Põhitähelepanu pööra planeerimisele

Projektijuhi probleem ei peitu ressursside puudumises, vaid oskamatuses ressursse planeerida. Projektimeeskonna komplekteerimisel tuleks lähtuda konkreetse projekti elluviimiseks vajalikest teadmistest ja oskustest, mitte sellest, kelle ajagraafikus vaba aega on (vt joonis).

Sõltumata sellest, kas tegemist on puhta projektorganisatsiooni või lineaarse organisatsiooniga, ning millises organisatsiooni üksuses projekt läbi viiakse, osutub üheks võtmeküsimuseks projektide läbiviimisel sobilike ressursside (inimesed, masinad, materjalid jne) hankimine. Projektijuht, kelle ülesandeks on muuhulgas ka ressursside planeerimine ja kindlustamine, seisab silmitsi kahe keerulise küsimusega.

Esiteks ? milliseid ressursse me antud projektis vajame? Üks projektijuhti otsustamisel toetavaid abivahendeid on tegevuse ja ressursside plaan (vt tabel), mis tavaliselt koostatakse enne ressursside hankimist.

Tegevuse ja ressursside planeerimise eesmärk on kirjeldada kõiki projekti raames tehtavaid töid ja nende teostamiseks kasutatavaid ressursse, et saada ülevaade aja ja raha kulust ning vältida liiga hilist ressursside planeerimist.

Tegevuse ja ressursside planeerimine on skeem, mis kujutab kõiki tegevusi ja ressursse, mida projektimeeskonna liikmed peaksid kasutama projekti ladusaks elluviimiseks. Selle abil saab projektijuht igakülgselt kontrollida projekti planeerimist. Tegevuste ja ressursside plaan koostatakse projekti planeerimise etapil.

Teine oluline küsimus on ? kuidas kindlustada planeeritud ressursside saamine vajaliku hetkel?

Iga projekti teostamine nõuab piisavaid ressursse. Ressursid võivad olla oma töötajad, väliskonsultandid, masinad jne.

Projekti ressursid tuleb sageli muretseda organisatsiooni valdkonnajuhtidelt, kes vastutavad eelarve ja personalitöö eest. Seetõttu on projektijuhil mõttekas sõlmida nn ressursside kasutamise leping (tabel 2) iga valdkonna juhiga, kelle ressursse ta projektis vajab. Kui projektijuhi ja valdkonnajuhi vaheline leping ei ole üksikasjalik või üheselt mõistetav, võib tekkida probleeme ressursside hilisemal saamisel.

Ressursside kasutamise leping kirjutatakse alla projekti planeerimise etapis ja tingimata enne tegevusplaanide lõplikku viimistlemist.

Tegevuse ja ressursside planeerimine annab projektijuhile hea ülevaate projekti käigus tehtavatest töödest ning nende teostamiseks vajaminevatest ressurssidest, ressursside kasutamise leping aga kindlustab soovitud ressursside saamise planeeritud ajahetkel.

Autor: Arvi Heinloo