Kolimiseks võta varuga aega

Kaks aastat tagasi, 2012. aasta alguses käivitas If Kindlustus uue kontoripinna leidmise ja seniste hoonete müügi projekti. Nüüd, tagantjärele vaadates, hindab ettevõtte haldusosakonna juht Algis Suik projekti pikkust optimaalseks. „Keerulisemaks ja pikemaks muutis protsessi soov lahendada ühekorraga nii uue kontori leidmine kui olemasoleva müük,“ selgitas ta ja lisas: „Ainult uue üüripinna leidmine oleks kindlasti kiiremini läinud.“

Tema sõnul on keeruline öelda, milline on mõistlik aeg uue äripinna leidmiseks ja kolimiseks. Pigem tuleb võtta arvesse paljusid asjaolusid. „Küll aga julgen soovitada pigem varuda aega rohkem kui vähem. Aega kipub alati väheks jääma.“

Mõtteid uuele äripinnale kolida mõlgutas If Kindlustus juba aastaid, sest senine pind oli muutunud ebaefektiivseks nii halduskulude kui ka ruutmeetrite poolest töötaja kohta, rääkis Suik. Kindlustuse töötajad jagunesid kahe maja vahel, mis ei olnud logistiliselt parim lahendus.

Uue kontori puhul tõi Suik eraldi välja If Kindlustuse hea läbisaamise majaomaniku esindajaga, tänu millele on kolimise järel tekkinud muredest enamus leidnud kiire lahenduse. „Praegu võib murekohaks pidada parkimist, sest esialgu kokkulepitud kohtade arv pole tänase seisuga siiski piisav,“ selgitas ta.

Mõtle läbi olulised valikukriteeriumid.  „Kriteeriumeid oli mitmeid: asukoht, ruumilahenduste paindlikkus, parkimisvõimalused, energiaefektiivsus, üürihind. Kindlat tähtsuse järjekorda me ei seadnud, vaid vaatlesime objekte tervikuna. Vähetähtis ei olnud ka pakkuja taust ning võimekus pakutav pind kokkulepitud ajaks üle anda,“ rääkis Suik. Kolmveerand kogu otsinguprojektist peaks olema variantide analüüs ja läbirääkimised. „Lihtne nõuanne: üheksa korda mõõda, üks kord lõika,“ soovitab Suik meeles pidada ka kinnisvara valimisel.

Kahanda valikut vooru kaupa. „Saime äripinnapakkumisi umbes 15, millest mõned olid tõsisemalt läbi kaalumata ning konkreetse nägemuseta,“ ütles Suik. „Esimese valikuvooru tulemusel jäi sõelale 5 pakkumist, millele palusime lisainformatsiooni ning andsime võimaluse pakkumisi isiklikult tutvustama tulla. Lõppvooru pääses kolm pakkujat, kelle seast valisimegi välja Ülemiste City.“

Tööta läbi üürileping. „Kindlasti ei tohiks koheselt ja kinnisilmi nõustuda pakutava üürilepingu tingimustega. Vaikimisi on need üürileandja poole kaldu,“ selgitas If Kindlustuse haldusosakonna juht.

Tunne huvi, kes on sinu üürileandja. „Sõltuvalt üüriperioodi pikkusest tuleb vähem või rohkem arvestada võimalike muutustega ruumivajaduses, samuti muutub pikema perioodi puhul märksa olulisemaks ka üürileandja jätkusuutlikkus ja huvi täita oma rolli pikas perspektiivis.“

Selgita, mis on üürileandja tegelik huvi. „Veel valmiva üüripinna valikul oleks oluline selgeks teha, kas pakkumise teinud arendajast saab ka tulevane üürileandja või on selleks mõni teine isik. Mitmed meile tehtud pakkumised olid nö arendajapakkumised, kus hilisemaks üürileandjaks või operaatoriks olnuks tõenäoliselt teine isik,“ tõi Suik näite.

