Äri jätkumise plaan tagab tegevuse taastamise kriisiolukorras
Mis saab ettevõttest, kui selle ainus tootmishoone maha põleb? Kui ettevõttes on kriisisituatsioonide võimalusele varem mõeldud, ei tarvitse tulekahju tähendada veel kogu äri lõppu.
Äri jätkusuutlikkuse plaan (business continuity plan) on ettevõttesisene dokument, milles analüüsitakse kõiki mõeldavaid ja mõeldamatuid, siseseid ja välised riske, mis vähemal või rohkemal määral võivad ettevõtte tegevuse halvata.
Jätkusuutlikkuse plaani koostamist peaks alustama ärietappide ning protsesside täpsest kirjeldusest, etappide omavahelistest seostest ning nendega seotud riskide analüüsist. Hinnata tuleb nii iga etapi olulisust tervikprotsessis kui ka kirjeldatud riskide tõenäosust. Kui konkreetne osa protsessist on nii oluline, et selle seiskumine võrdub kogu äri peatumisega, tuleb leida võimalused selle protsessi kiireks dubleerimiseks kriisi tekkimisel.
Alternatiivsete protsesside kirjeldused määravad, millest ettevõttes kriisi lahendamist alustatakse, millised on eelnevalt kokku lepitud varuvariandid hädaolukorras kasutamiseks ning milliseid lahendusi tuleb alles otsima hakata. Jätkusuutlikkuse plaanis saab ette näha ka ligikaudsed kulutused iga protsessi taastamiseks, uute seadmete ja mööbli soetamiseks või rentimiseks. Kuluhinnangute põhjal saab kaaluda kindlustamist vähemalt osa riskide vastu.
Kriisiolukorras paremale toimetulekule aitab kaasa ka läbimõeldud kommunikatsiooniplaan. Selles kirjeldatakse detailselt, kes vastutavad ettevõttesisese informatsiooni liikumise eest ning milliseid kommunikatsioonivahendeid kasutatakse, kui tavapärased sidekanalid enam ei tööta.
Teatud situatsioonid võivad kriisis ettevõttele kaasa tuua meedia süvendatud tähelepanu. Meediaga suhtlemisel ning avalduste tegemisel meedia kaudu on kasu eelnevalt läbimõeldud tegevuskavast ning esinemisega harjunud inimeste asetamisest meedia vaatevälja. Vastuolulised avaldused ning ebakindlad seisukohad muudavad avalikkuse arvamuse kriisis ettevõttest kiiresti negatiivseks ka juhul, kui ettevõte kriisis ise süüdi ei ole.
Äri jätkusuutlikkuse plaan saab olla edukas vaid siis, kui sellesse suhtutakse kui pidevasse protsessi, mitte ühekordsesse projekti, mis kord valmis tehtuna kogub riiulis tolmu. Arvestades, et jätkuplaan sisaldab kokkuleppeid konkreetsete koostööpartneritega, ettevõtte töötajate kontaktandmeid ja muud kiiresti vananevat informatsiooni, tuleb seda järjepidevalt ning süstemaatiliselt ajakohastada.
Oluline on, et ettevõtte töötajad oleksid teadlikud plaani olemasolust ning iseenda rollist selles. Ainult nii on kriisi tekkimisel võimalik paanikat vältida ning äriprotsessid kiiresti taaskäivitada. Ettevõtte äriprotsesside toimimise eest vastutavad võtmeisikuid peab muutustega plaanis pidevalt kursis hoidma.
Kriisisituatsioonis peavad inimesed suutma efektiivselt töötada suure pinge all ning neile võõras keskkonnas. Jätkuplaani koostamisel peab seetõttu vältima kõike liigset sõnastuses, kontsentreerudes ainult lahendustele. Kogu tekst peab olema kiiresti loetav ning üheselt mõistetav. Suuremas ettevõttes tasub kaaluda eri võtmeisikutele eraldi tegevusjuhiste koostamist, jättes kokkupuutepunktid kõigi teistega vähem detailseks. Personalitasandil on äärmiselt oluline vältida info koondumist liiga väheste inimeste kätte, kelle puudumisel kogu süsteem enam ei toimi.
Üks võimalustest plaani toimimist kontrollida on selle ?tagurpidi? läbimängimine. Simuleeritud katastroofist alates samm-sammult tagasi minnes on selgelt näha, mida täpselt on hetkeolukorra probleemidega toimetulekuks vaja.
Äri jätkusuutlikkuse plaani koostamisel on sageli mõistlik kasutada professionaalset abi. Samas ei tohiks ettevõte palgatud ekspertide koostatud plaani pikemalt süvenemata ideaalseks tunnistada. Ekspert saab küll olla abiks kõigi nüansside esiletoomisel, kuid protsesside täpne toimimine on teada siiski vaid ettevõtte töötajatele.
Autor: Andres Palm