Oma laovarude juhtimine lubab ettevõttel paremini tulevikku planeerida

Müügi- ja ostujuhid ütlevad, et vajaksid abivahendit, mis kiirendaks müügi- ja otsustusprotsessi. Pidev info­jagamine ostu- ja müügiosakonna vahel on vältimatu. Aeg-ajalt on olukordi, kus müügi­info ei jõua toote sisseostuga tegelevate inimesteni piisava kiirusega või vastupidi ? tarnetega seonduv teave hilineb müügiga tegelevate inimesteni.

Ostujuhid väidavad, et neil tuleb klientidega teha lisaks põhitööle ka müügitööd. Näiteks kui kaup on jäänud mingil põhjusel lattu seisma või kui toimub ost kliendi lattu, tuleb neil endil kliendile pakkuda laos seisma jäänud tooteid juba uute hindadega.

Kui erineva osakonna inimesed ? tehes aeg-ajalt sisuliselt sarnast tööd ? ei suuda üksteist piisavalt oma tegemistest informeerida, tekivad ebakõlad. Seda probleemi aitab lahendada ühtne juhtimissüsteem ? laovarude planeerija. Laovarude planeerija ülesandeks on viia kokku mõlema osapoole vajadused, et neil jääks pärast süsteemi kasutuselevõttu rohkem aega sisuliste otsuste tegemiseks.

Ostujuhtidega teemat arutades selgub, et siiski vajavad nad lisaks võimsale aruandlus- või analüüsikeskkonnale eelkõige lihtsat tabelit, kus oleks kogu vajaminev info olemas. Info all on siin mõeldud müügi- ja laostatistikat ning süsteemi prognoosi tulevikutellimuste osas. Eelkõige tahetakse seal näha mõõdikuid, mis annavad tervikliku ülevaate tarneahelas toimuva kohta, et ei peaks andmeid Excelis käsitsi täiendavalt töötlema ega kasutama keerulisi teoreetilisi valemeid.

Arusaadavalt vajavad ostu- ja müügijuhid infot laoseisu, müüginõudluse ja tarneahela kohta. Infokooslus on seega sama, kuid infovajaduse lähenemisnurk on eri ametikohtadel erinev. Siit ka järeldus, et lahendus eeldab süstematiseeritud lähenemist ehk nõuab selgelt määratletud ülesannet, mis paratamatult aitab organiseerida mõlema osakonna tööd.

Ärianalüüsi eesmärk ongi aidata keskastme- ja tippjuhtidel saada paremini aru ettevõttes toimuvast. Selleks ühendatakse ja tagatakse juhtimisinfosüsteemis kogu andmestik nii, et otsustusahel hoiab tasakaalus kõikide ettevõtte osade tegevused, võimaldades samal ajal interaktiivselt vaadata iga toimunud tehingut ja anda kiiresti objektiivset ülevaadet kogu ettevõtte n-ö tervisliku seisundi ja suundumuste kohta. Tekib küsimus, miks siis enamik ettevõtteid ei kasuta eelmainitud süsteeme? Välisriikides neid kasutatakse, Eestisse on need jõudnud vähe.

Ettevõtjad ise on vastanud nii, et pole suudetud kiirelt ja arusaadavalt ühendada n-ö eri keelt kõnelevaid inimesi. Eelkõige nõuavad juhtimissüsteemid paralleelseid teadmisi infotehnoloogiast ja ettevõtlusest.

Tippjuhid ütlevad, et laovarude planeerimine tuleb automatiseerida eesmärgiga vähendada laovarude täiendamisel otsustamise protsessi kiirust ja suurendada tellimise täpsust. Samuti tuleb tagada pidev infojagamine osakondade vahel, et tõsta efektiivsust, rahalises väljenduses ? suurendada tulusid ja optimeerida logistika kulusid.

Automatiseeritud laovarude planeerimise süsteem peab võimaldama mineviku müügi ehk varasema nõudluse ja olemasoleva laoseisu pealt prognoosida uute toodete sisseostmisel vajaminevat kogust ja optimaalset tellimise sagedust.

Esimene asi, mida logistikaeksperdid soovitavad teha, on võtta oma äriprotsess osadeks ja lahata iga komponenti eraldi, määrates tema mõju teistele. Kui tuua juurde eesmärgid, milleni tahetakse jõuda, siis näemegi neid kitsaskohti, mis takistavad eesmärkide täitmist.

