Firmas kasutage ühtset kontoritarkvara

Kontoritarkvara turu liider on kallis, kuid väga rohkete võimalustega Micro­soft Office, mis on loonud üldtunnustatud standardid. Tema kandadele astub üha valusamalt tasuta ja avatud lähtekoodiga OpenOffice.org, mille värske versioon 2.0 valmib peatselt. Kahe suure kõrvale mahub mitmeid teisi pakette, millest väärib kindlasti mainimist Corel WordPerfect Office. Enne lõplikku valikut kaaluge ettevõtte vajadusi ja võimalusi ning otsige vastust küsimusele, mida kontoritarkvaralt oodata.

Kolme tarkvara on võimalik osta n-ö karbitootena, OpenOffice ja WordPerfect on kättesaadavad ka internetis. Microsoft Office 2003 paketis on peale Wordi, Exceli ja PowerPointi veel kaheksa toodet, sh populaarne e-posti klient Outlook ja veebilehe loomiseks mõeldud Frontpage. OpenOffice?i paketti kuulub kuus programmi, millest enamkasutatavad on tekstitöötluseks mõeldud ja Wordiga võistlev Writer, Exceli vastane Calc ja PowerPointi rivaal Impress.

Coreli paketti kuulub kolm põhitoodet (tekstitöötluseks WordPerfect 12, tabeltöötluseks Quattro Pro12, esitlustarkvara Presentations 12) ja mitmeid lisaprogramme, mis sõltuvad litsentsilepingust. Näiteks Small Business Editioni omanikud saavad e-posti kliendi WordPerfect Mail ja pilditöötlusprogrammi Paint Shop Pro 9. Olenevalt litsentsi tüübist võib paketis olla kuni 14 toodet.

Microsoft Wordi analoog, OpenOffice?i Writer tundub esmapilgul vanamoodne ja natuke igav. Harjumatu on seegi, et kirjutusala paikneb programmiaknas vasakul, mitte keskel. Veidi segadust tekitavad ka teksti servad ehk kast, mis piirab kirjutusala. Kellele servad kangesti meeldivad, saab muuta nende värvi ja läbipaistvust, kes neist aga ei hooli, võib need nähtamatuks teha.

Muutmine ja personaliseerimine ongi Writeri suurimad sõbrad ? pole asja, mida ei saaks muuta. Valides menüüst Tööriistad ?> Sätted, avaneb kümnete võimalustega aken, kus saab muuta nii töölaua ikoonide suurust kui kursori või dokumendi värvi. Tavakasutajat arvestades pole nii paljude võimaluste olemasolu vajalik, eriti veel, kuna puudub nupp Rakenda ja iga muutuse rakendamiseks tuleb Sätete aken sulgeda.

OpenOffice?i tugev külg on lokaliseeritus ehk eestikeelne menüü, mis võib alguses pisut võõristust tekitada, sest vabavara tõlkijad on end mitmes kohas võrdlemisi vabalt tundnud. Kirjutamine ja teksti kujundamine käib kergesti ning sarnaselt Wordiga, enamkasutatavad käsud asuvad tuttavates kohtades.

Ka kommentaarid ja salvestatud muudatused kanduvad ühest programmist veatult teise. MS Office?is toimub märkuste lisamine ja kustutamine kerge vaevaga ja kiiresti: piisab vaid nupuvajutusest ja kommentaar ilmub lehekülje vasakusse äärde teksti kõrvale. OpenOffice?is see nii lihtne pole: teksti lisatud märkuseid tähistab kastike, millele klõpsates avaneb väike aknake koos kommentaariga. Samas aknas saab igaüks oma mõtteid lisada ja eelmisi kustutada. Ka kommentaaride ehk märkuste lisamiseks tuleb sama tee läbi käia. Õnneks saab selle funktsiooni ka tööriistaribale tekitada.

Wordile ja Writerile on spelleri teinud Filosoft ? Microsofti jaoks tasulise, Writeri omanikele tasuta. Spellerid pole aga võrdsed, sest tasuta versioon ei tunne mitmeid õigesti kirjutatud sõnu ning tekitab mõnikord segadust.

