Messikulu moodustab osa turunduseelarvest

Üldistades kogemust toidusektoris, räägib Profexpo OÜ juhataja Tiit Sarv, et eelarvet kujundavana võiks arvesse võtta tegevusi, mille kaudu luuakse kliendikontakte. "Toodete testimise ulatus ja sellele kuluv aeg määravad näiteks stendi suuruse, kontaktpinna ja personali hulga, kes külastajatega suhtleb," juhendab Sarv.

Ta kinnitas, et messil osalemist planeerides on rakendatavad turunduskommunikatsiooni planeerimise põhimõtted. Seega on messi eelarve osa ettevõtte turunduseelarvest.

"Arvestades messi spetsiifikat, ajalist piiratust, tähelepanu kontsentratsiooni, on messi esmapilgul suured kulutused igati õigustatud," räägib ta ning rõhutab, et välis- ja sisemesside kulutustes on tuntav vahe.

Sirje Puust-Mumme, kes tegeles aastatel 1995-2006 Eesti Kaubandus-Tööstuskojas (EKTK) Eesti ühisstendide koordineerimisega välisnäitustel, on veendunud, et üheks oluliseks võtmesõnaks heade tulemuste tagamisel on järjepidevus.

Enne eelarve koostamist soovitab Puust-Mumme kindlasti paika seada messil osalemise pikaajalised eesmärgid.

Samuti teha selgeks, millistel messidel, mitmel järjest ja mis riikides soovitakse osaleda.

"Tähtis on selgeks saada seegi, milliste toodetega ja kui suurel messipinnal peaks osalema, millist reklaamikampaaniat planeeritakse ja kui suure meeskonnaga osaletakse," räägib Puust-Mumme.

Ta lisab, et ettevõte, millel on müügitegevus rohkem kui ühes regioonis, mille toote või teenuse tase on kõrge ja millel on valmisolek täita mahukaid tellimusi, jõuab firma eksporti planeerides tõenäoliselt peagi selleni, et tasuks osaleda mõnel välismessil.

Näiteks Saksamaal toimuvatel messidel osalemise eelarvet plaanides võib Puust-Mumme sõnul eeskujuks võtta Saksa Näituste ja Messide Liidu (AUMA) eelarve kulude jaotusmudeli, kus messil osalemise kulud on jaotatud kuude valdkonda.

"Lisanduvad veel nii-öelda muud kulud, näiteks ettevalmistus- ja järeltöö, personali koolitus, eksponaatide ettevalmistus, turu-uuringud ja muu taoline. Keskmine kulu 1 m2 kohta Saksamaal toimuvatel rahvusvahelistel messidel on AUMA järgi 750-950 eurot ehk 12 000-15 000 krooni," tutvustab Puust-Mumme AUMA mudelit.

Kuna Eesti ettevõtetel on võimalus osaleda välismessidel ka riiklikult toetatavatel ühisstendidel, mida korraldab peamiselt EAS ise, toob Puust-Mumme välja ka EASi kulujaotuse.

Ta märgib, et EAS jagab messil osalemise kulusid AUMAst pisut erinevalt ning toetab vaid pinna ja eksponeerimisega seotud kulutusi, mis ei tohi ületada 50% kogu näituse kuludest. "AUMA järgi oleks need põhikulud (20%) ja stendi kujunduse ja ehitusega seotud kulud (39%)," ütleb ta ning lisab, et EAS võiks siiski kaaluda võimalust tõsta toetusprotsenti määra kuni 60 protsendini.

Yoga Intelligence AS osales märtsis messidel "Infotec 2006" ja "Security 2006", kus eksponeeris kõrgtehnoloogilist intelligentse kontori toodet.

Messiboksi kujunduse osas tehti koostööd reklaamiagentuuriga Indigo Bates, kes omakorda ostis teenuse sisse firmast Global Art. Viimase töö kvaliteet oli Yoga Intelligence OÜ arendusjuhi Neeme Takise kinnitusel pisidetailideni organiseeritud ning andis Yoga personalile võimaluse keskenduda messil eksponeeritava tehnoloogia näituseruumes töölesaamisele.

Takise sõnul moodustaski peamise messikulu välise ilme loomine, mille kohta koostas eelarve partner. "Eelarve koostamine ei olegi messil osalemise juures kõige raskem ülesanne. Pigem tuleks küsida konsultatsiooni messil eksponeerimise mõttekuse ja vormi suhtes," ütleb ta.

Takkis lisab, et enda eksponeerimisel tuleks vähese kogemusega firmadel kasutada messide organiseerimisele orienteerunud firmade abi. "See annab parema lõpptulemuse koos võimalusega keskenduda oma põhioskustele," soovitab ta.

Eelarvete koostamisele asudes tuleks kindlasti uurida varasemaid kogemusi. Põhjalik ja loogiline mõttetöö lubab 90% ulatuses eelarve kokku panna. Ülejäänud kümnendik sõltub konkreetsetest messikorraldustavadest ja nõuetest.

Tähelepanelikult peab läbi lugema ka kogu messikorraldaja poolt saadetud dokumentatsiooni, kuna nõuete mittejärgimine või tähtaegade eiramine mõjub rahakotile valusalt.

Soovitan hoida tihedat sidet ka messikorraldajaga, kes on tänapäeval orienteeritud teenuse heale kvaliteedile ja kaugel sellest, et iga hinna eest ruutmeetreid kaela määrida.

Eelarvele lisaks on messil osalevale ettevõttele oluline vajaliku inimressursi tagamine. Olgu need siis oma ettevõtte töötajad või värvatud inimesed, igal juhul tuleb mõelda neile messiprogrammile vastava ettevalmistuse andmisele.

Seega tuleb messi vaadata kui osa ettevõtte turundusest ja integratsioon ning sünergia tegevuste ja eelarvete vahel loob eelduse kulutuste ratsionaalseks planeerimiseks.

Messil osalemise eelarvetes on määrava tähtsusega toetused. Olgu need siis kas ühisstendis osalemise või muul viisil kulude hilisema katmise teel. Ühisstendi eeliseks kujuneb harilikult kulude kokkuhoiust tulenev võit.