Töötajate kaasamine otsustesse. „Oluliste otsuste tegemiseks oli meil ellu kutsutud juhtgrupp, kes käis koos vastavalt vajadusele,“ rääkis Suik. Töötajaid kaasati tema sõnul uue kontori väljavalimise järel ja kolimisperioodi lähenedes üha enam. If Kindlustuses moodustati töögrupp uue kontori pehmete väärtuste kujundamiseks, intranetti tehti rubriik, kus töötajad said kolimise kohta küsimusi ja ettepanekuid esitada. Vahetult enne kolimist korraldati töötajatele infotunnid ja nimekonkurss uue kontori 15 koosolekuruumi nimetamiseks.Kogemuslikud kolimissoovitused

Alusta kolimise ettevalmistamist aegsasti. „Ettevalmistav periood algas pakkumiste võtmisest ja kulmineerus viimaste asjade kokku- või ülespanekuga uues kontoris. Kokku oli seda umbes pool aastat. Tihedam suhtlemine kolimisfirmaga algas umbes kuu enne kolimist,“ rääkis If Kindlustuse haldusosakonna juht Algis Suik.Kolimisteenust valides otsi firma kohta sõltumatut tagasisidet. „Kuigi hind on oluline, ei tohiks see olla peamine valikukriteerium,“ soovitas haldusjuht.Kolimisprotseduur tuleb kolijatega võimalikult detailselt paika panna. „Kunagi pole liiast kokkulepitu veel kord üle kontrollida.“Võimalusel hajuta kolimist. Varem saab ära kolida kõik selle, mida iga päev ei kasutata. „Seadsime endale eesmärgiks tööpäevi kolimisega seoses mitte kaotada ja tänu hajutamisele saime põhikolimise tehtud reede õhtu ja laupäevaga,“ rääkis Suik.Määra kolimise koordinaator. „Kindlasti peab olema üks kindel isik, kes kogu kolimist koordineerib. Tema peab tagama ka kõigi töötajate informeerituse,“ ütles Suik.Väldi keerukaid graafikuid ja skeeme. „Oluline on teada, millal keegi midagi tegema peab, mis peab olema pakitud ja mis tuleb ise kaasa võtta ning kuidas algab töö uues kontoris.“Kolimisinfot ei ole kunagi liiga palju. „Kui töötajatel on küsimusi, oleks soovitav küsida ja vastata nii, et kõik asjassepuutuvad sellest teada saaksid. On valiku küsimus, kas kanaliks on intranet, infotunnid või e-kirjad,“ rääkis haldusosakonna juht.

Kolimine päästis ruumipuudusestLVM Kinnisvara juhatuse liige Ingmar Saksing:Kolisime aasta alguses oma Pärnu Rüütli tänava büroo ümber suuremale pinnale Endla teatri majja. Kolimise põhjus oli ruumipuudus ja asjaolu, et meeskond vajab lähiajal lisa.Loomulikult tahame luua mugava töökeskkonna, sest kontoris veedame me rohkem aega kui kodus. Samas tahame, et meie kliendid saaksid kontorile autoga ligi, kuid Rüütli tänaval ei olnud see võimalik. Veel on oluline ligi pääseda ratastooliga ja palju annab juurde bussipeatuse lähedus. Kõik need tingimused on meil uues kohas täidetud. Keskkond peab olema mugav, sest inimesed eelistavad kohti, kus käivad ka teised inimesed. Uus äripind annab meile ka suure aknapinna, mida saame kasutada reklaampinnana. Meil on pakkumisel Pärnus keskmiselt 500 objekti aga need ei mahtunud kaugeltki ära meie Rüütli tänava kontori aknale. Uues kontoris on välja pandud ka LVM Kinnisvarale kuuluv suurim Pärnu linna vaateid kujutav kunstikogu. Kolimine läks valutult, kuna kogu kontorimööbel on valitud selline, et ühe tunniga jõuab selle kokku panna, uuele pinnale viia ja uuesti üles panna.

Hind ei peaks olema põhikriteeriumKolimisteenuse Move On OÜ tegevjuht Margus Jõesaar:Kolimist tasuks planeerida võimalikult pikalt ette. Varuge aega planeerimisele ja jätke seda ka  kolimisfirmale. Näiteks keskmise või suure ettevõtte puhul on üks kuu etteteatamisaega piisav. Kolimise hinda aastaaeg ja ilm ei mõjuta, kuid hinda tõstab kiirteenus, näiteks kui tellida kolimine vaid paaripäevase etteteatamisega. Kolimise hind aga ei peaks valiku tegemisel ainus kriteerium olema. Turul on ettevõtteid, kes teevad esialgu küll paremana näiva hinnapakkumise, kuid ei suuda tagada kvaliteeti või on liiga aeglased ja seetõttu kannatab ümberkolitava ettevõtte töökorraldus. Usaldust ei saa osta, see tuleb välja teenida!

Autor: Kadrin Karner, Ave Lepik