Tarkvara lihtsustab Baltcomi andmehaldust

Ülevaade aitab vabastada raisatud kettapinda ja lühendada varukoopiate tegemise aega, kinnitab Baltcomi IT-juht Toomas Paesüld. Rutiinsed tegevused saab automatiseerida tänu Visual SRMi tarkvarale, lisab ta.

Andmete haldamise lihtsustamiseks annab Visual SRM ülevaate nii vanadest kui ka topeltandmetest. "See tarkvara võimaldab loomulikult palju täpsemaid aruandeid ja tegevusi andmetega," märgib Paesüld.

Tema sõnul pole ärilise väärtusega umbes 30% Baltcomi andmetest. Põhitööga mitte seotud failide jaoks on Baltcomis ettenähtud üks võrguketas, kuhu töötajad võivad oma faile salvestada. Piirangud sellel kettal puuduvad, samas ei tehta sellest kettast varukoopiaid.

E-postkasti maht töötaja kohta pole Baltcomis piiratud. Seni pole olnud selleks veel põhjust, lisab Paesüld. Baltcomis pole konkreetseid reegleid e-posti hulga liigse suurenemise vastu kehtestatud. "Oleme jälginud ketta täituvust ja kui see ületab teatud piiri, siis saadame kasutajatele teavituse, et tuleks oma kirjakast kriitilise pilguga üle vaadata," selgitab Paesüld. Kuid ta usub, et töötajate arvu kasvu tõttu lähitulevikus tuleb kehtestada kirjakastidele piirmahud.

Lahkunud töötajate kirjakaste hoitakse Baltcomis reeglina veel paar kuud pärast töötaja äraminekut, seejärel need kustutatakse.

Paesüld kinnitab, et andmehaldus on tema kui IT-juhi jaoks oluline valdkond. "Andmehaldus on väga oluline ja usun, et seda on see iga firma jaoks. Tänapäeval on enamik infost arvutites ja andmete maht kasvab seal väga kiirelt," sõnab ta.

Andmemahtude kiirele kasvule aitavad Baltcomi IT-juhi ütlusel kaasa uued ja suuremad - samas odavamad - kettad ning audio- ja videofailide kolimine arvutitesse. "Tänu sellele muutub andmete jälgimine arvutis järjest keerulisemaks ja aega nõudvamaks, seega oleme kasutusele võtnud tarkvara, mis teeb meie elu lihtsamaks," viitab ta Visual SRMile.

Millal muutub andmehaldus firmale probleemiks? "Kui kaob ülevaade arvutites ja ettevõtte arvutivõrgus üldiselt olevatest andmetest, nende ärilisest väärtusest, kui vanad nad on ja kas on faile, mis on topelt," loetleb Paesüld. Sellisel juhul on vajalikke andmeid raske hallata ja neist varukoopiaid teha. Kirjeldatud olukord võib viia ketta täitumiseni, mis on juba väga kriitiline situatsioon, lisab ta.

Sõltumata ettevõtete suurusest on andmed firmade töös strateegilise tähtsusega. Kontrollimatu andmete kasv e-kirjade, dokumentide, jooniste, audio- ja videofailide näol on tuttav probleem nii arvuti tavakasutajale kui ka IT-spetsialistidele.

Ettevõtetel tuleb piiratud arvu IT-spetsialistide ja -eelarvega tagada üha kiiremini kasvava andmehulga haldamine. Igapäevased rutiinsed tegevused hõivavad suure osa IT-inimeste ajast. Nii ei jää neil aega andmete majandamise pikaajaliseks planeerimiseks.

Andmete majandamiseks on ka lihtsaid lahendusi, mis säästavad nii aega kui ka energiat ja ennetavad IT-probleeme. Andmete majandamise tarkvara võimaldab IT-administraatoritel saada jooksvalt ülevaade andmetest, analüüsida ja juhtida automaatselt andmehalduse infrastruktuuri ühest kohast.

Kui serveri kettaruum saab täis, näib ainsaks lahenduseks uue serveri või salvestusseadme soetamine. Uue serveri ostuga kaasneb tavaliselt ebavõrdne kettaruumi kasutamine, kui andmete hulk kasvab. Osal serveritel töötab rohkem aktiivseid rakendusi, millest mõned loovad rohkem faile kui teised jne. Seega on mõnel serveril rohkem vaba kettapinda kui otseselt tööks vaja ja see ruum seisab kasutult. Samal ajal kasutatakse teistes kettapinda kriitilisel piiril.

Levinuim IT-rakenduste probleem on see, et serveri vaba kettapind saab täis. Lõplikult täitunud kõvakettalt andmete kustutamine või mujale tõstmine on pikk ja vaevarikas tegevus. Kui see juhtub kriitilise tähtsusega serveritel, tähendab see ettevõtte jaoks oluliste andmete kaotamist ja kulukaid tööseisakuid: tarneaegade pikenemist, klienditeeninduse häireid. Andmete majandamise tarkvara saab seadistada teavitama IT-spetsialiste, kui firmas kasutusel olev kettapind ületab määratud piiri.

IT-süsteemide edukaks tööks on oluline, et spetsialistil oleks operatiivne ülevaade seadmete tööst ja ennetav info võimalikest ohtudest. Ettevõte, kel pole IT reaalajas monitoorimise süsteemi, ei saa kiirelt ja täpselt teada, kui palju on vaba kettapinda ja mis seadmes see asub.

Veelgi raskem on andmetest adekvaatset ülevaadet saada serveripargi laienemisel. Kui vanad on andmed? Kui palju andmetest on topelt või vananenud? Kui palju andmetest pole ärilise väärtusega? IT-administraatoritele tähendaks see, et käsitsi tuleb üle vaadata kõikide arvutite kõvaketaste mahud. Sellest aeganõudvast ja tülikast tegevusest on paraku kasu ainult hetkeks. Kui probleemi ei teadvustata, tähendab see kalli tööjõuressursi ebaotstarbekat kasutamist.

Andmehalduse tarkvara analüüsib kõvaketastel, andmebaasides ja e-postisüsteemides olevaid andmeid üksikute failideni välja. Analüüsi tulemusel on teada, millised kaustad või failid võtavad enim ruumi ja millal neid on kasutatud. Tihti jäetakse töötaja lahkumise järel serverisse e-kirjad ja lahkunud töötaja kaust, juurdepääs neile aga lõpetatakse. Sageli unustatakse nende kaustade ja e-kirjade olemasolu. Sellised failid aga kulutavad ja hoiavad enda all asjatult serveris paiknevat kettapinda.

Samuti on kasutajatel faile, mis on andmemahukad, kuid pole seotud põhitööga: pildid, muusika, videod. Selliste failide käsitsi otsimine on IT-spetsialistile ajakulu. Lahendus on andmete haldamise tarkvara automaatsed päringud, mis aitavad kasutajate tasemel leida vajalikke failiformaate ning neid automaatselt kustutada või liigutada teise asukohta. Tavaliselt piisab kasutaja teavitamisest, et tööga mitteseotud kettapind vabastada.

Digiandmete osakaal ja kriitilisus ettevõtete tegevuses aina kasvab. Andmehaldustarkvara annab ülevaate andmetest, tõstab IT-süsteemide juhtimise efektiivust, maandab riske ja pakub kontrolli andmete üle.