Videokonverents kaotab vahemaad

Tänapäevastes videoruumides on üle videosilla suhtlemisel koos olemise tunne nii hea, et üha harvem soovitakse ka füüsiliselt kokku saada. Kogemuse põhjalt võin öelda, et enam ei peljata neil koosolekutel rääkida ka raskemaid ja delikaatsemaid teemasid. Seega, peab ikka hea põhjus olema, et hakata koosolekule sõitmiseks aega raiskama.

Kaugkoosolek peab olema sama tõhus nagu samas ruumis kohtudes

Osalejad erinevatest asukohtadest saavad lisaks üksteise kuulmisele ja nägemisele ka ühel ajal ekraanilt esitlusi, dokumente või eelarvetabeleid vaadata. Kahe pildi samaaegne edastus on alati olnud üks videokonverentsilahenduse eeliseid erinevate suhtluskeskkondade ees.

Miks on hea videopildi edastus oluline? Paljud tööjutud saavad räägitud telefoni teel, kuid olulistel vestlustel tahame näha teise inimese vahetuid emotsioone ja näoilmeid. Kehakeel ütleb meile sageli rohkem kui tuhat sõna. Selleks, et luua ettevõttesse head ja eheda koosolemise tunnet tekitavat videoruumi, on vaja õigeid seadmeid ning nende hoolega valitud paigutust. Artiklile lisatud fotol on näha väga heade Cisco seadmetega videoruumi lahendus.

Toon välja olulise, mida videoruumi kujundamisel silmas pidada.

1)    Kui eesmärk on hea terav pilt, selge ja kajavaba heli, kasutamislihtsus ja töökindlus, siis on videokoosolekuks parem kasutada selleks loodud seadmeid. Oma töös kasutame Telias Cisco seadmeid ja julgeme neid ka teistele soovitada. Arvuti ja veebikaameraga päris sama tulemust ei saavuta.

2)    Hea videoruum ja tüüpiline nõupidamisruum on üsna erinevad. Head samas ruumis viibimise tunnet ei teki, kui kaamera asetada projektsiooniekraani kõrvale. Kaamera võiks olla vahetult monitori peal ning monitor peaks olema paigutatud nii, et sealt nähtav vestluspartner paikneks silmade kõrgusel.

Suhtle videokoosolekul ükskõik kellega

Kes tahab arvutiga sõbrale videokõnet teha, leiab selleks internetist palju tasuta rakendusi. Tavaliselt peab sõbral kõnele vastamiseks täpselt samasugune programm olema. Videokonverentsiseadmed on seevastu standardsed ja videokõne loomisel ei ole tähtis, mis tootja seadmeid koostööpartner kasutab. Teenus töötab nagu telefonikõne, lihtsalt helistad ja ühendus toimib.

Kuigi parim variant on koosolekuid pidada videoseadmetega ruumis, on tüüpilistel videokoosolekutel mõni osaleja ka kodukontoris, töölaua taga või liikvel. Seepärast osaletakse nii arvuti ja veebikaameraga kui ka lihtsalt telefoniga helistades. Harvemini tehakse videokõne tahvli või telefoniga.

Kui videokoosolekule on vaja kutsuda kedagi ettevõttest väljastpoolt, saab talle osalemiseks saata videoruumi veebilingi. Koosolekuga liitumiseks ei pea arvutis olema midagi muud kui ainult veebilehitseja, ühtegi lisatarkvara pole vaja paigaldada. Nii nagu kõik teisedki, saab ka veebilehitsejaga osaleja näha oma arvuti ekraanilt teisi ning selle kõrvale erinevaid esitlusmaterjale, tabeleid, aruandeid jne.

Koosolekuga võib liituda ka Äri-Skype’i või Lynci rakendusega. Ka siin on sama põhimõte – kui Äri-Skype’i osapool näitab oma arvutist esitlust, siis näevad seda nii videoruumides olijad kui ka veebipõhised osalejad.

On see turvaline?

Sageli küsitakse, kas videokonverentsil räägitav info võib ka lekkida. Standardsetel videokonverentsilahendusel on videokõned AES-algoritmiga krüpteeritud. Salastatud on nii edastatav heli, kaamera- kui ka arvutipilt. Kuigi videokõne käib Telia võrgust läbi, ei saa ka Telia töötajad ise seda pealt kuulata. Krüpteerimine on videokonverentsidel standardprotseduur, see toimib sõltumata sellest, mis tootja seadmeid kumbki osapool kasutab.

Videokonverentsiteenuse hüved:

võimalus tajuda helis ja pildis kõiki koosolekul osalejaid nagu ühes ruumis;aja- ja sõidukulude kokkuhoid;protsessid muutuvad kiiremaks, kuna teise linna koosolekule minekuks ei pea kalendrist tervet vaba päeva otsima;võimalus koosolekut või koolitust salvestada;inimesed saavad rohkem kodus töötada ja vajavad seega vähem kontoripinda.

Milleks videokonverentsi kasutatakse:

koosolekud, nõupidamised;infotunnid;koolitused ja loengud;tööintervjuud;pressikonverentsid.

Kuna Telias teeme me videokoosolekuid igapäevaselt, siis on meie soov jagada omi kogemusi ka klientidega. Lisaks on Telialt võimalik kõike videokonverentsiks vajalikku nii osta kui ka rentida.

Lisainfo: www.telia.ee/videokonverents