Projektijuht tuld kustutamas
Samas on kriisi tekkimine prognoositav, tihti lihtsate vahenditega välditav. Enamik projektide kriise tekib projektijuhtimise metoodika mittevaldamisest või väärast kasutuspraktikast, vaid üksikud on teadlikult võetud riskide ilmnemise tulemuseks. Võin julgelt väita, et projektijuht saanuks enamikul juhtudest kriisi vältida, säästa meeskonda, ennast ja lähedasi.
Kui projekt on jõudnud kriisi, st on selgunud, et soovitud tulemusi ei saavutata nõutud kvaliteeditasemel, õigeaegselt või eelarve piires, tuleb võtta aeg maha ning selgitada välja, mida on veel võimalik antud projektiga saavutada ning missugused tegevused on vajalikud olukorra stabiliseerimiseks ja projekti plaanipäraseks jätkamiseks.
Kriisi korral on tegemist probleemiga ning probleemi lahendamine vajab süstemaatilist lähenemist. Esimesel võimalusel tuleb aeg maha võtta, lõpetada kangelaslik võitlus probleemi tagajärgedega ning süüvida selle olemusse.
Iga probleemi lahendamine algab järelemõtlemisest, analüüsist. Viivitamatult tuleb leida vastused järgmistele küsimustele:
milles probleem seisnebmissugused asjaolud on antud probleemi esile kutsunudmissugune on probleemi mõju projektile, st kuidas mõjutab probleem ajakavast kinnipidamist, eelarves püsimist, projekti tulemite kvaliteeti.
Tihti on kriisi põhjuseid mitu, nad on vastastikuses seoses, samas nende mõju projekti eduka lõpetamise vaatenurgast on erinev. Sellisel juhul peame hindama kõiki põhjuseid eraldi ning vaatama nende olulisust.
Kui esmane hinnang kriisi esile kutsunud probleemi(de)le olemas, tuleb projektijuhil teha otsus kriisi reguleerimise vajalikkuse kohta. Otsuse aluseks on vastus lihtsale küsimusele?kas antud probleemi lahendamine on oluline projekti lõpptulemuste saavutamise seisukohalt või mitte. Kui vastusest ilmnes, et tegemist on võrdlemisi ebaolulise probleemiga, loobume kriisi reguleerimisest ning jätkame rahulikult algselt kavandatud rütmis kuni soovitud projekti eesmärgi realiseerumiseni.
Juhul, kui kriis mõjutab projekti lõpptulemuseni jõudmist, tuleb see igal juhul reguleerida. Sel juhul on vajalik teha otsus kriisi reguleerimise kohta ning mõelda läbi, mil viisil olukorrast väljuda. Projektijuht peab mõistma, et sõltumata kriisi põhjustest, on olukorra lahendamine tema esmane ülesanne, mille ignoreerimine ei ole võimalik. Olulise ulatusega kriis reguleeritakse süsteemselt, läbimõeldult ning üldjuhul tulemuslikult.
Kriisi reguleerimise järgmiseks sammuks on tema mõju vastandamine projektile ning hinnangu andmine projektisiseste prioriteetide kontekstis. Projektijuht peab alati teadma vastust küsimusele, missugune projekti tahk (tulemite kvaliteet, vastavus, toimetulek eraldatud ressurssidega, kinnipidamine ajakavast) on esmaoluline. Kriis reguleeritaksegi vastavalt projekti sisemistele prioriteetidele.
Üldjuhul tähendab kriisi reguleerimine muudatusi projekti teostusplaanis. Muudetud plaan peab saama juhtkonna jt vajalike huvirühmade heakskiidu. Seejärel tuleb uued, muudetud tööülesanded meeskonnale kätte jagada ning keskenduda nende täitmise jälgimisele.
Kokkuvõtteks, süsteemne lähenemine kriisile ja seda põhjustanud probleemidekimbule on üldjuhul tulemuslik. Õigeaegne ja operatiivne reaktsioon väldib kriisi arenemist faasi, kus kriisi mõju projekti tulemitele muutub fataalseks. q
Autor: Urmas Hallika