E-arve – sundus või võimalus?

Artikkel

Online-müügi liitmine hotelli tarkvaraga tagab teeninduskiiruse ja paindlikkuse

Kõik tarkvaravalikust

- Erilehed ST
- 5. september 2017 kell 7:30
Kuula
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.
E-arve – sundus või võimalus?
Omniva infoäri juht Sander AasnaFoto: Ansi Arumeel, Omniva juhatuse liige
Maailmas käib juba mõnda aega tarkvaralahenduste maraton, sest aina enam on põhjuseid ja võimalusi luua aega säästvaid lahendusi – eriti neis riikides, kus tööjõudu napib ja on vajadus tarkvara järele, mis aitaks rutiinse käsitöö hulka vähendada. Samuti on selles oma osa Z-generatsiooni senistest erinevates ootustes paindliku tööaja ja -koha ning eneseteostusvõimaluste suhtes.
Euroopa Liidu visioon on, et aastaks 2020 arveldatakse liidus peamiselt masinloetavate e-arvete abil. 2018. aasta lõpuks on Eestis e-arvete kasutamine kohustuslik riigihangetes.
Tresoor Tarkvara OÜ infosüsteemide projekteerija, majandusmagister Tiiu Lumberg ja Sander Aasna, Omniva infoäri valdkonna juht, märgivad, et automaatsete lahenduste loomiseks on ka palju teisi põhjuseid. Efektiivsuse kasvatamine, käsitööga tekkivate andmete kvaliteediprobleemide lahendamine ja toodete tarnekiiruse tagamine on vaid mõned asjad, mis ettevõtte käekäiku mõjutavad. Ka finantsanalüüs ja arvete haldus moodustavad arvestatava osa ettevõtete igapäevatööst ning suuremal või vähemal määral on kõik töötajad selle protsessi osa.
Eestis kui e-riigis moodustavad PDF-arved täna veel enamiku kõikidest arvetest, ometigi ei ole see juba ammu kõige efektiivsem lahendus ja näiteks Soomes algas e-arvete võidukäik juba 10 aastat tagasi.
Mis on e-arve?
E-arve on XML-vormingus dokument, mis liigub elektroonilises keskkonnas tarkvarasüsteemide vahel ja seda ei ole vaja pärast loomist uuesti käsitsi sisestada. Näiteks on ekraanivaade paremal. Süsteem suudab lugeda arve infot ehk e-arve on masinloetav.E-arvet saab edastada niinimetatud lühivormingus, kus arvel on kõige esmasemad andmed, aga ka täisvormingus, kus edastatakse ka arve ridade info (artiklid, hinnad, kogused jm). Sisukad arveread annavad koostööpartneritele võimaluse edastada omavahel finantsanalüüsiks olulist infot.
Lõik masinloetavast e-arve vormingustFoto: TRESOOR
30 minutit aja- ja rahavõitu iga PDF-arve pealtIga ettevõtja teab, et aeg on raha. Ühe PDF-arve käsitlemine alates selle meiliga saabumisest kuni arhiveerimise ja vigade parandamiseni võtab keskmiselt 39 minutit, e-arve puhul vaid 9 minutit. Suure hulga arvete korral ulatub ajaline võit kümnetesse ja sadadesse töötundidesse.Taanis on e-arved kohustuslikud tosin aastat.Rootsis on e-arved avalikule sektorile kohustuslikud alates 2008. aasta juulist.Norra ettevõtjad peavad valitsusasutustele arved e-kujul saatma alates 2012. juulist ning kohalikele omavalitsustele 1. jaanuarist 2015.Ka Soomes kasutab enamik eraettevõtteid e-arveid. Soome eripära on aga see, et riik ei nõudnud ettevõtjatelt kohustuslikus korras e-arvetele üle minemist, vaid suured erafirmad hakkasid ise koostööpartneritelt e-arveid küsima.Aga Eesti on takerdunud kümme-viisteist aastat tagasi kasutusele võetud PDF-arvete lõksu. Aeg on end puurist välja murda.
Kuidas see töötab?
Parima efektiivsuse saavutamiseks on muidugi tark otsus nii ise e-arveid saata kui ka koostööpartneritelt e-arveid küsida, seda enam, et e-arved liiguvad operaatori kaudu majandustarkvarade vahel automaatselt. Enamik majandustarkvarasid omavad liidest e-arvete operaatoritega.
Kui arved tulevad erineval kujul, näiteks nii paberil kui ka e-arvena, siis tasub otsida majandustarkvara, mis nii paber- kui ka PDF-arved e-arve kujule viiks.
