15 e-kirjade viisakusreeglit, mida pead teadma

Sõnumite rohkuse tõttu kiputakse sageli tegema piinlikke vigu, millel võivad olla tõsised tagajärjed, kirjutab personaliuudised.ee. Pachter kirjeldab oma raamatus „The Essentials Of Business Etiquette” („Ärietiketi põhivara”) tänapäevase e-kirjavahetuse etiketi alustalasid, millest siin esitamiseks on valitud kõige tähtsamad nõuanded.

Head näited korralikust pealkirjareast on näiteks „Kohtumise kuupäev on muutunud”, „Kiire küsimus ettekande kohta” või „Soovitus ettepaneku kohta”. Inimesed otsustavad sageli pealkirja järgi, kas avada kirja või mitte, selgitab Pachter. „Vali niisugune pealkiri, mis annab kirjasaajale märku, et kirja avamine on tema või tema ettevõtte huvides,” soovitab ta.

„Kui sa töötad ettevõtte heaks, peaksid kasutama ka ettevõtte e-posti aadressi. Kui kasutad isiklikku meilikontot — ükskõik, kas oled ise endale tööandja või teed seda mingil muul põhjusel —, peaksid aadressi valikul hoolikas olema,” õpetab Pachter.

Sul peaks alati olema kasutada postiaadress, milles kajastub ka sinu nimi, et kirja saaja teaks, kellelt kiri on tulnud. Ära kunagi kasuta aadressi (see võib olla jäänud gümnaasiumi päevilt), mis ei sobi tööalaseks suhtluseks, nt kiisuke@... või oellesoeber@..., ükskõik kui väga sa ka seda külma märjukest ei armastaks.

Keegi ei taha saada kirja, mis on saadetud 20 inimesele ja millel ei ole temaga isiklikult midagi pistmist. Kasutud e-kirjad võivad aga osutuda tõeliselt tüütuks, kuivõrd paljud inimesed saavad iga saabunud kirja kohta teavituse nutitelefonile või hüppab arvutiekraanil lahti hüpikaken. Niisiis soovitab Pachter mitte klõpsata „Vasta kõigile”, kui sa pole päris kindel, kas kõik ikka peavad selle kirja saama.

„Varusta kirja saaja mingite kontaktidega,” soovitab Pachter. Üldiselt võiks see sisaldada sinu täisnime, tiitlit, ettevõtte nime ja sinu kontaktandmeid, sh telefoninumbrit. Kasuta signatuuriplokis sama kirjastiili ja -suurust ning värvi nagu ülejäänud e-kirjaski.

Ära kasuta liiga omamehelikke ja kõnekeelseid väljendeid nagu „Jou, kutid!”, „Ahoi!” või „Hei, rahvas!”. „Kirja vabam stiil ei tohiks mõjutada selle tervituseosa. "Hei" on väga mitteametlik tervitus ja üldiselt ei peaks seda töökirjade puhul kasutama. Samuti mitte "Jou". Kirjuta pigem "Tere".” Samuti ei soovitata kasutada kellegi nime lühendatud kujul. Kirjuta ikka „Tere, Tõnu!”, kui sa just pole täiesti kindel, et adressaat eelistab, et teda Tõnniks kutsutakse.