Pikk päevakord tuleb kasuks

Koosolek või nõupidamine takerdub tih-ti seetõttu, et selle juhatajal on ees vaid mõnepunktiline n-ö sisuline päevakord. Ometi on protseduur see, mida otsusega rahulolematu saab kõige kergemini vaidlustada.Võtame näiteks aktsiaseltsi Koit ja Hämarik aastakoosoleku. Koosoleku tehniline korraldaja võiks esitada juhatusele järgmise projekti:

ASi Koit ja Hämarik aastakoosoleku päevakord.

Koosoleku toimumise aeg ja koht: 1. juuni 1996, algusega kell 11.30 aadressil Kurekella1, EE0000, Tallinn, hotelli Kurekell nõupidamissaalis nr 1.

1. Aastakoosoleku avamine. Nõukogu esimees hr H. Koit.

2. Aastakoosoleku juhataja valimine.

3. Aastakoosoleku sekretäri määramine koosoleku juhataja poolt.

4. Aastakoosoleku protokolli toestajate valimine.

5. Hääletuskvoorumi kontroll.

6. Hääletuskvoorumi kontrolli tulemuste teatamine.

7. Hääletuskorra kinnitamine.

8. Päevakorra kinnitamine.

9. Aktsiaseltsi juhatuse esinaise pr K. Hämariku ettekanne: 1995. aasta finantsaruanne.

10. Finantsaruande kinnitamine.

11. Aktsiaseltsi nõukogu ja juhatuse liikmete vastutusest vabastamine aruandeaasta majandustulemuste eest.

12. Aastakasumi jaotusettepaneku ja dividendide määra arutelu. Esitaja: juhatuse esinaine pr K. Hämarik.

13. Hääletamine jaotusettepaneku ja dividendide määra suhtes.

14. Nõukogu ja juhatuse liikmete arvu määramine.

15. Nõukogu liikmete ja nende asendusliikmete valimine.

16. Audiitori valimine.

17. Muud küsimused.

18. Aastakoosoleku lõpetamine.

Võrrelge eeltoodut tavapärase päevakorraga, milles on esindatud vaid punktid 9, 10, 12, võib-olla veel ka 15 ja 16. Põhjalik päevakord väldib segadused ja arusaamatused. Hästi ette valmistatud ja väljapeetud protseduur ei võimalda eksida nõupidamise juhtimisel, korrastab juba eelnevalt tulevase protokolli, tagab juriidiliste põhikirjaliste nõuete täitmise, suunab otsuste langetamise protsessi ja hoiab aega kokku.

Ei tohi unustada, et igal aktsiaseltsil on oma põhikiri. Ükski otsus ei tohi sellega vastuolus olla.