Suurfirmadel raske leida peokohta

Üritusturundusagentuuride Liidu ja üritusturundusagentuuri Broadline juhatuse liige Paavo Pilv märgib, et kui üritust piisavalt varakult, kuus kuud kuni isegi aasta ette planeerida, ei tohiks peokoha leidmisega raskusi olla.

Kui aga ärgatakse mõni kuu enne ürituse toimumist, on koha leidmine problemaatiline, möönab Pilv. "Midagi kindlasti leitakse,

kuid sageli kannatab sellises situatsioonis näiteks ruumide sobimatuse tõttu ürituse kvaliteet," ütleb ta.

Üritusturundusagentuuri Royal Service OÜ tegevjuht Rika Soopa kinnitab, et Royal on organiseerinud mitmesuguste eesmärkide ja eri osavõtjate arvuga suurüritusi, suvepäevadest ja kliendiüritustest galaõhtusöökideni välja.

Soopa nõustub väitega, et suurüritusteks sobivaid kohti ei ole alati lihtne leida ja ütleb, et ka Royal põrkab pidevalt selle probleemiga kokku.

Sageli tekivad koha leidmise probleemid ürituste organiseerimisel ettevõtetele, kes korraldavad aastast aastasse analoogse ülesehituse ja suurusjärguga sündmusi.

"Võtame näitena kas või piduliku kliendiürituse 400-500 inimesele. Sellisel puhul avastad ühel hetkel, justkui oleksid kõikvõimalikud kohad Tallinnas juba ära proovitud ning samadesse ruumidesse kliendid reeglina tagasi minna ei soovi. Ikka peaks üritusele jääma teatud uudsuse moment," kurdab Soopa.

Soopa sõnul tuleb suuremate kliendiürituste puhul ikka ja jälle läbi ajada tegelikult juba korduvalt kasutatud paikadega.

Ta nimetab Estonia kontserdisaali, Eesti Näituste hoonet Pirital, Saku Suurhalli, pealinna teatreid ja suuremaid hotelle, Vanemuise kontserdimaja, Tartu Ülikooli aulat, Ajaloomuuseumit ja Tartu Näituste halli, ka Pärnu ja Jõhvi kontserdimajasid.

Soopa märgib, et ideaalne lahendus oleks ehitada iga kord üles ainulaadne telk vastavalt sündmuse tellija soovile ja peoliste arvule.

Soojemates riikides on selline võimalus tema sõnul vägagi laialt levinud ja tänapäevaste vahendite abil on telk võimalik muuta kas või ülipidulikuks ballisaaliks koos garderoobide, tualettide, abiruumide ja kõige muu sinna kuuluvaga.

"Suuremate võimalustega telkide puhul peab aga arvestama oluliste kulutustega, mis kaasnevad ruumide ürituse tarbeks kohandamisega. Nii olemegi olukorras, kus keskkonna ülesehituse peale võib üsna kergelt kuluda pea pool kogu ürituse eelarvest," nendib Soopa.

Ta lisab, et mis puudutab suvepäevi, siis on suurfirmadel selleski vallas üsna keeruline olukord.

Kahe käe sõrmedel võib kokku lugeda paigad, kus Eestis 600-1000inimeselisele rahvahulgale suvepäevi korraldada saab. Sellised asuvad näiteks Kurgjärvel, Pedasel, Jõulumäel, Alajõel, Valgemetsas, Varemurrus, Valklas, Kauksis.

Kui vaba platsi telkimiseks ja parkimiseks leiab, siis sageli põrkutakse eelkõige majutusprobleemiga, sest üldjuhul vajatakse selliste suurte ürituste puhul ikka ka vähemalt 100-200 majutuskohta.

Eesti ühe suurema ettevõtte Eesti Energia suvepäevadele on sisekommunikatsioonijuhi Tiiu Allikmäe sõnul oodatud kõik Eesti Energia töötajad koos peredega. Osalejaid koguneb umbes 1500.

Allikmäe nendib sarnaselt Soopaga, et igal aastal sooviks inimesed midagi uut kogeda, kuid sellist rahvahulka võõrustada suutvaid peopidamiskohti on Eestis tõepoolest piiratud arv.