Antud juhul on vaja määrata mõõdikud, mis annavad ülevaate toote ajaloo, hetkeseisu ja tuleviku kohta. Neid mõõdikuid ei ole palju, kuid nende abil suudetaksegi kogu lao masinavärki mugavalt ohjata.

Mõõdikud on sõltuvalt äriprotsessist erinevad, jäädes samas üldjoontes sarnaseks. Tootmisettevõtte mõõdikute kirjeldamine on keerukam, hulgimüügi puhul on see tunduvalt lihtsam. Kui mõõdikud on määratletud, siis on vaja leida vahend nende jälgimiseks. Üheks võimaluseks on võtta kasutusele eelmainitud juhtimisinfosüsteemid, mis valmivad n-ö rätsepatööna.

Teatud kliendimassi ja tootenomenklatuuri juures hakkab paratamatult tekkima olukord, et ei jõuta piisava täpsusega kliendivajadusi hinnata ja teiselt poolt ei suudeta ka ettevõtte enda jõudlust objektiivselt prognoosida. Seda suuremat vajadust nähaksegi toodete tellimise automatiseerimisel. Eristades olulise ebaolulisest, saadakse lahendus, mis aitab jooksvalt tellida õigel ajal õiget toodet õiges koguses.

Info toote ajaloost ja olemasolevast laoseisust on reeglina täpne, ebatäpseks kipub jääma juhuklientidele mõeldud tulevikutellimuste prognoosimine. Kuidas tagada, et tulevikku käsitlev info oleks võimalikult täpne?

Osa ettevõtteid tellib tooteid täpsusega 80%, teades muutujaid, mida vajavad tuleviku toote tellimusmäära selgitamisel. Oluliseks teguriks, mis aitab tellimisel vajalikku kogust hinnata, on kokkulepped klientidega. Samuti on neil firmadel ülevaade, mis kliendi ja mis perioodi kaupa laos hoitakse. Ka teavad nad tooteid, millel ei saa määratleda konkreetset klienti (kes pole püsiklient). Juhukliendi puhul sõltub palju juhusest, aga ka varasemaist müüginäitajaist.

Teatud valdkonnis sõltub müük hooajast, seda infot kasutatakse prognoosides täiendava muutujana. Juhuslikkuse vähendamiseks muudetakse kampaania abil ost poolteadlikuks, pakkudes toodet õigetele kliendisegmentidele.

Laovarude planeerimine sõltub eelkõige ettevõtte osapoolte tööst, mis eeskätt tähendab operatiivset infovahetust. Teatud sisendite lisamisel ja majandustarkvara kasutamisel võib saada piisavalt täpset infot, mida plaanivad näiteks müügi-, turundus- ja logistikaosakond.

Olukorda lihtsustab see, kui leppida kliendiga kokku, et vajadusel tellitakse toode tehasest, ilma igaks juhuks laovarusid hoidmata.

Prognoosimisel on komplitseerivaks teguriks projektimüügid. Näiteks ehitab klient maja ja tellib tooteid ühekordselt. See muudab prognoosimise raskemaks. Siis on vaja head koostööd müügiosakonnaga, mis suudab eelarvet tehes järgida näiteks ehitustehnoloogiat, et sobivaid tooteid võimalikesse projektidesse paremini planeerida.

Läbi aastate oleme täiustanud ostu- ja müügiinimeste vahelist infoliikumist, talletades seda erinevatesse programmidesse. Vale või puudulik info võib põhjustada firmale suuri rahalisi lisakulutusi ning uuesti info kogumine ja analüüsimine on tülikas ja aeganõudev protsess.

Abivahend, mis koondaks vajamineva info ühte andmebaasi ja lubaks seda kuvada vastavalt kasutaja soovile ? ning kus saaks paindlikult ja lihtsalt luua uusi analüüsimeetodeid ?, on tööriist, mis aitaks tõsta töö efektiivsust. Samuti parandaks ka lõpptarbijale suunatud teeninduse kvaliteeti.

Ilma osakondadevahelise koostöö ja infojagamiseta ei saa edukalt funktsioneerida ükski ettevõte. Seega on igati teretulnud aruandlussüsteem, kus on võimalik koos näha nii müügistatistikat, laostatistikat kui ka ostuennustust. See säästaks inimeste tööaega ja õpetaks neid iseseisvamalt töötama, andes samas

tervikliku pildi kogu tarneahelast.

Otsus ostude planeerija kasutuselevõtu vajalikkusest peaks sündima erinevate osakondade inimeste ühisotsuse alusel.

Autor: Sergo Kont