Kliendiüritus korralda või vee all

Tänavu 26. veebruari pärastlõunal toimunud ASi DHL Estonia uue logistikakeskuse avamisüritusele oli kutsutud 300 klienti ja koostööpartnerit. Lisaks osalesid üritusel DHLi maanteetranspordi osakonna töötajad. Nimetatud osakonnas arendusspetsialistina töötava Eneli Tüüri sõnul esinesid kolmetunnisel üritusel Maarja-Liis Ilus ja trikimees Jürgen Veber. Õhtut juhtis Tõnis Milling, kelle juhtimisel korraldati mitmeid mänge, näiteks heade soovidega täidetud paberlennukite loopimist.

Auhinnad olid lisaks lennuvõistluse parimale välja pandud ka kahveltõstukite võidusõidu võtjale. Mängud olid Tüüri sõnul mõeldud eelkõige külalistele, kuid selleks et ots lahti teha, osalised nendes algul ka mõned DHLi töötajad.

Tüüri sõnul on kliendiüritus, kus kliendiga kohtuda ning näidata enam kui igapäevane töö, kindlasti vajalik. "Kuna klientidele oli juba ammu räägitud peagi avatavast uuest logistikakeskusest, oli selle neile tutvustamine iseenesestmõistetav," ütleb ta. Ta lisab, et esinejad olid avamisüritusele kutsutud, et rohkem osalejaid kohale meelitada, niisama logistikaruume ju inimesi eriti vaatama ei tõmba.

DHLis korraldatakse Tüüri sõnul kliendiüritusi aastas kokku kümnekonna ringis. Tuntud on firma kevadest sügiseni peetavad golfiüritused suurklientidele, toimunud on ühiseid sushivalmistamisi ja muid põnevaid tegemisi.

"Kliendiürituse õnnestumise tagamiseks on vaja varakult paika panna korralik plaan, millal miski toimub ja kes toimuva eest vastutab," teab Tüür. "Loomulikult tuleks ka läbi mõelda, kellele ja miks üritus mõeldud on."

ASi Liviko juba traditsiooniliseks kujunenud iga-aastastest kliendipidudest viimasel esinesid Rock Hotel, Lament ja Dr. Alban, töötasid tasuta juuksur ning fotograaf ja show-baarmenid.

Peol sai ennustada tulevikku, proovida tugevust jõumasinatel, eraldi ruumis toimus striptiisisõu. Neli tundi kestnud üritusel tutvustati ka alkoholitootja impordi veiniportfelli ning uudistooteid.

Liviko turundusjuhi Liivi Tadolderi sõnul on sedalaadi üritusi korraldatud viis-kuus aastat. Eelmise aasta 19. oktoobril Eesti Näituste hallis toimunud viimase kliendipeo puhul oli tegu 70ndate ajastuga, inspireeritud filmist Saturday Nigth Fever ja kandes pealkirja Friday Night Fever.

Kohale tulnud tuhandest külalisest oli Tadolderi sõnul vähemalt kahel kolmandikul riietuses vähem või rohkem stiilile vastavaid detaile ja aksessuaare.

Tadolderi sõnul peab nii rahaarvu kui ka ruutmeetrite poolest suurel üritusel olema kaasahaarav programm, kusjuures sõnalist osa võiks olla vähem, kuna tähelepanelikumalt jälgitakse just tantsuosa või ansambleid, muul ajal kiputakse omavahel vestlema.

Tadolderi sõnul on igal aastal kutsutud üritusele ka mõni välismaa esineja, keda külalised tunneksid ja kelle laule nad teaksid ning saaksid kaasa laulda. Üritustel on välisesinejatena üles astunud Bad Boys Blue, Boney M, FR David ja teised.

Korraldusliku poole pealt soovitab Tadolder kujutleda ennast kutsutud kliendi asemele ning mõelda sellele, kas korraldaja ise omal peol külalisena üritust naudiks või mitte. "Appi võiks kutsuda kindlasti ka spetsialistid," leiab ta.

Eelmise aasta septembris Eestis müüdavate neljarattaliste nimekirja lisandunud Briti sportautotooja Lotuse mudelite tutvustamiseks korraldas AS Auto 100 väärika esitluse. Uudishimulikud said Lotuseid uudistada Eestis resideeriva Briti suursaadiku Nigel Haywoodi residentsis. Üritusel osalesid lisaks Lotuse asutaja Colin Chapmanile poeg Clive Chapman ning siinse esinduse, Lotus Tallinna juhataja Jussi Pärnpuu. Muusikat esitas Mart Sander & Estonian Brass Band.

Valikut korraldada autoesitlus Briti suursaadiku residentsis põhjendab Pärnpuu: "Ei ole midagi britilikumat kui Lotus, see on selle automargi DNA." Kõige olulisem on korraldatava ürituse atmosfäär, lisab Pärnpuu. Kui üritus otsustatakse korraldada, on järelikult olemas mingi sõnum, mida edasi anda tahetakse. Sõnumit aga kannab edasi õige atmosfäär - ürituse koht, esinejad, catering - kõik kokku. "Kõige tähtsam on külalise saadav subjektiivne tunne, mitte objekt, mida näidatakse eest ja tagant, pealt ja alt," ütleb Pärnpuu. Ilma õige atmosfäärita pole üritusel mõtet, see toimiks ainult juhul, kui esitletav objekt oleks ennenägematu. "Kui esitlus toimub aga Eestis, siis vaevalt et toode ennenägematu on," lisab ta.

