Mida jälgida üritus-turundusagentuuri valikul?

Turundusjuhid seisavad sageli valiku ees, kas korraldada firmaüritus ise, kaasata üritusturundusagentuur või koguni -agentuurid. Mõlemal valikul on omad plussid ja miinused, mida tuleb otsust tehes kindlasti hoolikalt kaaluda.

Hea soovitus on, et koostööpartnerit kaasates tagatakse sündmuse organiseerimiseks piisavalt inimesi, piisavalt kogemusi, piisavalt palju ideid ja lisaks jagub ka piisavalt aega. Koostööpartnerita on üks inimene, vähe kogemusi, põhitöö võtab kogu aja ning ürituse korraldamiseks seda napib, ähvardavad liiga suured riskid, on vähe julgust ning ollakse kinni vanades tavades.

Kui nimetatud faktid hoolikalt läbi mõelda ja kaaluda, jõuab väga ruttu ka selgusele, kumba varianti tasuks eelistada. Levinuim on segavariant, kus projekti juhitakse firma seest, kuid lisaks kasutatakse koostööpartnerite, sealhulgas ka sündmusturundusagentuuri abi.

Kui aga on jõutud arusaamisele, et kasulikuma ja efektiivsema tulemuse saavutamiseks on kindlasti vajalik palgata sündmust organiseerima agentuur, tuleb esimesed sammud väga hoolikalt läbi mõelda. Alustada võiks sellest, et otsustada, millist abi täpselt vaja on. Vastavalt sellele saab asuda otsima koostööpartnerit.

Üritusturundusagentuuri valikul tuleb tugevasti toetuda eelnevale kogemusele. See mängib rolli lõppeesmärgi saavutamisel. Kui juhtub, et üritust planeerival ettevõttel endal pole kogemust, võib julgelt teadjamatelt ja tuttavatelt nõu küsida.

Lähtudes saadud infost, saab juba valida välja kaks kuni kolm teenuseosutajat, kellelt küsida konkreetne pakkumine sündmuse korraldamiseks.

Üritusturundusagentuuri valides arvesta kindlasti ka agentuuri varasemat (positiivset) kogemust. Küsi sirvimiseks nende portfooliot ja viimaseid töid ning tagasisidet tööde kohta. Süvene ideesse, mida agentuur pakub; mõtle, kas see on küllalt hea. Mida täpsemalt saad pakutud ideed kasutada, seda parem.

Valikut tehes lähtu oma eelarvest ja pakutud ajakavast ning kaalu, kas need on sinu sündmuse jaoks mõistlikud. Jälgi, et eelarve oleks läbipaistev ja algusest peale arusaadav.

Oluline on teada, et alati on sündmuse ettevalmistamisel ja korraldamisel kohustusi, mille tellijaettevõte peab enda kanda võtma. Otsustamisel tuleb olla objektiivne ja küsida, kas nende ülesannetega ka hakkama saadakse.

Suur osa ettevõtetest ostab reklaamiideed ja vahel ka terviklikud turunduslahendused kalli raha eest väljastpoolt sisse. Oma kogemustest saan aga väita, et tihti võib firma töötajailtki tulla väga leidlikke lahendusi. Näiteks, kuidas saaks veelgi paremini kliente teenindada või milline võiks olla uus toode, teenus või hoopis ettevõtte sünnipäevapidu.

Seega tasub üritusturundusagentuurile maksmise asemel alati kaaluda ka oma töötajate kaasamist suve- ja talvepäevade või muude firmapidude korraldamisse.

Autor: Tiina Shein