Elektronpostiserverit närivad viirused

Kirjad peavad saabuma võimalikult kiiresti, eriti kui see puudutab müüki või tellimuste täitmist. Seega peab elektronpostiserver olema töökindel ja kiire. Püsiühenduse puhul pole oluline, kus elektronpostiserver asub, kas firma oma arvutivõrgus või teenusepakkuja juures. Mõlemal variandil on oma plusse ja miinuseid.

Teenusepakkuja juures asuv elektronpostiserveri eest tuleb tavaliselt maksta renti. Enamasti maksustatakse elektronposti aadresside arv ja e-kirjade säilitamiseks eraldatud ruum serveris. Selline lahendus tagab ka serveri hoolduse ja firma ei pea veel ühe lisaserveriga tegelema ja seda administreerima. Aeglase internetiühenduse puhul on aga eemal asuv server kasutajate jaoks liiga aeglane.

Suurema firma puhul võiks olla juba oma elektronpostiserver, et seda lihtsamalt hooldada ja ka turvata võrgu tulemüüri ja viirusekaitsjatega. Tulemüüri taga asuv elektronpostiserver on kaitstud nagu muudki firma siseinfot sisaldavad andmed ja ta võib füüsiliselt asuda firma arvutivõrgu serverarvutis, kus administraator saab teda administreerida.

Elektronpostiserver firma võrgus peab suutma ära teha ka suure huilga rutiinset klienditeenindustööd. Alates sellest, et suunab üldaadressile või valele aadressile saadetud kirjad sisu ja teema järgi automaatselt õigesse kohta edasi kuni selleni, et tehisintellektiga töötlemistarkvara kirja sisu järgi kliendile ka automaatselt vastab, saates valmisvastuse tüüpküsimusele või näiteks tellitud dokumendi: hinnakirja, reklaammaterjali või elektroonilise dokumendi.

Elektronpostiserver pole eraldiseisev süsteem, ta suhtleb ka muude firma andmebaasidega. Näiteks kliendiandmebaasi, projektijuhtimistarkvara või ajaplaneerijatega.

Kaugtöökohtade puhul võib oluline olla ka veebilehitseja kaudu elektronpostile ligipääsemine. See aga nõuab juba täiendavat tähelepanu turvalisusele.