Ühekordne projektimeeskond lahendab kriisiolukorra

Septembri juhtimisülesande esitanud Margus Korv ASist Standard küsis, mida teha potentsiaalse kliendiga, kes esitab suurtellimuse, mille käigus on vaja teha ka eriprojekti järgi tooteid ning tellimuse täitmiseks on aega vaid 2 nädalat, sest uue kontori avamiseks on juba kutsedki laiali saadetud. Mööblifirma on suuteline sellise ajaga tellimust täitma vaid teiste klientide arvelt.

Lahendamist vajavad kaks küsimust: esiteks ? kas tulla kliendile vastu (teiste klientide arvelt) või mitte ning teiseks ? kuidas sellesse probleemi üldse suhtuda, sest tegemist pole sugugi esmakordse juhtumiga.

Margus Korvi hinnangul konkureerisid parima lahendaja tiitlile esialgu võrdselt nii Peep Sooman kui ka Vsevolod Normann, kuid viimase põhjalik lahendus saavutas lõpuks ülekaalu.

Ülesande I küsimusele ? kas täita tellimus või mitte ? on ka kolmas lahendus: luua firmasisene ühekordne projektimeeskond, sest esimene variant lükata uue kliendi pärast teised tööd kõrvale tekitab segadust ja vähendab klientuuri, teine variant ? tellimusest loobumine ? ei kõlba. Projektülesanne on valmistada vastavalt kliendi tellimusele ja erisoovidele ning tema poolt soovitud tähtajaks kvaliteetne mööbel.

Kuna konkurents on meie mööbliturul kõva ja klient võib väga lihtsalt oma mööbli ka kas Soomest või Lätist saada, tuleb tellimus täita! Selle tellimuse täitmine on ka "suust-suhu" reklaamiks.

Klient peab kindlal päeval uue büroo avama ja ta ei ole ilmselt mingitel põhjustel varakult mööblihankega tegelenud (või on eelnevad läbirääkimised luhtunud?!), ta on ajahädas. Seega annab antud olukorras soodsat hinda kaubelda.

Eeldusel et firma ei tööta kolme vahetusega (ööpäevaringne pidev tootmistsükkel), on tal vaba tööajaressurssi ? tehnoloogilised seadmed ja töölised (kes on ületunnitööga nõus).

Projektimeeskonna suurus sõltub tellimuse suurusest. Kuid kindlasti peavad olema:

üldjuht marketingiosakonnast (keegi noor ambitsioonikas töötaja), kes hoiab ühendust kliendiga ja kontrollib tellimuse käiku. Tema ülesanne on ka vajalike tingimuste ja ressursside loomine tellimuse täitmiseksjuht (creator), kes on ise konstruktorkalkuleerija ja kaasab vajadusel eriprojekti tarbeks disaineri (kas oma firmast või väljastpoolt). Tema valmistab koos mõne staažika tootmismeistriga või liiniseadistajaga mööbli kas oma firma tööliste ületunnitööga või endiste pensionäridest töölistega või tehnikumide õppuritega.

Kaks nädalat pole pikk aeg ? inimesed võivad pingutada. Projektimeeskond peab koosnema professionaalsetest entusiastidest, et poleks "altminekut". Igaühe jaoks peab olema õige motivaator: lisaraha (tudengitele, pensionäridele, ületunde tegevatele töölistele), eneseteostus (üldjuhile, juht-creatorile, tudengitele), firmasisese karjäärivõimaluse parendamine (üldjuht, juht-creator). See on ka oma töötajate võimete test ja väljastpoolt värvatud õppurite hulgast tulevase kaadri valik.

Ülesande II küsimuse vastuseks ? et "ellu jääda", peab uue kliendi pärast ettevõte olema:

paindlik, st reageerima igasugustele turu nõudmistele ja olema võimeline ajutiselt sisemisteks organisatoorseteks ümberkorraldusteksjätkusuutlik, oskama "taha vaadata" st hoida sidet "vana hea kaadriga" ja oskama "ette vaadata", st tegelema noortega.

Kellelgi peab tagataskus (firmasisene tööjaotus) juba eelnevalt sellisteks juhtudeks olema "kiirreageerimisrühma" nimekiri, mis koosneks töötahtelistest pensionäridest (mitte liiga vanad, sest tehnoloogia uueneb), tudengitest (kõrg- ja tehnikakoolid) ja oma töötajatest, kes on nõus rohkem töötama. Kõikide nimekirjas olevate inimeste võimed, soovid ja võimalused peavad olema teada.

