Personalirisk ? mööda pääsmatu, kuid maandatav

Kuna enamik tööst tehakse tänapäeval peaga, on inimene muutunud ringi liikuvaks teadmiste pagasiks. Kui aga töötaja otsustab firmast lahkuda, peab tema oskusteabe firma jaoks säilitamisele olema juba eelnevalt mõeldud.

Ettevõtete juhid peavad personaliriski möödapääsmatuks, kuid on selle maandamiseks relvastatud nii töökorralduslike kui ka elektrooniliste lahendustega.

Kadi Lambot, Tallinna Piimatööstuse ASi juht, möönab, et alati on risk, et osa töötaja know-how?st kaob koos tema lahkumisega ettevõttest, kuid lisab, et juhtide üks ülesanne on seda riski minimeerida. ?Meie ettevõttes toetab riski minimeerimist kvaliteedijuhtimissüsteem, milles on kirjeldatud ettevõtte olulised protsessid ja igapäevase olulise informatsiooni ? protokollid, otsused, aruanded, katsetulemused, tootmisparameetrid, retseptid, partnereid ja kliente puudutav info ? säilitamise nõuded,? räägib Lambot. ?Süsteemi käivitamisel on tähtis vahet teha olulisel ja mitteolulisel ja panna paika info säilitamise vormid, et muuta see süsteemseks ja kasutamiskõlblikuks ka tulevikus. Prioriteedid tuleb regulaarselt üle vaadata ja mittevajalikust loobuda,? selgitab ta.

Kristiina Kala, CV Keskuse sisujuhi sõnul on kindlasti oluline, et uus ja vana töötaja kohtuksid omavahel ning vana töötaja kohustuseks on uue töötaja lühike koolitus. ?See pole küll alati võimalik, kuid oleks äärmiselt vajalik,? ütleb Kala. ?Samuti on väga oluline pidev töö dokumenteerimine, kas või töötajale endale, tuletamaks meelde aastataguseid kokkuleppeid. Oluline on protokollida kõiki projektis toimuvaid muudatusi, isegi kõige väiksemaid, panna kirja kliendiga kohtumisel tekkinud ideed jne.?

?CV Keskuses on kliendi- portfelli haldamine elektrooniline,? räägib Kristiina Kala. ?Kliendihaldur teeb kõikide oma tehingute ja kontaktide kohta märkmeid spetsiaalselt loodud kliendikonto alla ning neid märkmeid on võimalik vaadata nii praegustel kui ka tulevastel kliendihalduritel. Kõik kommentaarid säilivad kronoloogiliselt.?

?Oleme suhteliselt kiirelt arenev ettevõte ning kiire arenguga koos arenevad ka kindlamad ettekirjutused ja süsteemid, kuidas tööd kõige efektiivsemalt planeerida,? selgitab Kala. ?Meie firma põhiline tegevus on suunatud internetile, seega on ka meie aruandluse ja kliendihaldamise süsteemid tehniliselt suhteliselt hästi arenenud ning täiendame neid pidevalt.?

Kala arvab oma kogemuse põhjal, et asjad sujuvad iseenesest vaid ettevõtte arengu algetappides. ?Kui ettevõttel hakkab juba minema, tekib rohkem töötajaid ning suurem kliendibaas, siis ei aita enam lootus, et kõik sujub. Mida suuremaks firma muutub, seda suurem vajadus tekib kindlate reeglite ja ettekirjutuste järele,? räägib Kala.

Veljo Volt, Skorpioni Julgestusteenistuse teenindus-teenistusjuht, toetub klienditeenindusprogrammile CRM. ?CRMis on talletatud iga töötaja kliendiandmebaas. Andmebaasi haldab klienditeeninduse sekretär, kes suunab kõik klientidega seotud küsimused õigele inimesele. CRM sisaldab kliendi kohta kõiki andmeid: milliseid lepinguid on sõlmitud, milliseid probleeme on esinenud, samas on andmebaas seotud ka raamatupidamisprogrammiga, seega kajastuvad seal näiteks ka klientide võimalikud võlgnevusprobleemid.?

Samuti sisalduvad samas süsteemis inimeste päevaplaanid, jooksvad probleemid ning sissetulevad kõned. Juhatusel on võimalik süsteemi kaudu määrata inimestele käske, samuti vaadata alluvate päevakavasid.

?Juhul kui töötaja lahkub ning asemele tuleb uus inimene, ühildatakse ta andmebaasiga ja niimoodi on võimalik töö sujuvalt üle võtta,? räägib Volt.

