Juhtimistarkvara juurutamise edukus sõltub juhi ajast

Kas usaldad oma töölaua koristamise koristajale?

Kindlasti mitte. Näiliselt võib töölaual olla asju virnades ja võõrale inimesele võib tunduda, et sellest segadusest ei ole võimalik midagi üles leida. Aga sina ise võid unepealt öelda, mitmendas virnas mingi tähtis dokument on.

Sama on ka juhtimistarkvaraga. See on ehitatud juhi tarbeks. Pole olemas õiget mõtlemist ja raske on liigitada, et ühed juhid mõtlevad nii ja teised naa. Nagu töölaual, nii on ka juhtimislaual (s.o juhtimistarkvara üks ekraanipilt) olulised detailid.

Üks juht vajab otsustamiseks kasumi numbrit, käivet, marginaali ja nende võrdlust eelarvega. Teine juht vajab lisaks veel uute klientide arvu, uue kliendi võitmiseks tehtava kulu suurust ja kaotatud klientide arvu.

Kolmas juht tahab näha ka klientide elukaart ja tulude suurust elukaare järgi ning segmenteerida kliente paremaks teenindamiseks. Seega, et saada just juhile sobiv juhtimistarkvara, peab juht ise panustama oma aega juhtimistarkvara kujundamiseks ja varuma aega ka selle projekti teostamiseks.

Porbleeme tekitab paralleelsete suurte projektide arv. Meil kõigil on teada, et ööpäevas on 24 tundi. See on limiteeritud aeg, mille jooksul tuleb kõik tähtsad toimetused jõuda ära teha.

Igal inimesel on teha oma tavatöö ja uued projektid on inimesele enamasti lisakoormus. See lisakoormus võib sõltuvalt projektist aga tihti võtta enamiku tööajast.

Ehk uusi projekte tuleks ajastada perioodi, kus tavatööde maht on väiksem. Või siis mõelda sellele, kas uue projekti juurutamise ajaks on võimalik osa tavatöid kellelegi teisele delegeerida.

Kui juurutusprotsess jagada osadeks, siis umbes 1/5 ajast võtab firmale sobiva süsteemi väljamõtlemine.Vajaliku kontseptsiooni loomine, andmemahu määratlemine ja ekraanivaadete disainimine. 2/5 ajast kulub süsteemi tehnilisele ülesehitusele, 1/5 testimisele ja 1/5 muudatuste elluviimisele.

Seega langeb umbes pool töömahust tellijafirma õlgadele - näiteks osalemine kontseptsiooni väljatöötamises ja ekraanivaadete disainimises, osalemine testimises, muudatuste läbiviimine firmas.

Projekti õnnestumiseks on vaja, et projektil oleks juht. Juht just tellijafirmast. Võimalik, et juhtimistarkvara ei hakka kasutama ainult tippjuht, vaid ka keskastmejuhid ja analüütikud. Kõigil neil on omad soovid.

Parema tulemuse saavutamiseks on oluline, et firmas on inimene, kes need erinevad soovid kokku võtab ja n-ö kätt pulsil hoiab, et kõik saaks tehtud just nii, nagu firma paremaks toimimiseks vaja oleks.

Projekti tellimiseks võib olla erinevaid ajendeid. Selle võib tellida selleks, et vabastada töötajad rutiinsetest tegevustest, nagu näiteks perioodiline andmekogumine, kopeerimine Excelisse, aruande kujundamine, Excelisse sisestamise vigade otsimine ja parandamine.

Tarkvara võib tellida ka seepärast, et kõik edumeelsed firmad on selle tellinud. Samuti võib tekkida vajadus saada oma infot, mida siiani ei olnud, näiteks klientide jääktulu ja võlgnevuse kohta. Arvatavasti on firmale kahjulikum, kui klient on paar päeva miljoni võlgu kui kuu aega paarsada krooni.

Juhtimistarkvara võib kasutada ka selleks, et jagada töötajatele infot. Töötajad ei peaks raamatupidamisest finantsinfot ootama, vaid neil oleks endal võimalus seda vaadata. Kui firmas on mitu majandustarkvara, on otsustamiseks vaja näha samaaegselt mõlema süsteemi infot.

Kindlasti on kergem projekti ellu viia, kui projekt on juba aegsasti planeeritud ja eelarves on selle projektiga arvestatud.

Samas on mõnes firmas juhtimisinfosüsteemi tasuvusaeg alla aasta. See tähendab, et projekti juurutamiseks tehtavad kulud on väiksemad kui temast aastaga saadav tulu - kas siis töötajate töömahu vähendamisega või õigemate otsustega.

Juhtimistarkvarasse andmeid ei sisestata, vaid need võetakse operatiivtarkvarast.Seega on juhtimistarkvara juurutamise eelduseks, et andmed oleksid elektroonilisel kujul kusagil olemas.

Juhtimistarkvara jaoks ei ole oluline, kas operatiivandmed on Exceli tabelites, veebi-lehel, tekstifailis, mingis majandustarkvaras või hoopiski mitmes majandustarkvaras. Oluline on, et nad on elektroonselt olemas.

Autor: Erle Kildjer