Finantstarkvara ostmisel arvestage tootjafirma tausta

Väikeettevõtetele suunatud finantstarkvara on tänapäeval n-ö paketitoode. Valides kümmekonna Eesti turul enam levinud toote hulgast, peaks väikeettevõtja eeskätt keskenduma toote valikule ja tootjafirma taustale.

Annan viis nõuannet, mida väikeettevõte peaks omale finantstarkvara valides arvestama ja millest juhinduma.

Esiteks, kui toote osas on väga tähtsad selle funktsionaalsus ja integreeritavus, siis tootjafirma arengupotentsiaalist annab kõige parema ülevaate programmi kasutajate arv. Eestis loodud tarkvarapakettide kasutajate arv jääb enamasti vahemikku 200?1000, kuid rahvusvahelise leviga tarkvaral on see number tavaliselt 20 000?150 000 firmat.

Toote areng ja kasutajate arv on tihedalt seotud. Mida suurem on kasutajate arv, seda rohkem koguneb tootjale kasutajakogemusi, mida omakorda saab toote arendamisel ja uute versioonide pakkumisel arvesse võtta. Seega tasub tootjafirma tausta hoolikalt uurida. Kui tegemist on kohaliku firmaga, siis tuleks uurida, kui kaua on firma turul tegutsenud ja milliseid tooteuuendusi ning kui tihti on nad seni turule toonud.

Samuti on väikeettevõtjale oluline, et tootja pakuks toote juurde ka online help?i ehk abimenüüd, mis sisaldab programmi kasutamisjuhendit ja help desk?i ehk maakeeli abi- ja nõuandetelefoni, mille kaudu tekkivatele probleemidele kiiresti lahenduse leiaks.

Teiseks on finantstarkvara valikul oluline firma vaade tulevikku ja perspektiivitunnetus. Kuigi alustava ettevõtte vajadused võivad alguses olla suhteliselt tagasihoidlikud, ei maksaks endale muretseda n-ö kohe kitsaks jäävat ülikonda. Ka igapäevaste arvutikasutajatena vajame me peamiselt Wordi, Excelit ja Outlook Expressi, ehkki meie arvuti võimaldab veel teha tööd Powerpointis, Publisheris, Acrobadis jt programmides.

Kuigi me neid võimalusi kasutame ehk suhteliselt harva, oleks nende puudumine tõeliselt tülikas. Nõnda on ka finantstarkvara puhul ? alustav ettevõte peaks kindlasti arvestama oma arenguplaanidega lähema viia aasta perspektiivis.

Kolmandaks on oluline moment finantstarkvara valikul skaleeritavus ehk laiendatavus ja seda nii tarkvara funktsionaalsuse kui ka selle kasutamise osas. Tarkvarad, mis koosnevad erinevatest moodulitest, võimaldavad mooduleid ettevõtte arenedes pidavalt juurde osta ja senise süsteemiga sujuvalt integreerida. Kuigi tänapäeval pole ühest finantstarkvara programmist andmete ülekandmine teise programmi suur probleem, on see siiski ebamugav ja suhteliselt kulukas toiming. Seega tuleks valida kohe tootesarja kuuluv programm, mida on hõlbus firma vajaduste kasvades täiendada.

Neljandaks tuleks vaadata ka kasutajate aspekti. Kui väikeettevõte vajab tarkvara üldjuhul oma raamatupidamise teostamiseks ja selle kasutajaks on firma raamatupidaja, siis ettevõtte arenedes lisanduvad teised kasutajad, kelle tööülesanded ja vajadused erinevad raamatupidaja omadest.

Siin oleks vajalik uurida, kuidas on teostatud uute töökohtade lisamine ja nende seadistamine lähtuvalt kasutaja tegevuse spetsiifikast. Kindlasti tuleks hinnata ka kaugtöö võimalusi, olgu see siis oma firma töötajate tarvis või juhuks, kui soovite raamatupidamisteenust outsourcing?u korras sisse osta.

Viiendaks ning viimaseks, kui te ei oska otsustada, missugust tarkvara valida, on hea konsulteerida mõne asjatundjaga.

Nii nagu ei tohiks oma firma finantstarkvara loomist usalda sõbra särasilmsele pojale (sest varsti on see poiss juba näiteks Ameerika Ühendriikides tööl ja teile tehtust ei saa keegi teine sotti), ei soovita ma ka nõuannet küsida suvalistelt patsiga poistelt. Eestis tegutseb juba piisavalt palju toojatest otseselt sõltumatuid konsultante, kellelt saate vajadusel hüva nõu.

Autor: Jaak Lavin