AS Onninen korraldab igal suvel kliendipäevi Tallinnas, Tartus, Pärnus ja Jõhvis. Onnineni büroojuhi Kaja Vahari sõnul on taoline klientide meelespidamine ja vahetu side, kus klientidele pakutakse süüa ja juua ning midagi silmale ja kõrvale, ärilistele kontaktidele hädavajalik.

Eelmise aasta suvel toimunud Onnineni kliendipäevadel õpetasid Kaie Seger ja tema tantsutüdrukud vaatajatele line-tantsu, närvikõdi pakkus trikirattur Martin Heinmets ning muusikalisi vahepalu esitas Avo Joala saksofonikvartett. Ehkki Vahari sõnul esialgu eriti tantsima ei kiputud, suutis Seger rahva laua tagant peagi püsti saada, nii et lõpuks oli üritusel moodustunud tantsurivi päris pikk.

Õhtujuht Madis Ligi taktikepi all pakuti ligi sajakonna kokku tulnud külalisega toimunud väliüritusel ka karastusjooke ja grillitud toite. Päeva lõpetas tort ning üllatus väljaloositud 3000kroonise kinkekaardi näol.

Positiivne kaja jõuab Vahari sõnul enim firmasse tagasi klienditeenindajate kaudu, kes klientidega päevast päeva kokku puutuvad. "Seda, et üritust on oodatud, näitab, et kes on sellel ühel aastal osalenud, tuleb sinna ka järgmisel," lisab Kaja Vahar.

OÜ Krimelte on korraldanud oma kliendipäeva lõpetuseks sukeldumisõppe Kalev Spas. Vesisel üritusel osalesid Rumeenia tütarettevõtte juhid ning kliendid ja mõned Krimelte müügiinimesed. Kokku oli sukeldujaid kahekümne ringis. Kogu grupi peale oli Sebaki Sukeldumiskeskusest tellitud ka kaks instruktorit.

Ürituse korraldamisega seotud OÜ Krimelte tootearenduse assistent Annika Orusalu sõnul räägiti alul lahti teooria, kuidas varustus selga käib ning kuidas vee all hingata. Seejärel mindi paarikaupa vette, et sukeldumist proovida. "Ma küll kardan veidi vett, aga käisin ikka põhjas ära. Kõik osalejad käisid põhjas ära," räägib Orusalu.

Orusalu sõnul olid kliendid, kellest paljud polnud varem sukeldumist proovinud, positiivselt üllatunud, et üritus polnud tavaline.

"Kuna meie tegevusala on suures osas seotud ehitusega, mis on küllaltki meestekeskne ala, sobis sukeldumine õhtu lõpetamiseks hästi. Mehed on ju altimad uusi asju proovima," ütleb Orusalu, lisades, et sukeldumine sobib samas väga hästi ka naistele.

Rahvusvaheliste ürituste puhul on oluline planeerimist alustada 6, suuremate ürituste puhul isegi 6-12 kuud varem. Nii läheb majutuse ja transpordi korraldamine organisatoorses ja eelarvelises mõttes lihtsamalt.

Juhul kui tegu on ulatusliku muutusega ettevõttes, mitte üritusega, mille eesmärk on ennast kliendile ja koostööpartnerile meelde tuletada, tuleks teha kõik, et sõnum oleks tugevalt ja täpselt esitatud, nii et kõik sellest aru saaksid.

Kliendiürituse eel võiks ettevõte teha siseturundust, et töötajad teaksid, milline üritus ja mis eesmärgil on tulemas, eriti käib see müügitiimi kohta.

Igale müügiinimesele võib anda ülesande vormida sõnum, mida edasi tahetakse anda, 30sekundiliseks müügikõneks, et kliendile ei jääks muljet, nagu oleks kõigile lause sunniviisiliselt suhu pandud.

Proovida võib loomingulist lähenemist: leida riime, räppida, teha luuletust, kasutada erinevaid võõrsõnu. Kuna inimestele meeldib naerda, võiks lause olla võimalusel ka humoorikas.

Üritusele ei tasu külalist kutsuda liiga vara, nii võib laheda disainiga või intrigeeriva sisuga kutse küll algselt huvi tekitada, kuid hiljem unustuse hõlma vajuda. Enne päris kutset võiks saata e-kirjaga eelteate, mis ärataks huvi ja millele võiks mõne aja pärast järgneda õige kutse detailsema infoga.

Optimaalne aeg kutsete saatmiseks on 2-3 nädalat, välisreisiga seonduvate ürituste puhul 1-3 kuud enne üritust.

Kliendiüritusel võib teha põhimõtteliselt mida iganes, aga sisu peab toetama ürituse eesmärki ja pigem võiks lüüa sisu ja kvaliteediga, mitte massiga.

Tähelepanu tuleks pöörata nii detailidele kui ka kogu ürituse vormilisele ja sisulisele ühtsusele. Personali riietus, muusika, valgus, väikesed üllatuskingid ja detailid, mille puudumist keegi ei märka, aga mille olemasolu tekitab positiivse emotsiooni, jäävad meelde ja toetavad ürituse üldist kontseptsiooni.