Artikkel
  • Jaga lugu:
    Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

    Digitaalne dokumendihaldus muutub üha vajalikumaks

    Suhtlemine klientidega, sisuline töö projektidega, ettevõtte juhtimine jne on tegevused, kus info kättesaadavusel ja selle õigeaegsusel on reaalselt (rahas) mõõdetav väärtus. Dokumendid on üks ettevõtte info haldamise vahenditest ja viisidest, mida nende tõestus- ja informeeriva väärtuse tõttu hoitakse alles pikema aja jooksul. Dokumendid on seega väärtuslik ettevõtte ressurss ja nii nagu kõiki teisi ressursse tuleb ka dokumente hallata, kontrollida nende kasutamist ning määrata vastutus nende korrektse säilitamise eest.
    Ettevõtte töö efektiivsuse ja järjepidevuse tagamiseks on traditsiooniliselt dokumendiringlust ettevõttes reguleeritud asjaajamiskorra ning dokumentide loetelu kehtestamisega. Vähesed ettevõtted on aga suutnud asjaajamiskorra reguleerimisalasse haarata ka digitaalseid dokumente ja nende haldamist, tekitades sellega olukorra, kus üks, väga oluline osa ettevõtte inforessurssidest ei ole kontrollitult kasutatav. Seetõttu tuleb dokumendihaldust (ingl k records management) käsitleda ettevõtte tervikliku informatsiooni haldamise strateegia osana, mis hõlmab nii paber- kui digitaalseid dokumente. Digitaalsete dokumentide haldamise kunstlik isoleerimine paberdokumentidega asjaajamisest lisab tarbetut keerukust ning ajakulu, samal ajal kui dokumendihalduse põhiprintsiibid kehtivad mõlema asjaajamise vormi jaoks tegelikult ühtmoodi.
    Põhjus, miks digitaalsete dokumentide loomist, registreerimist, kasutamist ja säilitamist ei ole korralikult reguleeritud, on tihti digitaaldokumentide omadustes. Digitaaldokumente eristab paberdokumentidest nende dünaamilisus (vt kõrval olevat tabelit).
    Digitaalsete dokumentide ja kommunikatsioonivahendite kasutuselevõtt on laiendanud nende töötajate ringi, kes ettevõttes iga päev dokumendihaldust teostavad. Dokumendi loomiseks saab töötaja kasutada sama arvutit kui oma teistegi tööülesannete täitmiseks ning e-postiga võib ta enda loodud dokumendi läkitada teise ettevõttesse ilma, et tema ettevõte sellest dokumendist midagi teaks. Ettevõtte dokumendiregistrist möödalipsavaid digitaaldokumente on märgatavalt rohkem kui paberdokumente.
    E-kirjade haldamine on iseloomulik näide kahest digitaalse dokumendihalduse probleemist ? digitaalse dokumendihalduse üldine reguleerimatus ning dokumendihalduses osalev suur ring töötajaid ? mille tõttu on e-posti haldamisest saanud digitaalse dokumendihalduse üks peamisi probleeme kogu maailmas. Tööalased e-kirjad on ettevõttele sama vajalikud dokumendid kui näiteks juhatuse koosolekute protokollid või tasutud arved ? töötajate e-kirjad on ettevõtte ressurss ja seetõttu peab ettevõte neid ka kontrollitult haldama. Alates ülesannete jaotusest töögrupi liikmete vahel, otsuse valmimise käigu taastamisest kuni tellimuste