Planeerimise ABC. Ajakava olgu rütmikas, ent jätkugu ka hingetõmbeaega

Sündmust korraldama asudes tuleks esmalt paika panna kõige olulisem – määratleda sihtrühm ja ettevõtmise eesmärk ehk miks seda tehakse. Alles seejärel oleks õige aeg hakata mõtlema ürituse programmile ning valima toimumiskohta.

Ajakava planeerides tasuks esmalt arvestades, mis tüüpi üritusega on tegemist ning kes ja kui kaugelt sinna tulevad. “Konverentsid võivad olla erineva pikkusega, kuid üle kaheksa tunni järjest, koos pausidega, ei peaks kestma ükski akadeemiline konverentsipäev,” soovitas Acer Events OÜ juhatuse liige Leho Luukas.

“Kui rääkida kliendisündmustest, siis nende kestus võiks jääda kolme tunni piiresse – see on piisav aeg klientidega suhtlemiseks, uudiste rääkimiseks, neile meelelahutuse ja hõrgutiste pakkumiseks. Jõulupeod seevastu võiksid kesta kuni kuus tundi. Selle ajavahemiku saab täita hea meelelahutuse, söögi ja joogiga,” lisas ta.

Kestus peaks lähtuma sündmuse iseloomust. “Kui on tegemist ettevõtmisega, mis eeldab enamikult osalejatelt pikemat kohalesõitu, tasub see kindlasti sündmuse algusaja valikul arvesse võtta,” soovitas Saku Õlletehase kommunikatsioonijuht Kristiina Tamberg.

“Tahtes saada osalejatelt aktiivset kaasamõtlemist ja panust, vajavad inimesed rütmilist päevakava, mis ei lase mõtteid mujale ja hoiab vaimu värskena. Läbimõeldud peaksid olema ka pausid, toidukorrad ja muu ülesehitus,” lisas ta päevakava koostamise kuldreegleid.

Näiteks konverentse korraldades tuleks kindlasti arvestada esinejate ajagraafikuga, eriti kui osalemas on lektoreid väljastpoolt Eestit. Oluline on järgida varem kokkulepitud ajakava ning vältida esinemisaegade muutusi ja venima jäämisi, toonitas Luukas.

Samal ajal tasuks jälgida, et kliendiürituste ja jõulupidude puhul ei oleks programm jälle liiga tihe. Aega peaks jääma ka üksteisega suhtlemiseks ja niisama olemiseks. Samuti oleks mõistlik varuaega planeerida erinevatele esinejatele või etteastetele. Võimalusel soovitab Nevermind OÜ tegevjuht Paul Liivoja kaaluda ka ööbimisega firmaürituste korraldamist – see annab võimaluse kõigil õhtul lõõgastuda, lisaks ei pea keegi muretsema selle pärast, kes rooli läheb, kui on joodud õhtusöögi kõrvale paar klaasi veini. Õhtused vabas õhkkonnas vestlused on ka head meeskondade lähendajad ja meeskonnatunde tugevdajad.

Päeva valiku määrab ettevõtte töökorraldus. Ettevõttesiseseid infoüritusi korraldades tasuks ajakava planeerides lähtuda eelkõige ettevõtmise eesmärgist. Saku Õlletehasel on näiteks traditsioon korraldada kord kvartalis kogu ettevõtet kaasavaid infotunde, mille pikkuseks ongi üks tund. “Samas ajurünnakuid sisaldavad visioonipäevad vältavad meil pea terve tööpäeva. Sellises vormis üritust on keerukam läbi viia. See eeldab regulaarseid pause, head rütmi, aktiivset modereerimist ja päeva juhtimist,” selgitas Tamberg.

Milliseid nädalapäevi ürituste korraldamisel eelistada sõltub täiesti firma töökorraldusest ning -valdkonnast. Kui restorani ja hotellitöötajatele sobivad üritusteks hästi ka pühapäevad või esmaspäevad, siis kontoriinimeste puhul tasuks eelistada nädala teise poolde jäävaid päevi.

