kas pääseb finaali. Ärevus oli suur, sest kindlasti kõik tahtsid pääseda kaheksa parima hulka. Laval tuli mulle naljaga pooleks küsimus, et mis toit ma olla tahaksin. Tükk aega mõtlesin ja korraga tuli pähe, et ma olen köögiviljavokk. Sest selles roas on nii palju värve ja vürtse.

Millega jäid silma konkurendid? Oma sõbralikkusega ja eks nad tegid ka palju nalja ja üritasime koos pingeid maandada. Oli tunne, nagu tunneksin neid juba ammu. Meil tekkis kohe hästi sõbralik õhkkond ja see aitas pinget maandada. Tore oli ka see, et kui ühel tekkis ärevus, siis teine läks ja lohutas: “Pole hullu, mul on ka ärevus sees, meil kõigil jalg väriseb. Me oleme tublid ja saame hakkama.”

Kuidas said hakkama meedia tähelepanuga? Ma ei saa öelda, et see oleks nii suur olnud. Ütleme nii, et see oli mõistlikkuse piirides. Muidugi oli see huvitav kogemus. Loodetavasti sain hästi hakkama.

Äripäev https://www.aripaev.ee/img/id-aripaev.svg
20. June 2018, 16:49

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris Hetkel eetris

Äripäeva raadio viimased saated

Kõiki viimased raadio saated
Otsi:

Ava täpsem otsing