Aivar Sirelpuu, Saku Suurhalli juht, on veendunud, et personalirisk jääb ettevõtjale alati. ?Oskustööliste korral ei ole lahkumisel tekkiv probleem nii valus, kui see on keskastmejuhtide puhul,? ütleb Sirelpuu. ?Parim on teha lahkuvale töötajale ettevõttest minek meeldivaks, ka siis, kui pooltel on sisemisi pingeid. Tuleb kokku leppida lahkumise tingimused ja tegevused sellele eelneval perioodil, töötaja osa uue inimese sissejuhatamisel ja koolitamisel.? Sirelpuu leiab, et lahkuja ahistamine ja saame- ilma-temata-hakkama-hoiak on 100% vale.

Ka Sirelpuu arvates tagab kliendihaldussüsteem ettevõtjale kindlustunde. ?Kuid juhul kui seda ei ole, on koostöös lahkujaga oluline selekteerida välja need andmefailid ja kogumid, mis aitaksid ettevõttel edasi liikuda ilma tagasilöökideta,? lisab ta.

?Tüliga lahkumise ja vallandamise puhul peab ettevõtja arvestama suurte riskidega, kui ta nende ennetamiseks midagi ette võtnud pole. Kuna juht on vastutav meeskondliku kliima eest, siis seda jälgides saab juba varakult teha ettevalmistusi nn negatiivse lahkuja halduses olevate valdkondade kindlustamisel, suunates ülesandeid ümber, viies läbi tihedamaid arenguvestlusi, projektide ja tööülesannete ülevaatusi, lisades töötaja kõrvale uusi kolleege,? räägib Sirelpuu.

Ta usub, et eluterve kollektiiv, selged põhiväärtused ja meie-arusaam kollektiivis ennetab tahtlikku oskusteabe kaasaviimist.

Kui töötaja ettevõttest lahkub, ei tohi ta ettevõtet puudutavat konfidentsiaalset teavet jagada. Seda nõuet saab reguleerida näiteks töölepinguga.

EV töölepingu seaduse § 50 p 6 kohaselt on töötaja kohustatud hoidma tööandja äri- ja tootmissaladust, kui see kohustus on ette nähtud töölepinguga. See kohustus lasub töötajal ka pärast töölepingu lõpetamist, kui pooled sõlmisid niisuguse kokkuleppe ja tööandja maksis töötajale selle kohustuse täitmise eest eritasu või andis muud hüvitust.

Kui lepitakse kokku, et töötajal on kohustus hoida äri- ja tootmissaladust ainult töölepingu kehtivuse ajal, ei pea seaduse kohaselt selle eest töötajale eritasu maksma ega hüvitust andma.

Juhul kui lepitakse kokku, et töötajal on kohustus hoida äri- ja tootmissaladust ka pärast töölepingu lõpetamist teatud perioodi jooksul, peab tööandja maksma selle eest töötajale eritasu või andma muud hüvitust. Seega tuleb töölepingus kokku leppida kohustuse olemus, täitmise periood, tasu suurus ja maksmise kord (igakuiselt, ühekordse maksena töölepingu lõpetamise päeval vms). Kehtiv seadus ei näe ette eritasu ega hüvitise suurust, seega on see poolte otsustada.

Äri- ja tootmissaladuse kohustuse hoidmine eeldab ka äri- ja tootmissaladuste kindlaksmääramist tööandja poolt (töölepingus, töösisekorraeeskirjades vm). Töötaja peab olema teadlik, millisele informatsioonile nimetatud kohustus laieneb (näiteks kliendibaasis olevad andmed, tarnetingimused).

Tööandja peab arvestama, et äri- ja tootmissaladuse hoidmise kohustuse rikkumine töötaja poolt on raskelt tuvastatav, vastutuse rakendamiseks peab töötaja süü olema tõendatud vettpidavate tõenditega (tunnistajate ütlused, dokumentaalsed tõendid jms).

Kuigi kehtiv töölepingu seadus ei sätesta töötaja vastutust juhuks, kui töötaja nimetatud kohustust rikub, on vastavalt võlaõigusseadusele (§ 1 ja 158) võimalik nimetatud kohustuse rikkumise eest töölepingusse sätestada leppetrahv. Ka leppetrahvi suurus ei ole seadusega ette antud, kuid kindlasti peaks lähtuma mõistlikkuse põhimõttest. Lepingulised õigused ja kohustused peavad olema tasakaalus. Vaidluse korral võib kohus ebamõistlikult suurt leppetrahvi vähendada.

Milline on äri- ja tootmissaladuse hoidmise kohustuse regulatsioon uues töölepingu seaduses, ei ole veel teada, kuna eelnõu on alles menetluses ja arutelud jätkuvad.

Autor: Jaana Liigand