Tresoori majandustarkvara koostöös Omniva arvekeskusega pakub lahendust, kus tarkvara saadab müügiarved välja paber-, PDF-või e-arve kujul vastavalt koostööpartneri eelistustele.Kui ostuarve ei saabu e-arvena, saab majandustarkvara kasutaja „tõsta“ e-kirjaga saabunud PDF-kujul arve majandustarkvarasse, kus see läheb digiteerimisele. Arveid digiteeritakse automaattuvastustarkvaraga, mille abil on andmete tuvastus kiire ning kvaliteetne.Kokkuvõttes tähendab see, et ettevõte suhtleb e-arvete teemal ühe koostööpartneriga, lahendus toimib nii, et ettevõttel pole muret, millises vormingus ostuarve talle saabub.
Kas kõik e-arved on samas formaadis?
Euroopa Liidu visioon on, et aastaks 2020 arveldatakse liidus peamiselt masinloetavate e-arvete abil. Nii on välja antud Euroopa Parlamendi ja Euroopa Nõukogu direktiiv nr 2014/55/EL, mis näeb ette e-arvete kasutamise kohustuslikuks tegemist riigihangetes hiljemalt 2018. aasta lõpuks.
Selle elluviimiseks ning ka piiriülese e-arvelduse soodustamiseks on Euroopa Komisjonil tänaseks välja töötatud ühtsed e-arve standardid, mille toetamine on ka pärast direktiivi jõustumist puudutavatele osapooltele kohustuslik. Euroopa Liidu ülesed formaadid on märkimisväärselt laiapõhjalisemad kui tänane Eesti e-arve formaat, mis annab laiemad võimalused.Omniva on e-arve operaatorina alustanud Euroopa Liidu formaatide toe ning konverterite loomisega, et lõppkliendil ja majandustarkvaral ei oleks vaja hakata ise formaatide tuge looma. Oluline on see, et formaat võimaldab piiriüleselt e-arveldada ning oluliselt rohkem andmeid e-arvetes kajastada.
Uute e-arvete süsteemiga liitumine. Kes peab ja kes võib?
Detsembris 2016 vastu võetud raamatupidamise seaduses on öeldud, et avalikule sektorile võib peale e-arve esitada arveid ka muus formaadis, näiteks saata PDF-failina elektrooniliselt või paberkandjal. Soovi korral on ettevõtjal võimalus esitada ka e-arve. Tänavu 1. märtsist on avalikul sektoril kohustus masinloetavaid arveid vastu võtta ja alates 2017. aasta 1. juulist peab ettevõtja avaliku sektori asutusele e-arveid saates jälgima, et need vastaksid Eesti või Euroopa Liidu ettenähtud standardile.
2018. aasta sügisest tekib ettevõtjatel olukord, kus neile võidakse saata e-arveid Euroopa Liidu uues ehk UBL-vormingus (UBL – Universal Business Language). Valmidus uues vormingus e-arvete vastuvõtmiseks peab Eesti ettevõtjatel olema olemas alates 27.11.2018.
TASUB TEADANeli põhjust, miks e-arve on ettevõtjale kasulik1.   E-arved annavad olulise ajavõiduPDF-arved liiguvad küll digikujul, ent raamatupidaja peab arveread käsitsi majandustarkvarasse sisestama – seevastu e-arved liiguvad otse süsteemi. Kui arved liiguvad partnerite vahel kiiremini, saab näiteks maksetäheaegu lühemaks muuta või tarneahelat kiirendada.
2.   Töötajatel vabaneb aega ja nad saavad tegeleda sisukamate asjadegaKuna e-arved liiguvad kiirelt tarkvarasüsteemi, saavad ettevõtte töötajad vaid mõne klikiga arveid kinnitada ja seda ka nutitelefonist ja ükskõik kus viibides. Digiarhiivist on kõik arved kiirelt leitavad, seega jääb ära nende otsimine kaustikutest ja digikaustadest.
3.   Rohkem andmeid finantsanalüüsiks annab võimaluse teha targemaid otsuseidTäisvormingus e-arveid saates saab ettevõtja olulist infot finantsanalüüsiks ning omab jooksvalt head kontrolli ettevõtte käekäigu üle.
4.   Andmete kiirem ajakohasusKüllap on tuttav olukord, kus näiteks ettevõtte eelmise töökuu info pole täielik, sest kõik arved „pole veel saabunud“ või „pole veel sisse kantud“. E-arvete sujuv lahendus lõikab lühikeseks selle viivituse ning võimaldab otsustajale kiiremat reageerimist.
Autorid: Sander Aasna, Omniva ArvekeskusTiiu Lumberg, Tresoor Tarkvara OÜ
Artiklid
- E-arve – sundus või võimalus?