Seitse aspekti eduka projekti koostamisel

Need peaksid olema nii äriühingute, kohalike omavalitsuste kui ka mittetulundusühingute jaoks hetkel eriti aktuaalsed: just nüüd on sobiv hetk üle vaadata organisatsiooni strateegilised plaanid ning kavandada nende teostamiseks vajalikud projektid.

Tulevased taotlejad peavad arvestama, et kavandatav projekt oleks kooskõlas organisatsiooni missiooni ja mandaadiga. Pole haruldased näited, kus organisatsioonis tegeletakse uute võimaluste avanedes mitmete juhuslike projektidega, mis paratamatult toovad kaasa organisatsiooni identiteedituse ning laostavad materiaalselt. Seetõttu on esimeseks ülesandeks projekti planeerimisel meelde tuletada, kelle ja milliseid vajadusi ning kuidas meie organisatsioon rahuldab. Projektide selge ja ühemõtteline seos organisatsiooni tervikliku strateegilise plaaniga on hädavajalik ka seetõttu, et finantseerija katab reeglina tunduvalt väiksema osa projektiga seotud tegelikest kuludest, kui esmapilgul tundub.

Adekvaatse pildi saamiseks tuleks koostada igale projektile kaks eelarvet. Esimene neist sisaldab kõiki kulusid nii strateegilise planeerimise, teostamise kui ka hindamise etapil. Teine ehk projektitaotluse osana finantseerijale esitatav eelarve kajastab vaid teostamise etapil tehtavaid ja taotlusjuhendis abikõlbulikeks tunnistatud kulusid. Projektiidee organisatsioonisisesel hindamisel aga tuleks lähtuda just esimesest eelarvest, kuna prognoositavate tulemuste ja nende saavutamiseks kulutatavate ressursside suhte analüüsimisel ei saa piirduda vaid mõttelise osaga kuludest.

Lisaks taotleja jaoks olulisele kasule tuleks alati näha igas projektiidees, mille elluviimiseks on kavatsus kaasata ressursse mõnest doonorprogrammist, ka laiemat avalikku huvi.

Kavandatav projekt tuleks suhestada üldiste arengusuundadega ning seejärel prognoosida rakendatavate meetmete mõju konkreetses piirkonnas ja konkreetse sihtrühma jaoks.

Kui esmane projektiidee on tunnistatud organisatsiooni missioonist ja mandaadist tulenevalt sobivaks ning esmane finantsprognoos optimistlik, tuleks leida Riiklikus Arengukavas (RAK 2004-2006 leiab ka internetist www.struktuurifondid.ee ) toodud prioriteetsete valdkondade loetelust sobiv meede ning tutvuda selle rakendamise skeemi ja tingimustega.

Oluline on meeles pidada, et projekt, mille teostamiseks kavatsetakse meie ühist raha kasutada, peab positiivse finantseerimisotsuse saamiseks olema asjakohane, teostatav ning jätkusuutlik.

Asjakohane projekt vastab kasusaajate tegelikele vajadustele, mis selguvad konsulteerides huvigruppidega. Niisiis tuleks aegsasti selgeks teha, milline on kavandatava projekti mõjupiirkond ning millised on antud küsimuses huvigrupid, milles seisneb ja millest tuleneb nende huvi ning kuidas ja millal peaks huvigruppide esindajad projekti kaasama.

Iga asjakohane projekt peab olema suunatud selgelt määratletud probleemi lahendamisele. Probleemi määratlemiseks tuleks kaardistada hetkeolukord ning kujundada visioon vajalikust olukorrast. Nii ühel kui teisel juhul tuleb leida ammendav loetelu olukorra uurimiseks tähtsust ja tähendust omavatest karakteristikutest.

Teostatav projekt on alati määratletud läbi majanduslike, finantsiliste, sotsiaalsete ja kultuuriliste võimaluste. Selleks tuleb põhjalikult analüüsida keskkonda, milles projekti kavatsetakse teostada ning huviorbiiti peavad kuuluma kõik olulised eeldused ja riskid.

Projekti prioriteetsete eesmärkide valikul ja metoodiliste lahenduste kavandamisel tuleb teha selgeks ka see, mis ühikutes ja millega me kavatseme edu mõõta ning kuidas me saame kindlaks teha, et head tulemused saabusid projektiperioodi lõpuks tänu meile ja mitte hoolimata meist?

Jätkusuutliku projekti raames saavutatud mõju ja toime jätkub ka peale projektiperioodi lõppu.

Positiivseid muutusi tagavad lahendused peavad sobima sellesse sotsiaal-kultuurilisse keskkonda ning olema toetatud institutsionaalse ning juhtimisalase suutlikkusega. Seega tuleks hinnata projekti pikaajalist mõju konkreetses piirkonnas ning analüüsida, kas valitud meetoditega probleeme lahendades on kasusaaja jaoks loodavad tooted ja teenused püsivalt kättesaadavad kokkulepitud kvaliteedi ning kvantiteediga ka pärast projekti finantseerimise lõppu.

Tuleks üle vaadata organisatsiooni missioon ja mandaat, määratleda võimalikud projektiideed ning mõelda, kas ja kuivõrd on nende konkreetsete probleemide lahendamine teie organisatsiooni huviorbiidis ning mõjuulatuses. Suhestada oma kavatsused RAKi ning kohalike ja valdkondlike arengukavadega.

Kontrollida, kas vajalikud meetodid projektitsükli juhtimiseks ning töövahendid asjakohase, teostatava ja jätkusuutliku projekti kavandamiseks on teie projektimeeskonnal olemas ja töökorras.

Autor: Kaidi Holm