Luukase sõnul sobivad konverentsideks kõige paremini kolmapäev või neljapäev – inimesed on sel ajal kenasti olemas ja enamasti ka osalevad. Kliendisündmus või esitlus võiks toimuda samuti nädala sees. “Firmades, kus tööaeg on reeglina esmaspäevast reedeni, võib firmapidusid teha reedel või laupäeval,” arvas Luukas. Kindlasti tasuks Liivoja sõnul arvestada sellisel juhul eelkõige töötajate soovide ja eelistustega, sest tihti ei taheta oma vabast ajast ja  nädalavahetuste arvel töö­üritustel käia.

Prisma Peremarketi personalidirektori Reet Ratase sõnul on nemad oma firmapidusid või mitmepäevaseid koosolekuid-seminare korraldades püüdnud just arvestada seda, et need ei võtaks ära kontoritöötajate nädalavahetusi. Samas kaupluste töötajatele korraldatavate üritustest puhul on neil rütm pisut teine.

Liiga tihedad ajakavad lämmatavad ürituse. “Peamine viga, mida tehakse, on aja üle planeerimine. Soovitakse kogu sündmuse ajakavva kõik maailma tegevused sisse suruda, kartuses, et muidu hakkab inimestel igav,” mainis Liivoja ja lisas: “See arusaam on vale – jõulupidudel, konverentsidel jne tuleb jätta aega ja ruumi inimeste omavaheliseks suhtluseks ja nn vaba aja veetmiseks. Tööpäevad on niigi täis kellaaja peale tormamist ja jooksmist – anname sündmustel vähemalt aega inimestel hingata ja rahulikult omavahel sotsialiseeruda.”

Kui on plaan ürituse järel õhtul veel meelelahutuslikku poolt pakkuda, tuleks kindlasti läbi mõelda, kes on see publik, kes kokku tuleb – kas üks- või kakskeelne, milline on peamine vanusegrupp ning naiste, meeste osakaal. Ära ei tohiks unustada ka peamist – mis on ürituse üldine eesmärk. See aitab sündmust sihtgrupile meelepäraselt korraldada.

 

Näidisajakavad

Konverents09.00 Registreerumine ja hommikukohv09.30 Konverentsi avamine09.40 Ettekanded11.00 Kohvipaus11.20 Ettekanded jätkuvad13.00 Lõuna14.00 Ettekanded jätkuvad15.15 Kohvipaus15.30 Ettekanded jätkuvad16.45 Päeva lõpetamine

Kliendiüritus18.00  Kogunemine ja tervitusjook18.30  Tervitussõnavõtud18.45  Suupisted ja vestlus – taustaks elav muusika19.45  Tegevus õhtujuhi või kutsuja poolt20.00  Üllatusetteaste20.30  Magustoit – taustaks elav muusika20.55  Õhtujuhi tänusõnad külalistele

Jõulupidu19.00 Kogunemine ja tervitusjook19.30 Õhtusöök (soovi korral firmajuhi avasõna)20.30 Muusikaline tausta-tantsumuusika21.30 Õhtu meelelahutuslikud etteasted22.30 Muusikaline tausta-tantsumuusika23.30 Jõuluvana külaskäik00.30 Lõppsõnad ja -tants

 

Jäta aega vestluseks ja niisama olemiseks

Pane paika sündmuse eesmärk ja sihtgrupp, alles seejärel koosta ajakava ja vali koht.Konverentse ja kliendiüritusi korralda soovitavalt nädala keskel või teises pooles, firmapidusid nädala lõpus.Arvesta sellega, et konverentsipäev võiks kesta maksimaalselt kaheksa tundi,  firmapidu kuus ja kliendiüritus kolm tundi.Sündmuse algusaeg vali lähtuvalt toimumise asukohast – jäta külalistele piisavalt aega kohale- ja kojusõiduks.Mõtle läbi ürituse kava – pausid, toidukorrad, etteasted, kas vajad moderaatorit, meelelahutajaid.Koosta ajakava, mis oleks rütmikas, aga jätaks ka külalistele aega omavaheliseks suhtlemiseks ja puhkamiseks.Pea ajakavast kinni.