Firma põhitegevus tuleb tagada ka kriisi ajal

Väiksemaid kriise esineb meil iga päev. Suurema kriisi korral nagu kontoripõleng, kõvaketta hävimine, kriitilise seadme oluline rike võib põhitegevus seiskuda pikaks ajaks ning kahju olla tõsine.

Kahju minimeerimiseks on mõistlik sel hetkel minna üle alternatiivsetele lahendustele. Talitluspidevuse plaani ülesanne on eelnevalt alternatiivid läbi mõelda ning kriisideks valmis olla. Tegemist ei ole IT-põhise plaaniga, vaid tööprotsessi kriitilisi ressursse ning neid valitsevaid ohte tervikuna vaatleva tegevuskavaga.

Talitluspidevusplaan on tihedalt seotud taastusplaaniga. Talitluspidevusplaan kirjeldab, kuidas hoida ettevõtte protsesse töös mõne vajaliku süsteemi või ressursi puudumisel. Taastusplaan on tegevuskava ressursi või vajaliku süsteemi taastamiseks.

Näiteks kui e-post ei toimi, saab pea sama kiiresti suhelda telefoni või faksi teel. Talitluspidevusplaanis on loetletud vajalikud kontaktid telefoni- ja faksisuhtluseks. Selle intsidendiga seotud taastusplaan kirjeldab, kuidas e-posti süsteem uuesti töökorda saada. Ühe talitluspidevusplaaniga võib olla seotud palju taastusplaane.

Talitluspidevusplaani on eelkõige vaja ettevõttel, millel tööseisak võib kaasa tuua suurt kahju. Näiteks toob sorteerimismasina juhtarvuti rike puidutöötlemisettevõttes kaasa kogu töötlemisprotsessi seiskumise ning tekib kaos logistikas.

Igal pool, kus automatiseeritud süsteem on omandanud kriitilise tähtsuse põhiprotsessi toimimises, toob vastava süsteemi häire kaasa põhitegevuse katkestuse ning tõenäoliselt kahju saamata jäänud tulu näol.

Talitluspidevusplaan määratleb, millal on tegu kriisiga, kes kriisi eest vastutab, kuidas toimub teavitamine ja millised tegevused kriisi korral käivitatakse. Kõige üldisemalt peab saama vastuse küsimusele - kuidas ma saan oma töö tehtud, kui töö tegemiseks mõeldud oluline ressurss veab alt.

Kui elektrooniline tellimissüsteem enam ei tööta, võib võtta tellimusi vastu faksi või telefoni teel ja edastada need tellimuse täitjatele. Kui tootmishoone maha põleb, jätkake tellimuste täitmist kas või konkurendi juures. Kui vajalik võtmeisik on kättesaamatu, võtke välja tema igapäevaste tööde kirjeldused ning jooksev aruandlus ja andke töö edasi tema asendajale või sobivate oskustega inimesele.

Äritegevuse jätkuvuse tagamise planeerimine peab algama äriprotsesside katkemist põhjustada võivate sündmuste väljaselgitamisest. Seega tuleb tunda põhiprotsessi ja tugiprotsesse ning neid teenindavaid süsteeme ja ähvardavaid ohte.

Iga süsteemi/ressursi juures määratlege, kas ja kuidas ilma selleta hakkama saadakse ning kuidas normaalne olukord taastatakse. Samuti see, kas vastuse võti peitub alternatiivsete tegevuste kulude ja ärahoitava kahju suuruses. Kui alternatiivtegevuste kulud on võimalikust kahjust suuremad, on pigem mõistlik oodata ressursi taastamist.

Kui ettevõtte ainuke tootmishoone koos kalli sisustusega on hävinenud, pole tõenäoliselt võimalik tootmist jätkata. Kahtluse alla võib seada ka uue ehitamise ja sisustamise. Ettevõtte kahjusid (tellimuste mittetäitmisest) võib vähendada eellepingu olemasolu partneri või konkurendiga tootmise jätkamiseks nende juures.

Talitluspidevusplaani koostamise eel on mõistlik teha riskianalüüs, mis selgitab välja ettevõtte ohud ja nõrkused ning seab nad riskimäärale vastavalt pingeritta. See annab võimaluse keskenduda plaani koostamisel riskantseimate kohtade analüüsimisele ja nendega seotud alternatiivsete tegevuste planeerimisele.

Oluline on määratleda, kellel on volitused kriisi väljakuulutamiseks ning kes on kriisijuht. Otsus ei pruugi olla kerge, kuna alternatiivsete tegevuste käivitamine võib kaasa tuua olulisi muutusi tööprotsessis ning kulusid uute ressursside kaasamiseks. Kriisijuht on inimene, kelle poole kriisis kõik pöörduvad ja kes peab leidma vastused kõikidele probleemidele.

Kriisikava tuleb koos töötajatega harjutada

Tegevuskava kriisi ajal ei pruugi olla keeruline ja kallis. Läbimõtlemata ja töötajate poolt läbi proovimata kava ei õnnestu aga erakorralises situatsioonis rakendada.

Alternatiivtegevusi ja taastusoperatsioone tuleb harjutada ja testida. Talitluspidevusplaani tuleb regulaarselt üle vaadata ning vajalikke varusid või tegevuskavasid ettevõttes toimunud muutusele vastavalt kohendada.

Talitluspidevusplaan näitab ettevõtte küpsust. Valmisolek erakorralisteks juhtumiteks annab omanikele ja partneritele kindluse, et ka õnnetuse puhul ei jää teenuse osutamine või tootmine seisma. Riskianalüüs, talitluspidevusplaani ja taastusplaanide koostamine annab võimaluse teada nõrku kohti ning planeerida vastumeetmeid. Pole vaja eriharidust, et olulisemaid riske maandada. Igaüks saab kohe midagi ette võtta.

Autor: Erkki Leego