Loovad lahendused meelitavad osalema

“Üritust kavandades tuleb täpselt paika panna, kellele üritus on suunatud,” toonitas PR-Partneri strateegiline konsultant Kirsti Ruul. Kuna kutse on mõeldud külaliste tähelepanu äratamiseks, on oluline formaadi ja tooni valikul arvestada sihtrühma (näiteks töötajatele jõulupidu, ajakirjanikele pressiüritust või klientidele, koostööpartneritele esitlust korraldades) eripäradega.

Oluline varajane planeerimine. “Rusikareegel on see, et mida kaugemal üritus toimub ja mida kauem kestab, seda pikemat etteteatamise aega see vajab,” mainis ta. Enne kutsete saatmist, sageli juba ürituse planeerimise algfaasis on oluline kooskõlastada ürituse aeg ja koht ka esinejate ning aukülalistega.

Jolos Event partneri Tanel Lillepalu sõnul on toimiv praktika see, et kutsed firmaüritustele saadetakse külalistele kolm nädalat kuni kuu enne üritust. “Liiga varajane ja hiline kutsete välja saatmine viib osalusprotsendi mingis joones alla. Kas unustatakse või on plaanid juba tehtud,” selgitas Lillepalu.

Enne kutsete välja saatmist oleks Lillepalu sõnul mõistlik ka ettevalmistusprotsessiks – idee genereerimisest kuni väljasaatmiseni – varuda aega minimaalselt 3 nädalat. “Kuna see tegevus sõltub väga mitmest lülist, siis mõni viivitus või esialgselt planeeritud ideest keerulisem lahendus võib nihutada tervet graafikut. Näiteks sobiva ja loova idee väljatöötamine läheb pikemaks, disainer teeb kujundusi ümber, kliendilt kinnituse saamine võtab plaanitust kauem aega ja soovitud muudatused lükkavad teostust edasi,” selgitas ta.

Videokutse äratab tähelepanu. Kas eelistada paber- või elektroonilist kutset, on puhtalt maitse küsimus. Paberkutse võimaldab eristuda elektrooniliste kutsete taustal, kuid vajab pikemat ettevalmistust. Digitaalne kutse on samal ajal keskkonna­sõbralik, soodne ja kiire, kuid ei pruugi võrdväärset tähelepanu saada. “Kui plaanitakse meelelahutusliku üritust, võib olla tegemist ka muusikalise videokutsega,” pakkus Ruul välja veel ühe võimaluse.

Kutsututele tasub üle helistada. Pärast kutse väljasaatmist on mõistlik saata ka meeldetuletus nädal kuni kaks enne üritust, sest Lillepalu sõnul tuleb väga palju ette juhuseid, kus lihtsalt unustatakse vastata. “Meeldetuletuse võib jagada kahte etappi, kus esimesel juhul saadetakse meeldetuletus kirjaga ja kui ka siis vastust ei tule, helistatakse näiteks viimasel nädalal üle,” mainis ta.

Tagasiside kutsututelt ei ole oluline sellisel juhul, kus külalistele ei ole arvestatud istekohti, infomaterjale ega suupisteid. Kõigi teiste ürituste puhul on vähemalt külaliste umbkaudset hulka oluline teada. Kui on tegemist näiteks üritusega, mille jaoks on broneeritud ka majutus, on külaliste ülehelistamine väga tavapärane.

Jaga ajakirjanikele võimalikult palju informatsiooni

Ajakirjanikke üritustele kutsudes on kasulik panna valmis vajalikud materjalid ja fotod, pakkuda välja intervjueeritavate nimed ja kellaajad.Kui tegemist ei ole just meelelahutusüritusega, siis tulevad ajakirjanikud sündmustele  infot hankima ja tööd tegema, mis tähendab, et tuleb arvestada ajakirjanike töötähtaegadega.“Õhtul kell kuus algav üritus on samal päeval kajastamiseks liiga hilise algusega ja järgmiseks päevaks juba eilne uudis, kaotades olulise osa uudisväärtuslikkusest,” tõdes PR-Partneri strateegiline konsultant Kirsti Ruul. Seega oleks mõistlikum ajastada sündmused hommikusele või lõunasele ajale.Ürituse kutseid laiali saates oleks kasulik lahti kirjuta võimalikud intervjueeritavad, intervjuude ajad, üritusel antav informatsioon ja oluline taustainfo.“Ajakirjanik vajab seda ette, et otsustada sündmuse uudisväärtuslikkuse üle, millest sõltub ka tema osalemine,” selgitas Ruul.“Kui tegemist ei ole kriisiolukorraga, siis võib pressisündmuse ettevalmistamiseks planeerida kuni kaks nädalat,” soovitas kommunikatsioonibüroo JLP  tegevjuht Karita Sall. Selle aja jooksul on oluline läbi mõelda sündmuse sisu, kaardistada ajakirjanikud ning nad kohale kutsuda.

