Projektijuhi edukuse määrab kirjaoskus ja soov rääkida

Firmasiseste projektide puhul püütakse sageli hakkama saada väiksema vaevaga. Kui projektijuht pole loomu poolest kuldsuhtleja või peast planeerimisel osav nagu rahvusvaheline suurmeister males, on väiksema vaeva asemel tulemuseks pahurad kolleegid ja ettenägemata takistuste otsa koperdamine.

Et aega, raha ja inimeste vaeva kokku hoida, tegeleb edukas projektijuht peaasjalikult rääkimise ja kirjutamisega. On kaks olulist asja, millega projektijuht peab tegelema: inimestega rääkimine ja plaanide, visioonide ja tegevuskavade jt projektidokumentide kirjutamine.

Kujutlege end olukorras, kus tulete hommikul tööle ja leiate oma postkastist teate, et kolleeg on otsustanud teid kaasata uue toote töögruppi ja teie ülesanne on trükimeedias ilmuva reklaami kujundamine. Ilmselt ei meeldi teile lakooniline ja käskiv toon, teiseks pole teil aega, kolmandaks pole see teie otsene tööülesanne, neljandaks... Ja nii tunnevad end ka kaksteist ülejäänud kolleegi, kes sarnasel viisil ülesandest teada said.

Olenemata ajanappusest, mis ?asjalikku? ja suuri sõnu vältivat projektijuhti painas, olnuks tal mõttekas rääkida oma kaheteistkümne kolleegiga lühidalt, kuid individuaalselt ja nad olukorraga kurssi viia, küsida neilt nõusolekut kaasalöömiseks.

Kui projektijuht tahab olla efektiivne, soovitan eelnevaid läbirääkimisi pidada ka suuremate otsustamiste ja projektigrupi koosolekute eel. Ettevalmistavale rääkimisele kuluv aeg õnnestub korvata pikemate vaidluste puudumisega koosolekutelt ja tõrgeteta ülesannete täitmisega projekti järgmistes etappides. Kasu on ka päeva jooksul esitatud lihtsast küsimusest: ?Kuidas läheb??

Kiirelt meilitsi korraldusi jagav projektijuht tekitab segadust ja pidurdab oluliselt projekti kulgu. Hilisem suhtekorraldus ja mitu korda ?harjutuse? otsast alustamine võtab kõvasti rohkem aega.

Kunagine male maailmameister Aleksandr Aljohhin olevat suutnud ette näha mitukümmend käiku, keskpärane harrastusmaletaja kolm-neli käiku. Ei ole mingit põhjust arvata, et keskmine Eesti projektijuht tuleks toime sajakonnast tegevusest koosneva tegevusplaani peas koostamise ja hoidmisega.

Lihtne on kirjutada tegevuskavasse näiteks tähtaeg: uue toote reklaam avaldatakse ajalehes 12. novembril. Ilmselt algab siis 10. kuupäeva paiku kuklakratsimine, mida ja milleks õigupoolest tegema peaks.

Märksa ettenägelikum on kavasse kirjutada järgmised tegevused: reklaamiidee ajurünnak, sõnastuse välja töötamine, pildimaterjali valik, proovifotode tegemine, kujunduse eskiis, fotode tegemine, kujundamine, lehepinna broneerimine, reklaami viimistlemine, ilmumine. On parem, kui tegevuste loetelu või kava veelgi detailsem oleks.

Tegevuskava ja plaani kirjutamine on hea mõtlemisharjutus korralikuks planeerimiseks. Projektijuhid, kes ei armasta planeerimistegevust paberile jäädvustada, on sageli avantüristid. Nad hoiavadki osa infot teadlikult vaid enese teada või jätavad mõtlematusest kolleegid näiteks oma haiguse korral või töökoha vahetudes teadmatusse.

?Need, kes planeerivad, saavutavad tulemusi, need kes ei planeeri, osalevad teiste plaanides,? mäletan Mercuri projektijuhtimise koolitusel öeldut. Tõepoolest, projektijuht, kes ei oska või ei taha kirjalikult planeerida, peab leidma endale teise töö.

?Projekt on mingi ettevõtmine,? vastas põhikooliõpilasest tütar küsimusele, mis on tema arust projekt ja kuidas seda asja läbi viia. ?Teeksin nimekirja vajalikest tegevustest ja asjadest ning lepiksin kokku nendega, kellega koos tuleb tegusid teha,? selgitas ta oma tegutsemiplaane. Ja nimetatud tegemised ongi projektijuhtimise juures põhilised. Kasutatagu projekti planeerimisel Gantti meetodit, kriitilist teed või tähtajastamise tehnikat, mistahes innovaatilist projektiorganisatsiooni ülesehitust, rääkimine ja kirjutamine on ikkagi projekti alustalad. q