Lisaks spellerile on üks olulisematest funktsioonidest digitaalse kirjutusmasina juures sõnaloendur. Hea sõnade loendaja on vabavaralisel Writeril, sest see on võimeline lugema nii aktiveeritud teksti kui ka kogu dokumendi tähemärke ja sõnu üheaegselt ühes aknas. Kahjuks ei näidata eraldi tähemärke tühikutega ja ilma ega lõikude ja ridade arvu. Loetakse koos tühikutega ehk kõiki märke.

Esimene mulje tekstitöötlusprogrammist WordPerfect on positiivne, kuid vaimustusest hõiskama ei pane. Igav ja hall kasutajaliides on üsna sarnane OpenOffice?i Writerile.

Enne esimest kasutuskorda peab kasutaja valima nelja töölaua stiili (kolm WordPerfecti versiooni ja MS Word) vahel, mis on erinevaid kasutajaid arvestades vastutulelik funktsioon ja aitab uue tarkvaraga kiiremini harjuda.

WordPerfecti tööala on segu Wordist ja Writerist, kasutatud on mõlema programmi paremaid omadusi. Osa käsklustest töötab erineva klahvikombinatsiooniga kui kahe konkurendi puhul, mõningad funktsioonid töötavad väikse erinevusega ja vajavad pikemat harjumist.

Vormindamine (format) töötab WordPerfectis veidi omanäoliselt ja vajab samuti harjumisaega. Positiivne omadus, millega WordPerfect silma paistab, on toetatud vormingute hulk, millesse saab faili salvestada. Nimekiri on väga pikk ja hõlmab endas nii XyWriterit kui Ami Prod ja Lotust. Kas keegi üldse kasutab veel kõiki neid vorminguid?

Tugev külg on ka menüü Insert, kust saab dokumenti sisestada nt triipkoodi ja vesimärki. WordPerfectil pole aga eestikeelset spellerit.

Parim tähemärkide loendaja on Coreli tekstitöötleja WordPerfect, mis suudab kokku lugeda nii tähemärgid (ainult koos tühikutega), sõnad kui ka laused. Lisaks aga kuvatakse veel lõikude, ridade ja lehekülgede arv. Erilise kompvekina statistikasõpradele võib samas aknas näha ka keskmist sõna ja lause pikkust ning pikima lause sõnade arvu. Kahjuks pole eeskuju võetud Open­Office?ist ega loeta üheaegselt kogu tekstis ning aktiveeritud osas olevaid tähemärke.

Kõik kolm tekstitöötlusprogrammi näitasid ühe ja sama teksti kohta erineva arvu tähemärke ja sõnu. Kui Word loendas testitekstis 20 363 ja Writer 20 358 tähemärki, siis WordPerfect ainult 15 897, mis on üle kahe lehekülje teksti vähem. Ka sõnade arv erines kolmes programmis samaväärselt. Arvestades ainuüksi selle funktsiooni olulisust, on tähtis, et ühes firmas oleks ühtne tekstitöötlustarkvara.

Kõige kiiremini käivitub Writer (samas on sel väikseimad riistvaranõuded), mis saab lühemate MS Wordi dokumentidega hakkama kiiremini kui Word ise. Kogukamate materjalide avamiseks kulub küll veidi aega, kuid mitte üleliia kaua. Corel WordPerfect on ses osas kõige aeglasem ? aega läheb nii programmi käivitamisega kui ka võõras vormingus (nt Word) faili avamisega.

Tekstifaili PDFiks konverteerimine toimub Writeris sama kiiresti ja märkamatult kui tavaline teksti salvestamine. Sama funktsioon on võimalik ka MS Wordis, kuid ainult pärast eraldi plugina ehk pistikprogrammi installeerimist. Olenemata konverteerijast ei suutnud Word saavutada sellist kiirust nagu OpenOffice. Writeri kasuks räägib ka tugev PDFi tugi ? konverteerimiseks piisab käsklusest ?Salvesta kui?.

Ka WordPerfect lubab tekstifaile ühe nupuvajutusega PDF-vormingusse viia, kuid see käib oluliselt aeglasemalt ja vaevalisemalt kui OpenOffice?is.