 

Varakult kutsumine toob külalised kohale

Klientidele/töötajatele suunatud üritused Pane paika ürituse aeg.Saada kutsed laiali minimaalselt kolm nädalat varem.Kui tegemist on suvepäevade, jõulupeo, reisi, konverentsi või muu kollektiivi kaasava suure üritusega, teavita sellest töötajaid nii vara kui võimalik. Võimalusel mitu kuud ette. Varajane teavitamine tagab parema osalusprotsendi.Eristuvad ja loovad lahendused tekitavad kutsututes rohkem huvi sündmusest osa võtta võrreldes sellega, kui paistab välja, et kutsumisega pole vaeva nähtud – saadetud on lakooniline e-kiri, viimistlemata või halva teostusega kutse.

PressiüritusedMõtle hoolikalt läbi, kas sinu sündmus on uudisväärtuslik ka laiemale avalikkusele. Vajadusel konsulteeri kommunikatsiooniagentuuriga. Kui veendumus uudisväärtuslikkuse osas on olemas, hakka pressisündmust korraldama.Kaardista ajakirjanikud, kes sinu teemavaldkonnaga tegelevad. Kultuuriajakirjanikku ei ole mõtet IT-üritusele kutsuda.Korralda pressiüritusi pigem teisipäeval, kolmapäeval või neljapäeval. Väldi esmaspäeva ja reedet. Kellaajaliselt on sobivaim kl 10–14 vahel. Siis jääb ajakirjanikel piisavalt aega lugu ette valmistada ja soovi korral lisakommentaare hankida.Hangi infot samal päeval toimuvate konkureerivate meediaürituste kohta. Näiteks neljapäeviti toimub valitsuse pressikonverents, mistõttu ei ole sellesse aega soovitav oma sündmust planeerida.Saada kutse e-posti teel 4–5 päeva enne sündmust. Helista kutsutud ajakirjanikud samal päeval peale kutse saatmist üle. Päev enne üritust saada meeldetuletav e-kiri ja vajadusel helista veelkord kutsututele, et veenduda nende päevaplaanis.Ülehelistamisel ole valmis andma enam taustainfot sündmuse sisu kohta.Kasuta ruume, mis asuvad linna südames ja millele on lihtne ligi pääseda.Paku ajakirjanikele täpset faktiinfot – esinejate nimed, ameti­nimetused, tiitlid jm – ning väga operatiivselt fotomaterjali.Ole valmis, et ajakirjanik ei tule sinu pressisündmusele vaatamata varasemale registreeringule. Alati võib olulisem uudis vahele tulla.

 

Kutse peab haakuma ürituse endaga

Krisiina Tamberg, Saku Õlletehase kommunikatsioonijuhtTöötame ise tiheda ajakavaga ja pikalt kalendrit ette planeerivalt, seetõttu püüame ka kutsed enda sündmustele edasi anda niipea kui võimalik.Praegu on näiteks ettevalmistamisel traditsioonilineSaku Õlletehase sünnipäev – saame oktoobris 193 aastat vanaks. Eelkutse saadame ligi kuu aega ette, täpsema kutse veidi hiljem.Kutsete kujundamisel lähtume nii sündmusest endast kui ka sellest, et visuaal oleks piisavalt sakulik – tekitaks saajas äratundmise, kes on kutsuja. Eks kõik sündmuse korraldajad püüavad üllatada ning seda juba kutsega.Sünnipäeva kutsele mõtlesime koos sündmuse üldise kontseptsiooni kokkupanemisega. Kogu tegevuste jada – alates kutsest kuni sündmuse enda ja järeltegevusteni – on ikkagi tervik.Sündmuse korraldamist veab väike korraldusgrupp, mis koosneb nii Saku kui meid abistava üritusturundusagentuuri inimestest. Suuremaid sündmusi planeerides kasutame ikka üritusturunduse firma professionaalset abi, et kõik sujuks.