E-tarneahelas viib koostöö kasumini

Kui Pirita Selveri kassast müüakse maha eelviimane "Pingviinipoeg Lolo" film, saab Sonatiin 15 minuti pärast oma süsteemi sellekohase teate ning paneb teele järgmise saadetise "Pingviinipoeg Lolo" filme.

Tarneahel on pea peale pööratud: tellija ei telli enam, tarneotsuse teeb tarnija ise. Muidugi toimub see eelneva kokkuleppe põhjal: iga toote puhul on määratud maksimum- ja miinimumkogus, kokku on lepitud kauplusekohane sortiment, infovahetuse regulaarsus ning tarnetihedus.

Ka Eestis levib kirjeldatud tarneloogika ehk pideva asenduse strateegia (continuous replenishment program, CRP) üha kiiremini. Siin aga on tuntud lühend VMI - vendor managed inventory.

"Pingviinipoeg Lolo" saadavuse tagamiseks on vaja jaemüüja ja tootja vahelist koostööd. Veelgi enam, kuna sellise strateegia elluviimiseks on oluline pidev ja avatud infovahetus, on tarvis usaldust.

Viimase aja kõige enam räägitud teema tarneahela juhtimisel on tihe koostöö, mis tähendab kaubanduspartnerite pidevat ja usaldusväärset üheskoos töötamist ning informatsiooni jagamist. Tänu tihedale koostöövõrgule saavad firmad oma logistikast selge ülevaate, mis võimaldab optimeerida varade kasutust üle kogu tarneahela. Tulemuseks on jagatud efektiivsus ja kulude kokkuhoid kõigi osapoolte jaoks.

EDI annab tulemuse kõigi eesmärkide puhul. Tarneahela e-tarneahelaks muutmise eesmärk on sama ettevõtte peamise eesmärgiga - teenida rohkem kasumit. Paljude uuenduste probleem on, et ühe eesmärgi saavutamiseks ohverdatakse teise eesmärgi saavutamine. Kulude vähendamine viib tihti ajakulu suurenemise ja/või kvaliteedi halvenemiseni.

Elektrooniline andmevahetus (electronic data interchange, EDI) on suure erandina vahend, mis aitab saavutada võitu korraga kõigi kolme eesmärgi puhul. EDI kiirendab paljusid äritoiminguid, vähendades samal ajal kulusid. Ebavajalikke viivitusi ära hoides on parema toote tootmiseks ja klientide paremaks teenindamiseks rohkem aega.

Tehing ei koosne ainult arvest. Raamatupidajale ja finantsjuhile kõigepealt meenuv dokument on kindlasti arve. Viimasel ajal on ka e-arvetest palju juttu olnud. Arve aga on tarneahelas vaid üks väike osa ostuprotsessis, mis hõlmab tellimuse tegemist, selle kinnitamist, tellimuse täitmist, kauba saatmist ning, tõepoolest, ka arve saamist ja selle tasumist.

Seega pole äri vaatenurgast arve kunagi isoleeritud dokument, vaid alati teiste protsesside tulem ja nendega seotud.

Iga äritehinguga on peale arve seotud veel terve hulk teisi dokumente. Sõltuvalt tehingu objektist (kas tegemist on teenuse või kaubaga ja millise kaubaga) ja tehingu keerukusest (kas osapooli on kaks - ostja ja müüja - või lisandub ka logistikapartner ja faktooringufirma) võib iga tehinguga seotud olla kuni 15 dokumenti. Kõik need on võimalik viia EDI-kujule ning selle käigus kokku hoida palju aega ja närvikulu.

Uuendused vajavad head projektijuhtimist. Uue tehnoloogia kasutuselevõtmine muudab alati äriprotsesse. Tarneahela tehnoloogiate puhul ei muutu mitte ainult ettevõttesisesed, vaid ka ettevõtetevahelised äriprotsessid.

Üldjuhul on vaja muuta tarnelepingud ja koolitada ümber kõigi tasemete töötajaid. See võtab aega ja on üksjagu keerukas. Seetõttu on EDI-projekti elluviimisel vaja korralikku planeerimist ja projektijuhtimist. Nii nagu muude uuenduste sisseviimisel kehtivad ka EDI kasutuselevõtul paljud projektijuhtimise hea tava põhimõtted.

Veel on vaja EDI juurutamisel arvestada, et kõigil äripartneritel on EDI-dokumentide suhtes erinevad soovid, mis puudutavad nii formaati kui ka kanalit. Kellel on üks või kaks partnerit, võib EDI-liikluse nendega kokkuleppel käima panna otsekanali kaudu.

Kui aga ettevõttel on sadu äripartnereid (vahel ka tuhandeid), tasub kindlasti kasutada operaatori abi. Liidestudes operaatoriga, on edaspidi tema mure tagada kõigi äripartnerite jaoks dokumentide õigel ajal õiges formaadis kättesaamine.

Peale transportimise on operaatori roll tõlkida EDI-dokumendid saatja formaadist saaja formaati ning tegeleda adresseerimise, turvalisuse, formaatide uuenduste ja kanalite ülevalhoidmisega.

Baltimaade suurima EDI-operaatori Telema kaudu vahetab praegu dokumente üle 2800 kaupluse ja 1000 tarnija. Enamik neist on tegev esma- ja toidukaubanduses, mis on loogiline, kuna kiiresti riknevate kaupade puhul on ostutehingute (ja nendega seonduvate dokumentide) arv väga suur.

Viimase aasta jooksul on aktiviseerunud ka ehitusmaterjalide kaubandus ning sellel aastal autovaruosade kaubandus.

Autor: Hele Hammer