saatmise ja isegi kohtulahenditeni välja, täidavad e-kirjad tähtsat rolli ettevõtte tegevuse ja tööprotsesside dokumenteerimisel. Nende võtmine üksiku töötaja meelevalla alt tema e-posti kirjakastist ettevõtte tööpiirkonda ja kontrollitud haldamise alla on aga protsess, mida ei ole võimalik korraldada üksnes tehniliste vahenditega. See nõuab muudatust terve ettevõtte kultuuris ning asjaajamise organisatsioonilises korralduses ? e-kirjade haldamine peab olema osa ettevõtte asjaajamise korrast ja e-kirju tuleb hallata võrdselt teiste dokumentidega.
    Tarkvaralist lahendust digitaalsete (ja paber)dokumentide paremaks kontrollimiseks ning haldamiseks nimetatakse elektrooniliseks dokumendihalduse süsteemiks (ingl k electronic document management system või electronic records management system). Dokumendihaldus täidab ettevõttes tugifunktsiooni ja selle tarkvara toimib paljude teiste süsteemide kõrval ning jaoks (nt raamatupidamise, personalihalduse, kliendisuhtluse süsteemid). Dokumendihalduse tarkvara kontrollib ja toetab:
    dokumentide loomist, vormistamise ühtsust ja versioonikontrolli;dokumentide registreerimist ja kirjeldamist;dokumentide kasutamist, täitmist ja saatmist;dokumentide asukohta ja juurdepääsu neile.
    Dokumendihalduse tarkvara võib samuti olla ühitatud dokumentide skaneerimise vahenditega, grupitöö ja projektijuhtimise vahenditega, kliendihalduse vahenditega.
    Dokumendihalduse süsteemi juurutamisega firmas paraneb info haldamine, hoidmine ja juurdepääs sellele, mis muudab nt kliendihaldust, hoitakse ka kokku töötajate aega, kopeerimiskulusid, dokumentide hoidmiseks kasutatavat ruumi, nii ettevõttesiseste kui -väliste klientidega suhtlemise aega. Kindlasti on võimalik parandada ka tööprotsesside sujuvust, grupitööd ja infovahetust, aruandlust ja statistikat juhtkonna jaoks ning infoturvet.
    Dokumendihalduse tarkvara pole aga imerohi, mille kasutusele võtmisega lahenevad kõik dokumendiprobleemid. Dokumendihalduse programm on eelkõige vahend või kest, mille abil ettevõte saab oma info ja dokumentide haldamise süsteemi alles välja kujundada. See aga eeldab ettevõtte asjaajamise ning dokumendiringluse ajakohastamist, kaardistamist ning läbimõeldult muutmist hõlmamaks ka digitaalseid dokumente. Digitaalne dokumendihaldus peab olema reguleeritud ettevõtte asjaajamiskorras ning kogu dokumendihaldus peab olema osa ettevõtte terviklikust info haldamise süsteemist. Dokumendihaldus puudutab pea iga töötajat ja just selles peitubki efektiivsuse suurendamise võimalus ettevõtte kui terviku jaoks: digitaalne dokumendihaldus aitab suurendada iga töötaja dokumenditöö efektiivsust ning seda ettevõtte huvides paremini ära kasutada. Digitaalse dokumendihalduse juurutamine peab seetõttu algama organisatsioonilistest muutustest ning alles seejärel jõudma infotehnoloogiliste lahendusteni.
    Autor: Raivo Ruusalepp
    Jaga lugu:
  • Hetkel kuum