Kas valida tekstide sisestamiseks Microsofti Word 2003, Coreli Word­­Perfect 12 või Open­Office?i Writer 2.0, on kirju ja lihtsamaid dokumente koostava laiatarbe­kasutaja jaoks suuresti maitse asi. Wordis on küll mitmeid lisafunktsioone, mis hõlbustavad ning kiirendavad tööd, kuid valdav osa rahvast ei kasuta neid. Kui töö nõuab lihtsamat sorti tekstide koostamist, sobib väga hästi kiire ja korralik Writer. Keerulisemates olukordades tuleb iga vajadust eraldi vaadata ja uurida, mis võimalusi Word ja Writer pakuvad. Erilisi ühilduvusprobleeme kolmel programmil pole. Kõik kirjastiilid, tabelid ja vormindus püsivad kindlana paigas.q

Sõnastage ootused. Mida ootavad ettevõtte juhtkond ja töötajad tarkvaravahetuselt? Kas eesmärgiks on lihtsalt tasuta tarkvara kasutamine või on ka muid faktoreid? Milline peaks olema olukord pärast uue tarkvara soetamist? Millise aja jooksul peavad tulemused näha olema?

Arvestage vajadusi. OpenOffice ja MS Office on paljuski sarnaste funktsioonidega tooted, kuid Microsofti tarkvaral on ka mitmeid lisavõimalusi, mida tasuta ja avatud OpenOffice ei paku. Küsige endalt, kas MS Office?i erilisi lisafunktsioone läheb vaja ainult paaril töötajal või on need kõigile olulised.

Arvestage ühildumist. Ühes ettevõttes on soovitav kasutada ühtset tarkvara. Oluline on ka uurida, millist tarkvara kasutavad partnerid ja kliendid, et ei tekiks ootamatuid ühilduvusprobleeme.

Pöörake tähelepanu turvalisusele. Uurige, milline kontoritarkvara pakett vastab kõige paremini teie ettevõtte turvanõuetele.

Arvestage soetamis- ja omamiskulu. OpenOffice?i kasutamine on küll tasuta, kuid kasutajaid peab arvatavasti koolitama. Ka tehnilise toe saamine ei pruugi alati kerge olla, sest arendusega tegeleb kogukond, mitte üks firma, mille abitelefonile on lihtne helistada. OpenOffice?i kasutajatele pakutakse aga ka tasulist tuge, mis on võrdväärne Microsofti poolt pakutavaga.

Microsoft Office?i soetamine on kallis, kuid selle töökindlus on tuntud; kasutajad on sellega reeglina harjunud (koolituskulusid pole või on need minimaalsed); tehnilist tuge on kerge saada; täiendus- ja veaparanduspaketid ilmuvad sageli.

WordPerfect Office?i soetamishind sõltub kasutajate hulgast ja tüübist ning konkreetsest paketist. Täpse hinna selgitamiseks peab uurima litsentsilepinguid.

Pöörake tähelepanu riistvarale. Microsoft Office?i iga järgmine versioon esitab riistvarale suuremaid nõudmisi ? sageli tuleb koos uue tarkvaraga uuendada ka riistvara. OpenOffice töötab edukalt ka vanema riistvara ja operatsioonisüsteemidega.

Vajadusel viige läbi pilootprojekt. Moodustage mõnest töötajast koosnev testigrupp, kes kasutab uut tarkvara tööl ja võimalusel ka kodus. Testigrupp peaks üles märkima kõik konstruktiivsed mõtted ja ettepanekud nii tarkvara enda kui ka tehnilise toe ja koolituse kohta. Võimaluse korral kasutage uut tarkvara esialgu ainult ühes osakonnas. Sobivusel laiendage kasutajaskonda üle kogu ettevõtte.

Uurige lokaliseeritust. Kas uus tarkvara on eestikeelne? Oluline on kasutajaliidese keel ja lokaalsed korrektuuri- ja abivahendid, nt õigekirjakontroll. Kui kasutajad on seni töötanud ainult ingliskeelse tarkvaraga, siis võib eestikeelne kontoritarkvara tunduda alguses ebamugav ja keeruline.