10 uut lahendust, mis aitavad personalitööd lihtsustada

Potentsiaalsetele töötajatele silma jäämiseks ja parimate talentide eest võitlemiseks tuleb olla järjest nutikam ja proaktiivsem. Tööotsijad on nõudlikumad kui eales varem, sest valikuid on järjest rohkem. Enam pole otstarbekas jääda lootma sellele, et kandidaadid tööandja ise üles leiavad. Häid tehnoloogilisi lahendusi kasutades saavad igas suuruses ettevõtted luua sidemeid nii kvalifitseeritud uute töötajatega kui ka tugevdada suhet olemasolevatega.

Praegu vaatavad paljud ettevõtted tulevikku ega jää lihtsalt kandidaate. See näitab, kuidas värbamistaktikad muutuvad strateegiliseks tegevuseks, mis puudutab kogu ettevõtet. Edukas värbamistöö tähendab tänapäeval tehnoloogiliste ja strateegiliste lahenduste kasutamist: sh sotsiaalmeedia võimaluste rakendamist, tugeva ettevõttebrändi loomist, online-teemagruppides osalemist, mobiilse ligipääsetavuse võimaldamist, videointervjuude tegemist ja palju muud.

Värbamistehnikad peavad tänapäeval olema kooskõlas turundus- ja müügitaktikaga. Tööandja tugev bränd ja hea maine on ääretult olulised, et parimaid kandidaate ligi meelitada ja häid töötajaid paigal hoida. Potentsiaalsed töötajad uurivad enne tööavalduse esitamist ettevõtet sama hoolikalt kui tööandjad kandideerijaid. Uuritakse ettevõtte veebilehte ja sotsiaalmeedia kanaleid, et saada aru, kas see vastab nende ettekujutusele heast töökohast. Sageli saab see ka otsustavaks, kas kandideerida või mitte. Samuti on kandidaadid tänapäeval aktiivsed sotsiaalmeedia kasutajad ja otsivad tööpakkumisi sageli just nendest kanalitest.

Eelkõige Facebook ja Instagram on head platvormid ka passiivsetele kandidaatidele ligipääsemiseks. Kuna nooremad tööotsijad pole enam nii hästi kursis traditsiooniliste värbamismeetodite ja -tehnikatega, saab neid sotsiaalmeedias visuaalse kujunduse ja suunatud reklaamiga ligi tõmmata.

Värbamine peab alati olema suunatud sinna, kus tööjõud asub. Uus talentide põlvkond tegutseb nutiseadmetes. Tööportaalid, mis pole nutiseadmetega kasutamiseks kohandatud, teevad endale karuteene. Mugavus on uue aja tööotsijale esmatähtis – mida vähem klikke on vaja teha, seda parem.

Tehnoloogia rakendamine on tähtis mitte ainult värbamistöös, vaid ka teistes personalitöö valdkondades. Nutikaid nippe ja inspireerivaid uudislahendusi omavahel kombineerides saab luua tervikliku abimehe, mis võimaldab suurel määral hoida kokku aega ja lubab personalitöötajal rohkem keskenduda muule.

Mobiilirakenduse abil pääseb personaliinfole lihtsasti ligi mistahes ajal ja kohas. Kaob vajadus iga kord personaliosakonnaga kontakteeruda, kui tekib küsimus palga, puhkuse või muu töödokumentatsiooni kohta. Selle asemel tarvitseb vaid portaali sisse logida ja kogu info on ühe kliki kaugusel. Sama platvormi kaudu saaks küsida puhkuseaega, luua või kinnitada avaldusi jms. Ühtlasi on mobiiliseadmed tänapäeval aina eelistatum viis tööavalduste esitamiseks. Mobiilseid personalitööle suunatud lahendusi pakub näiteks ServiceNow.

Kompetentsirataste, maatriksite ja hindamissüsteemide abil saab ettevõttes lihtsasti luua struktuuri ja koguda infot, mida hiljem kerge vaevaga visualiseerida ja võrrelda. Näiteks Upsteemi 360kraadise tagasisidestamise süsteemi abil saab luua küsimustikke (või kasutada olemasolevaid) ning regulaarselt ja järjepidevalt töötajate seas uuringuid korraldada. Tulemusi on lihtne koguda, analüüsida ja tagasisidestada, mistõttu tekib selgus muudatuste elluviimise vajaduse teemal ning lihtsam on õigeid otsuseid põhjendatult langetada.