Olulisemad lood

Keskpank võib tõsta intressi, aga enne paneb inflatsioonile käe ette jahtuv majandus
Sisetarbimise lõpp, uksed sulgevad tööstused ja investeeringute lakkamine võivad panna inflatsioonile käe ette enne, kui keskpanga intressitõusud jõuavad seda mõjutamagi.
Sisetarbimise lõpp, uksed sulgevad tööstused ja investeeringute lakkamine võivad panna inflatsioonile käe ette enne, kui keskpanga intressitõusud jõuavad seda mõjutamagi.
Jalgpalliajakirjanik: FIFA ja Aivar Pohlaku võim põhineb hirmul
Poliitik vastutab valija ees, eraettevõtte omanik ja juhid vastutavad kliendi ees, jalgpalli juhtimises selline süsteem puudub, nii üleilmselt kui Eestis, kirjutab jalgpalliajakirjanik Andres Must.
Poliitik vastutab valija ees, eraettevõtte omanik ja juhid vastutavad kliendi ees, jalgpalli juhtimises selline süsteem puudub, nii üleilmselt kui Eestis, kirjutab jalgpalliajakirjanik Andres Must.
Kanada esimese kuue kuu ülejäägiks kujunes 1,72 miljardit
Rahandusministeerium teatas reedel, et Kanadas oli 2022/23. eelarveaasta esimese kuue kuu eelarve ülejääk 1,72 miljardit Kanada dollarit ehk 1,29 miljardit USA dollarit.
Rahandusministeerium teatas reedel, et Kanadas oli 2022/23. eelarveaasta esimese kuue kuu eelarve ülejääk 1,72 miljardit Kanada dollarit ehk 1,29 miljardit USA dollarit.
Reaalajas börsiinfo
Suures kahjumis Operaili kaubaveod on tänavu vähenenud poole võrra
Riigile kuuluva raudteevedude ettevõtte Operail kaubamahud on Vene sõja tõttu kokku kuivanud ning kasumi asemel vaatab esimese 9 kuu tulemustest vastu 3,5 miljoni euro suurune kahjum.
Riigile kuuluva raudteevedude ettevõtte Operail kaubamahud on Vene sõja tõttu kokku kuivanud ning kasumi asemel vaatab esimese 9 kuu tulemustest vastu 3,5 miljoni euro suurune kahjum.
Äripäeva kirjastus jagab kiirematele juhtimis- ja elutarkust poolmuidu
Ega tühi kott püsti seisa. Kui tunned, et sul on toss väljas või ulub kingikotis tuul, lase Äripäeva kirjastusel end aidata. Kui sind järgnevad raamatud ei kõneta, võta lahti kirjastuse e-pood, et sealt lihtsa vaevaga oma lemmikud ostukorvi laduda.
Ega tühi kott püsti seisa. Kui tunned, et sul on toss väljas või ulub kingikotis tuul, lase Äripäeva kirjastusel end aidata. Kui sind järgnevad raamatud ei kõneta, võta lahti kirjastuse e-pood, et sealt lihtsa vaevaga oma lemmikud ostukorvi laduda.
No pressure, Harmet! Ukraina lasteaia ehitamise aeg hakkas jooksma
Tänasest hakkab jooksma 170 päeva, mille jooksul peab Harmet ehitama moodullasteaia Ukrainasse Ovrutši linna.
Tänasest hakkab jooksma 170 päeva, mille jooksul peab Harmet ehitama moodullasteaia Ukrainasse Ovrutši linna.
Haljala vald pani vallamaja oksjonile
Haljala vallavolikogu otsustas juba septembris, et majandusolude parandamise eesmärgil tuleb maha müüa kuus kinnisvaraobjekti. Nüüd on pakkumised avalikuks tehtud,
Haljala vallavolikogu otsustas juba septembris, et majandusolude parandamise eesmärgil tuleb maha müüa kuus kinnisvaraobjekti. Nüüd on pakkumised avalikuks tehtud,

Olulisemad lood

Audiitorfirmade TOP 2: Eesti majandus väljub kriisist fundamentaalselt palju tugevama, kuid ka oluliselt suurema võlaga
Grant Thornton Baltic pälvis audiitorbüroode edetabelis teise koha. Ettevõtte audiitorteenuste valdkonna juht ja partner Mart Nõmper ütleb, et 2023 saab olema kohanemise aasta: „Mõned ärimudelid, mille sisendite hinnad on kiiresti kasvanud, peavad kas kohanema või lõpetama“.
Grant Thornton Baltic pälvis audiitorbüroode edetabelis teise koha. Ettevõtte audiitorteenuste valdkonna juht ja partner Mart Nõmper ütleb, et 2023 saab olema kohanemise aasta: „Mõned ärimudelid, mille sisendite hinnad on kiiresti kasvanud, peavad kas kohanema või lõpetama“.

Küpsised

Äripäev kasutab küpsiseid parima ajakirjandusliku teenuse, huvipakkuvama sisu ja hea kasutajakogemuse võimaldamiseks. Meie veebilehel on järgmist liiki küpsised: vajalikud-, statistika-, eelistuste- ja turunduse küpsiseid. Küpsiste kasutamise eesmärkide ja töötlemise aluse osas saad rohkem infot Meie Küpsiste Poliitikast. Vajutades „Luban kõik“ nõustud Küpsiste kasutamisega meie ja kolmandate osapoolte poolt Meie Küpsiste poliitikas ja käesolevas Küpsiste lahenduses toodud tingimustel. Vajutades „Muudan eelistusi“ saad oma eelistusi alati muuta ja täiendavalt infot erinevate Küpsiste kohta.

Loe lähemalt meie Privaatsus - ja Küpsisepoliitikast.