Nipid, mis aitavad päriskontorist eemal olles tööl hästi sujuda

Tulenevalt hetkeolukorrast nii Eestis, kui maailmas tervikuna, on tavapärasest tunduvalt rohkem neid inimesi, kes peavad kodus töötama.

Loomulikult sõltub palju konkreetsest situatsioonist ja ilmselt ei saa päris kõike distantsilt teha, kuid nii-öelda tavapärasemaid kontoris aetavaid asju saab eemalt ajada küll. Käib ju enamik tööst kasutades e-posti ja telefoni. Neile kahele lisaks peetakse aga ka planeeritud koosolekuid, arutatakse asju näost-näkku suheldes, vahetatakse erinevaid dokumente jne. Seega ei ole kaugtöö võrreldes tavapärasega päris sama, kuid sõltuvalt tegijast ja kasutatavatest töövahenditest ei pruugi lõpptulemuse vaatest ka palju erineda.

Selleks, et päriskontorist eemal olles töö tegemine võimalikult hästi sujuks, toome ära mõned soovitused, mida tähele panna ning milliseid vahendeid kasutada.

Füüsiliste vahendite puhul on kõige aluseks loomulikult arvuti, kuid lisaks sellele võiks võimaluse korral kasutada veel mõnda lisaseadet. Palju annab siin juurde väline monitor. See muudab sülearvuti ekraanipinna kordades suuremaks ja töö mugavamaks. Seega kui selline on kodus olemas või variant ekraan töökohalt koju võtta, võiks seda kindlasti kasutada.

Need, kellel on vaja arvuti abil koosolekutel osaleda, peaksid mõtlema ka kõrvaklappide-mikrofoni peale. Nii saab paremini keskenduda ja ei segata teisi. Kui spetsiaalseid kõrvaklappe käepärast pole, võib kasutada nutitelefoniga kaasas olnuid. Neile on tavaliselt ka mikrofon sisse ehitatud ja kuna enamikel arvutitel on kõrvaklappide ja mikrofoni pesa omavahel kokku pandud, sobivad need hästi. Veebikaamera on õnneks väga paljudel sülearvutitel, eriti äriklassi omadel, juba sisse ehitatud. Veel ei tasu unustada välist hiirt ja klaviatuuri. Kui need olid kasutusel kontoris, võiks neid kasutada ka kodus.

Programmide mõttes on aga tavapärasele e-postile abiks mitmed rakendused, mis elu lihtsamaks muudavad ning mille kasutamist võiks kaaluda. Suuremate ettevõtete puhul on otsus, millist neist valida, küll juba tõenäoliselt IT osakonna poolt tehtud. Aga pakume allpool mõned variandid väiksematele ettevõtetele, kes on uues olukorras ja võib-olla alles otsustavad, kuidas täpsemalt edasi toimetada.

Näiteks interneti hiid Google on loonud väga mitmeid programme, mis kaugelt töötamist hõlbustavad. Tuntumatest neist võiks välja tuua näiteks Drive nimelise. See on nii-öelda võrguketas, kuhu saab vajalikke andmeid salvestada ja neid siis lihtsalt jagada või ühiskasutusse anda. Nii ei pea e-posti abil faile edasi tagasi saatma. Seal samas on ka Docs ehk dokumentide funktsionaalsus. Ehk nupu “Uus” abil saab kausta lisada nii olemasolevaid asju, kui ka luua nii wordi kui exceli dokumente. Hangouts on küll vähetuntud funktsioon, kuid tegelikkuses väga kasulik. Nimelt võimaldab see kontaktiraamatus olevate isikutega kiirelt suhelda.

Teine suurettevõte, kelle lahendused abiks võivad olla, on Microsoft. Enamik teab arvatavasti, mis on Skype. Selle abil saab nii ühe kui mitme isikuga korraga vestelda aga ka helistada ning teha videokõnesid ja virtuaalseid koosolekuid. Faile aitab omavahel aga jagada OneDrive nimeline keskkond. See on olemuselt samuti justkui võrguketas, milles olevat infot saab kas kaustade või konkreetsete dokumentide tasemel teistega jagada või ühiskasutusse anda. Office 365 seevastu sisaldab vastavalt valitud paketile kontoritarkvara, mis on pilvepõhine. See tähendab, et failidele pääseb ligi igalt poolt ning igast seadmest. Office-st võiks eraldi välja tuua Teams rakenduse. Nagu nimigi ütleb, on see mõeldud meeskonnatööks ning võimaldab pidada nii üks-ühele vestlusi, korraldada veebipõhiseid kohtumisi ja koosolekuid ning lisaks jagada kalendreid jmt. Ehk tõepoolest korraldada tööd distantsilt.

Lisaks eeltoodule on tegelikult olemas veel mitmeid lahendusi ja programme, mida võiks kaaluda. Näiteks Slack. Seegi võimaldab omavahelist suhtlust nii isikute kui grupi tasemel. Aga lisaks veel tööülesannete ja projektide grupeerimist ning selget ülevaadet asjade seisust. Konkreetselt videokõnede ja koosolekute jaoks on aga loodud Zoom. Selle tasuta versioon võimaldab põhilised asjad ära teha ehk luua koosolekuid, neile osalejaid kutsuda, ühendada neid kalendritega jms. Tasuline aga veelgi rohkemat.

Kõigepealt tuleks paika panna rutiin ehk kehtestada kindel aeg töö tegemiseks ja püüda oma tegevusi mitte hakkida. Seega võiks endiselt ärgata suhteliselt vara, teha põhilisemad toimetused ning seejärel võtta konkreetne ajavahemik töötamiseks. Mõne tunni pärast võib teha väikese pausi, tegeleda muude asjadega ning seejärel taas tööle keskenduda. Nii saab tööd tehes fookuse suunata ainult töistele tegemistele ning unustada kodused.

Kui kodus on ka lapsed, kes peavad distantsilt õppima, tuleks samuti paika panna konkreetsed ajad, millal õppimise ja/või töötamisega tegeletakse. Palju sõltub muidugi ka sellest, kas laps saab ise hakkama või vajab abi. Kokkuvõttes aga tekib kindlate ajaraamide olemasolul mõne aja möödudes kindel päevane rutiin ja nii töö kui õppimine on suures plaanis efektiivsemad.

Arvutiga tööd on kõige mugavam teha laua taga. Seetõttu on hea sisse seada konkreetne töökoht ja mitte püüda hakkama saada näiteks diivanil. Juhul kui kodus puudub sobiv laud, võib kasutada kas või söömiseks mõeldut. Nii on selg enam-vähem sirge, arvuti õigel kõrgusel ja ruumi ka paberite jaoks. Samuti tekib ajus teatav seos töiste toimetustega ja lihtsam on ennast töö lainele ümber lülitada.

Kokkuvõtteks võiks öelda, et tegelikkuses on olemas väga mitmeid lahendusi, mis kodus töö tunduvalt efektiivsemaks muudavad. Tuleb lihtsalt keskenduda ja tekitada vastavad rutiinid. Lisaks võtta kasutusele füüsiliselt ja ka tarkvaraliselt võimalikult head lahendused, millised täpselt sõltub konkreetsest vajadusest ja ettevõttest, kuid abi on neist kindlasti.

Väga tähtis on ka olla pidevalt töökaaslastega kontaktis. Hea mõte on teha igapäevaseid virtuaalseid lühikesi koosolekuid. Nii säilib meeskonnatunne ning kõigil on ka ülevaade hetkel käsil olevatest tähtsamatest teemadest.

Loe lisaks: Kuidas turvaliselt töötada?