Infotöötluse teenuse tellimine väljastpoolt

«Milleks on meile vaja oma infosüsteemide osakonda? Me ei ehita ju ka ise büroohoonet või autot, vaid tellime või ostame selle. Pigem tellime ka infotöötluse väljast.» Umbes nii arutlesid firmajuhid, kui üheksakümnendate aastate alguses hoogustus infotöötluse teenuste väljasuunamise (i.k. outsourcing) buum.

Laias laastus võib välja antavad teenused jaotada kolme suurde alaliiki: arendus, hooldus ja infotöö. Nendest on suurte arendusprojektide tellimine Eestis üsna levinud. Asutuse võrkude, riist- või tarkvarasüsteemide hooldust antakse teise firma hooleks harvem, infotööd (näiteks, firma andmebaaside ülalpidamist) üsna harva. Suuremahuline väljasuunamine on strateegiline otsus, mida teeb firma juhtkond. Näitena võib tuua USA suurettevõtte Halliburton Company, mis suunas kolmele välisfirmale oma energeetikaharu süsteemihoolduse ja andmetöötlusfunktsioonid kokku 500 miljoni dollari väärtuses.

Teenuse hange väljastpoolt võimaldab õige korralduse puhul kontsentreeruda põhialale, hajutada investeeringuid ja riske, realiseerida keerukaid projekte, mille jaoks ettevõttel pole inimesi või pädevust, vältida ressursside pidevat hõivamist ühekordsete projektide jaoks ning vähendada oma töötajate koormust.

Partneri valikul on olulised eelnevad kogemused samalaadsete ja samasuguse mahuga tööde alal, prognoositav stabiilsus edasises tegevuses, projektijuhtimise ja organiseerimise oskused, tööks vajalike ressursside kohene olemasolu. Mida rohkem on väljasuunatav teenus integreeritud ettevõtte tööga, seda tähtsamaks muutuvad sellised omadused nagu partneri äri- ja tehnoloogia-alane nägemus, organisatsioonilise kultuuri ja väärtushinnangute sobivus, töötajate kommunikatsioonioskused, partneri muutumis- ja arenemisvõime. Lõpuks, on vaja usaldust, soovi koos töötada ja head läbisaamist.

Väljasuunamine nõuab pidevat koostööd juhtimaks teenuse hinda, kvaliteeti ja selle mõju tellija organisatsioonile. Tuleb püstitada mõõdetavad eesmärgid, mõõta tulemusi, määratleda vaheetapid, nõuda täitjalt kvaliteetset projektijuhtimist ja sätestada lepingute mittetäitmise puhul rakendatavad meetmed.

Väljast tellimiseks on sobivaimad:

- arendustööd, mille jaoks endal ei jätku inimesi või pädevust, rutiinne hooldus ja infotöö,

- operatiivsed otsused ja tegevused, mis puudutavad uue tehnoloogia valikut,

- koolitus ja ekspertteenused, nagu infosüsteemi audit või strateegia-alane nõustamine.

Oma kontrolli all tuleks hoida:

- võtmesüsteemid ja tegevused, mis mõjustavad firma elulisi operatsioone ja tagavad konkurentsivõime,

- oskused, õigused ja materjalid lepingute sõlmimiseks ja haldamiseks, vajadusel ka partneri vahetamiseks,

- info, eriti konfidentsiaalne,

- strateegia planeerimine ja läbiviimine,

- omandiõigused,

- kogu koostööprotsess, eriti teenuste hind ja kvaliteet.