Tänapäeval on olemas funktsionaalseid süsteeme, mis võimaldavad kaardistada emotsioone ja tundeid, et töötaja rahuolu või rahulolematusega paremini kursis olla. Üks uus süsteem selliseks otstarbeks on Vibemetrics, mille abil saavad töötajad anonüümselt jagada oma tundeid ja põhjuseid konkreetsete tunnete taga.

Turul leidub üsna efektiivseid süsteeme töötajate produktiivsuse mõõtmiseks. Näiteks Toggl, Trello, Pipedrive ja TimeDoctor on üles ehitatud mõõtma ettevõtte väljundeid ja kasutatud ressursse. Need vahendid aitavad paremini silma peal hoida töö tulemuslikkusel ja aja planeerimisel, et tulevikus äritegevusi veelgi efektiivsemaks muuta.

Arenguvestluste asendamine sagedasema suhtlusega ja meeskonnatöö toetamine näiteks Clanbeati rakenduse abil võimaldab tööandjal ja töötajal igal kuul pingevabalt suhelda. Lihtsasti saab seada pikaajalisi eesmärke, kindlustada etappide õigeaegse täitmise ja hoida ülevaadet juba saavutatud eesmärkidest. Peale selle, et kasvab kahe poole vaheline usaldus, seab see inimressursi esikohale ning võimaldab meeskonnal koos areneda.

ATS-süsteemide (applicant tracking system ehk kandideerija jälgimise süsteem – toim), nagu Recruri, sotsiaalvõrgustiku nn kraapijate (scraper’id), Talentwunderi, masinvestluste ehk chatbot’ide jne kasutamine võimaldab personalitöötajal tööprotsesse efektiivsemalt juhtida ning aega kokku hoida. Värbamissüsteemide abil saab suuremahulist kandidaatide andmebaasi ühes kohas ja struktureeritult hallata ning personaalandmeid vastavalt andmekaitseseadusele hoiustada. Lihtsustub eelvaliku protsess ning vähenevad korduvad manuaalsed tegevused. Otsesuhtlus kandidaatidega kindlustab kiirema värbamisprotsessi ning annab seetõttu ka kandideerijale parema kogemuse.

Populaarsed tööportaalid, nagu Jobattical, GoWorkabit, CVkeskus, cv.ee, lubavad värbamisel toimida ööpäev läbi. Töökuulutusi saab lisada parimasse keskkonda vastavalt töö iseloomule, perioodile, asukohale, kvalifikatsioonile jne. Tööotsija jällegi leiab vastavalt oma tööeelistustele mugavalt sobiva pakkumise üles. Niimoodi leiavad õiged tööotsijad õige tööandja ja saavad omavahel pidevas suhtluses olla.

Kuna värbamine muutub aina digitaalsemaks ning ka tööpõld globaalsemaks, on videointervjuude tegemine mugav ja ajasäästlik lahendus. Näiteks keskkonna RecRight abil saab esitada videoküsimusi eri värbamisetappides ja näha inimest CV taga.

Olemas on palga ja puhkuse arvestamise süsteeme, nagu SAP, Merit Palk jne, mille eesmärk on lasta palga ja puhkuse andmeid mugavamalt ja operatiivsemalt käsitleda. Küll aga kipuvad paljud süsteemid olema natuke jäigad.

Selle arendamisjärgus oleva idee eesmärk on luua tervishoiu infosüsteem ja rakendus, mis lubaks töötajal oma tervist ise jälgida ja kommenteerida ning andmeid otse töötervishoiuarstile saata. Niimoodi saab töötajate tervist järjepidevalt monitoorida ja arstil on lihtsam paremaid otsuseid teha.

Artikkel ilmus Äripäeva personalijuhtimise käsiraamatus, mis kajastab kõiki personalitööga seotud valdkondi, sh personali planeerimist, töösuhteid, värbamist, valikut, personali hindamist, töötajate karjääriplaneerimist, töötasukorraldust, personali koolitamist ja arendamist.

Käsiraamatu iga peatüki all on ka näidised ja juhendid, mida lugejad saavad hõlpsasti alla laadida ja kohandada vastavalt oma ettevõtte vajadustele.

Käsiraamatut koostab konsultatsioonifirma Talentor Estonia. 

Ligipääsu igal kuul uuenevale e-käsiraamatuleVõimaluse kasutada e-nõuandekeskustPaberväljaandePaberväljaande täiendusi iga kolme kuu järelE-uudiskirja Õigusuudised 10 korda aastas

Autor: Marit Alaväli, Ignite OÜ personalijuht, Madli Ulp, Winter Media Group OÜ kommunikatsioonispetsialist