Õnneks meeldib meie inimestele telkimine, rõõmustab Allikmäe, muidu ei olekski vist Eestis võimalik nii suuri mitmepäevaseid suveüritusi korraldada.

Keerulisem on tema sõnul tavaliselt lahendada hügieeniküsimusi ja toitlustamist, kuid seni on sellegagi hakkama saadud.

Kontserni suvepäevadel saadi viimati kokku Vana-Otepääl, enne seda aga Varemurrus.

Aastalõpupidusid Eesti Energias kogu ettevõtte personal koos ei peagi.

"Jõulupidusid korraldavad meie kontserni ettevõtted eraldi ja igas ettevõttes on erinev kord, kas tullakse kaaslasega või ilma. Seni ei ole kuulda olnud, et ruumi tõttu oleks pidu pidamata jäänud. Muidugi, oma eelistatud ruumi saamiseks tuleb pikemalt ette planeerida ja sobivaks kuupäevaks juba varakult ruum reserveerida," räägib Allikmäe.

Keskkonnaministeeriumi avalike suhete osakonna juhataja kohusetäitja Monika Kopti ütleb Äripäevale, et ministeeriumi ja selle valitsusala asutuste töötajatel on traditsioon kohtuda igal aastal suvisel seminaril mõnes Eestimaa looduskaunis kohas. Kokkusaamisi saadab eelkõige töine eesmärk.

Tegemist on nii-öelda kontoriväliste koosolekutega, kuna kohtuvad üle Eesti asuvate ministeeriumi valitsusala asutuste töötajad, on võimalik arutada mitmesuguseid aktuaalseid teemasid elektroonilisele suhtlemisele vahelduseks ka silmast silma.

Kaaslased sellele kokkusaamisele oodatud ei ole. Küll on mõni töötaja vahel lapsed kaasa võtnud, sest kokkusaamised toimuvad harilikult looduskaunis kohas, kus lastel on lihtsalt hea vabas õhus viibida.

Kopti lisab siiski, et kui juba suvisel ajal kokku on tuldud, planeeritakse töiste arutelude vahele ikka ka meelelahutuslikumaid ettevõtmisi. Osalejatel on näiteks tavaliselt võimalus valida nelja või viie ekskursiooni vahel, et kohalikku piirkonda paremini tundma õppida.

Kopti kinnitab, et kuna seminar toimub suvisel ajal ja vabas õhus, siis koha leidmisega väga suuri raskusi ei ole.

Loodusesõpradena ei ole keskkonnaministeeriumi töötajatel midagi vabaõhukoosolekute ning õues viibimise ja telkimise vastu. Seetõttu ei eeldata seminaripaigalt näiteks suure majutusvõimalusega hoonet.

Tele2 kogemus näitab, et Eestis sobivaid peokohti jagub, tuleb vaid piisavalt pikalt ette planeerida. Optimaalne broneerimise aeg on minu arvates vähemalt pool aastat ette. Kuid kindluse mõttes muidugi mida varem, seda parem.

Paar-kolm kuud enne ürituse toimumist kohta otsima hakates on valik iseenesest mõistetavalt tunduvalt piiratum.

Paar aastat tagasi alustati Tele2s näiteks suvepäevade organiseerimist hiliskevadel. Ühena vähestest kohtadest oli vaba Kihnu saarel asuv turismitalu. Meri, saar ja ilus loodus inspireeris meid toona suvepäevad korraldama Eesti kultusfilmi "Mehed ei nuta" ainetel.

Koha valikul arvestame eelkõige sellega, et mahutavus oleks piisav, ning ka seda, et koht sobiks peo stiiliga.

Meie suvepäevad on enamjaolt toimunud turismitaludes, kolmel viimasel aastal Kihnus, Vormsil ja Viljandimaal. Jõulupidusid oleme pidanud näiteks Saku mõisas ja Tallinna Kunstihoones.

Välja on kujunenud tava, et vastlapäevale, kevadisele perepäevale ja laste jõulupeole on Tele2 töötajad kutsutud koos peredega. Jõulupidu ja suvepäevad aga toimuvad tiimitunde hoidmise ja arendamise eesmärgil enamasti kaaslasteta.