Juhtimistegevuste määratlemine vähendab juhuslikkust

Paljud alluvatega seotud juhtimistegevused on sageli ebaregulaarsed ? mõni juhi läbiviidav hea ettevõtmine raugeb või leiab kasutamist juhuslikkuse printsiibil. Näiteks 15 inimesega firma tegevjuht alustab ühisvisiitide läbiviimist oma alluvatega ja käib iga müügiesindajaga korra kaasas ning toetab teda ja annab pärast ka tagasisidet. Hea algatus on järgmisel aastal palju juhuslikum ja ühisvisiidile minnakse müügiesindajaga siis, kui juhil see mõte uuesti tekib.

Teise tõhusa juhtimistegevuse ? koosolek ? läbiviimine ühes Eesti suures hulgimüügifirmas toimub iga kord erineval ajal. Algul üks kord nädalas neljapäeval, siis üks kord kuus ja koosoleku päev lepitakse tihti alles päev enne toimumist kokku. Kannatab aga info levik, töötajate enda töö planeerimine ja võib väheneda ka meeskonna kui terviku tunnetamine.

Üsna sagedane on ebaregulaarsus arenguvestluste läbiviimisel. Ühel perioodil lükkub vestlus edasi näiteks kaks kuud, teisel perioodil toimub varem ning võib olla jääb kolmas periood mõne töötajaga üldse vahele. Seega üks võimalus saada ja anda tagasisidet tehtud töö kohta ning arendada seeläbi alluvat (ja ka juhti ennast) on seetõttu vähem.

Sarnaseid näiteid võib tuua firma müügiesindajate aastakoosolekust, tulemusvestluste läbiviimisest, koolituse või müügivõistluse ebareeglipärasest korraldamisest müügiesindajate vahel, teenindajate kõnede lindistamisest jne.

Põhjusi planeeritud tegevuste mittetoimumiseks leiab alati: majanduslangus, uued seadused, palju tööd, vähe aega jne. Tegelik põhjus ilmselt on palju lihtsam: pole paika pandud, mida juht oma töötajatega aasta lõikes teeb, alustades ühest päevast, nädalast, kuust, kvartalist ning liikudes edasi poolaasta, aasta ja võib-olla veel pikemas perioodis planeeritavate juhtimistegevusteni.

Raamatupidaja tähtajad maksuameti ees või müügiesindaja planeeritud tegevused klientide lõikes on loomulik osa tööst kõigis toimivates ettevõtetes ja need viiakse täpselt määratud ajal ellu.

Juhtimistegevuste pikem planeerimine töötajate lõikes on sageli aga teisejärguline või jääb poolikuks. Samas on prognoositavuse suurendamiseks firmas vaja vähendada juhuslikkust ja suurendada süsteemsust. Lihtne võimalus selleks on täpselt fikseerida tegevused, mille abil juht saab oma alluvat piisavalt toetada ja saada tagasisidet tema tegevuste kohta.

Hea tulemuse saavutamiseks tasub juhil fikseerida alluvatega läbiviidavate tegevuste arv aastas ja toimumise aeg ning koostatud mudeli elluviimiseks informeerida alluvaid planeeritavast võimalusel aasta aega ette.

Kui ?mida teha? on määratletud, saab juht analüüsida, millist infot või abi tal on vaja erinevate tegevuste teostamisel ehk juht saab tõhustada tegevusi.

Autor: Jaanus Viese