Esiteks tuleks kaardistada kannatada saavate klientide vajadused ? ehk on neil võimalik väikese hüvitise eest, olgu selleks siis mõni tasuta mööblitükk või hinnasoodustus, tulla mööblifirmale vastu ning lasta tähtaegu veidi lõdvemaks, et ka uus suur tellimus saaks täidetud. Kui piisavat ajavaru siiski ei suudeta leida, siis peaks suur tellimus täitmata jääma. Tegu on küll hulga rahaga, ent juba olemasolevate klientide usaldus on rahast olulisem. Lõpuks jääks kaotajaks ikkagi mööblifirma ise ? ühe tellija nimel teiste usalduse kuritarvitamine on pikas perspektiivis firma surm.

Teiseks. Kui tegu on korduva probleemiga, siis loomulikult tuleb olukorda suhtuda äärmiselt tõsiselt. Üldiselt on sellisel juhul kaks sagedamini esinevat probleemi ? firmal pole kas piisavalt tööjõudu turu vajaduste rahuldamiseks või on mingi üksuse töö nn pudelikaelaks kogu ettevõtte teistele protsessidele. Kõigepealt tuleb välja selgitada, millis(t)es üksus(t)es on tõrge ning seejärel jääbki üle valida vastavalt vajadusele kahe variandi vahel ? muuta üksus(t)e töökorraldust efektiivsemaks või kaasata lisatööjõudu.

Igal korralikul ettevõttel on kujunenud välja ettevõtte põhiväärtused ja sellest tulenevad tegevuspõhimõtted, mis on teada kõigile ettevõtte töötajatele. Pea iga päev tuleb töötajatel langetada tööalaseid otsuseid, millele ei ole mustvalgeid vastuseid. See on koht, kus avalduvad ettevõtte põhiväärtused ja tegevuspõhimõtted kõige vahetumalt ? mis on hea ja mis halb, mis on õige ja mis vale.

Ma leian, et ühe tootmisettevõtte põhiväärtuste hulka peaks kuuluma paindlikkus ja kliendisõbralikkus. Kui see nii on, siis on sellele tuginedes otsust lihtne langetada: kui tellimuse täitmine nõuab teiste tellimuste kõrvale lükkamist, saab seda teha ainult teiste klientide nõusolekul. Juhul, kui sellist nõusolekut ei saada, tehakse hinnapakkumine: esimene korrus saaks valmis selleks kuupäevaks, teine selleks, kolmas selleks ja neljas selleks.

Esiteks. Juhul, kui ettevõttel on ainult kaks valikuvõimalust ? täita tellimus või mitte täita, siis tuleb valida esimene. Seejuures peaks ettevõte tõstma tellimuse hinda ? aeg on piiratud, ületunnitöö jms. Hinnavahet peaks kasutama töötajate motivatsiooni (töötasu, toit, keskkond jmt) tõstmiseks.

Samas olen arvamusel, et ülesandes kirjeldatud olukorda on võimalik lahendada ka muul viisil. Nimelt peaks ettevõtte etteantud situatsioonis toimima järgnevalt:

seletama potentsiaalsele kliendile, et kvaliteetse, tema soovidele täpselt vastava mööbli tootmine nõuab natuke rohkem aega, kui ta pakub. Samal ajal, avaldades huvi tellimuse vastu ja kahetsust juhtunud olukorra suhtes, pakkuda potentsiaalsele kliendile järgmist:

ettevõte valmistab määratud ajaks (suurema) osa tellitud mööblist võiettevõte teavitab avamisele kutsutuid selle edasilükkamisest ja kannab vastavad kulutused ise.

Juhul, kui potentsiaalne klient on tõesti huvitatud ettevõtte toodangust, suhtub ta mõistlikult ja võtab ühte pakkumistest vastu.

Teiseks. Juhul, kui kirjeldatud probleemne olukord esineb pidevalt, tuleb ettevõttel oma tegevust põhjalikult analüüsida ? kuivõrd ettevõtte tootmisvõime on vastavuses selle klientide soovidega (nõudluse ja nõudmistega). Mulle tundub, et ettevõte peaks laienema, st uuendama tehnoloogiat, hankima uusi seadmeid, suurendama tööjõudu jne.