IT-teenuse sisseostul lähtuge ärikaalutlustest

Konkurentsitihedas ärimaailmas on ettevõtted viimase kümne aasta jooksul jõudnud tõdemuseni, et edu faktoriks on keskendumine oma põhitegevusele. Seetõttu on ettevõtete strateegias toimunud ka vastav muutus ning eelistatakse põhitegevusega mitte seotud tegevuste teenustena sisseostmist.

Arvutid ümbritsevad meid kõikjal, alates koduarvutist ja lõpetades ülioluliste serveritega. Nii äripool kui ka IT on jõudnud äratundmiseni, et ainult nende asjalik koostöö ja partnerlus võimaldab saavutada edu. Enne otsuse tegemist IT-teenuste sisseostmise kohta tuleb aga arvesse võtta palju küsimusi lähtuvalt ITst ja eriti just ärilistest kaalutlustest.

Protsess õige partneri valimiseks IT-teenuste sisseostmisel on ettevõtte tulevase edu kriteerium. Õigesti valitud partner pakub nii firmale kui ka tema klientidele pikaajalist kasu, mis põhineb efektiivsel ja kvaliteetsel IT-teenuse osutamisel.

Väikese ja keskmise suurusega ettevõtetel on mugav omada IT-süsteemide haldajana vaid ühte firmat. Seetõttu ootavad nad üha rohkem, et tugiteenuse osutaja suudaks katta kõiki infotehnoloogiaalaseid vajadusi ja toetaks ettevõtet seatud eesmärkideni jõudmisel. Juhul kui ostetavat teenust pakuvad turul mitmed firmad, saavad hästi spetsifitseeritud nõudmistele vastavalt määravateks kriteeriumiteks teenuse hind ja kvaliteet. Kui soovitud teenus nõuab pakkujalt spetsiifilisust või sisaldab erinõudmisi, siis kaldub valikukriteeriumi fookus innovaatilisuse, riski ja pikaajaliste kliendisuhte poole.

Kliendi ülesandeks on defineerida tehnoloogiast loodetav tulu ning koostöös IT-tugiteenuse osutajaga luua oma IT-strateegia. Edasine IT-tugiteenuse osutamine toimub vastavalt väljatöötatud strateegiale ja lähtuvalt tehnoloogiale seatud eesmärkidest. IT-partner peab vajadusel suutma käsitleda kogu ITd, alustades riistvarast ja tarkvara tarnimisest kuni spetsiaaltarkvara väljatöötamiseni.

Ühtlasi peab silmas pidama ka seda, et tehnoloogiapartner suudaks kogu IT-struktuuri hiljem teenindada ning vajadusel ka monitoorida ja hallata. Oluline on jälgida, et kõik tegevused, mida IT-partner teeb, oleksid teie jaoks läbipaistvad ja selgelt põhjendatud. Kliendi ja teenusepakkuja tulemusliku koostöö eelduseks on teineteise tundmine. Teenusepakkujat valides soovitan jälgida, kuidas IT-tugiteenust planeeritakse osutada, samuti peab uurima, kuidas on teie IT-partneril korraldatud kvaliteedikontroll, koolitus ja teenuste edaspidine arendamine. Teenuste defineerimine on IT-teenuste sisseostmise lepingu tähtsaim osa.

Ostetavate teenuste kirjeldus peab olema ühelt pool kõikehõlmav ja teisalt detailideni täpne. Sageli tekivad probleemid just detailidest. Üheks võimaluseks on kirjeldada neid protseduure, kuidas teenust osutatakse, kuid kindlamaks lahenduseks on oodatava lõpptulemuse kirjapanemine. Tehnoloogia muutumisel on võimalik protseduure lihtsalt efektiivsemaks teha, tegemata selleks lepingutes muutusi.

Samuti tasub jälgida, milliseid tegevusi teenusepakkuja lepingu sõlmimisel planeerib. Pange tähele, kuidas kavatseb ta teie arvutivõrguga tutvuda ja millist kasu võiksite teie sellest tutvusest saada. Samuti uurige, kuidas ja kuhu sel teel saadud informatsioon talletatakse.

Kõik uued lepingulised kliendid tuleb kaardistada ning teha nende arvutipargist inventuur. See sisaldab kogu arvutipargi tarkvaralisi seadistusi ja riistvaralist ülevaadet. Tehtud inventuur on ka kliendile hea abimees ülevaatliku pildi saamiseks ning annab aru ressursside jaotumisest firmasiseselt. Samuti annab inventuur ettevõtjale pildi tema firmasse muretsetud tarkvaralitsentsidest ja nende kasutusest.

Sõlmitavasse lepingusse on oluline panna kindlasti kirja regulaarsed hooldustööd. Kui IT-tugiteenus seisneb ainult probleemide äkklahendamises, kaotavad taolisest lepingust nii klient kui ka teenuse osutaja. Seda sellepärast, et regulaarse hooldustöö puudumisel on infosüsteemi tõrgete hulk tavalisest mitmeid kordi suurem ja vastavalt on madalam kasutajate rahulolu. Sellisel juhul ei ole ostja jaoks pakutava teenuse hind kunagi põhjendatud, kui tahes madala hinnaga talle teenust ka ei pakuta.

Edukalt valitud IT-partner ja oskuslikult planeeritud hooldustööd pakuvad nii firmale kui ka tema klientidele pikaajalist kasu, mis põhineb efektiivsel ja kvaliteetsel IT-teenuse osutamisel.q

Autor: Rita Norit