Laotegevuste õigest mõõtmisest sõltub ettevõtte maine

Kauba õigeaegsest ja vigadeta jõudmisest tarnijalt tarbijani sõltub ettevõtte maine ja kasumlikkus. Tarneahela erinevate lülide toimimiseks peab paika panema õiged mõõdikud.

Mida ei saa mõõta, seda ei saa ka juhtida, on keegi kunagi öelnud. Samuti ei saa parandada seda, mida ei saa mõõta.

Paljude firmade tegevuses on suur tähtsus logistikal. Et hinnata, kuidas tarneahelas erinevad lülid toimivad, peame olema suutelised tegevusi igas tarneahela etapis jälgima ja varasemaga võrdlema.

Ettevõtte toimimiseks võib leiutada kümneid ja sadu mõõdikuid. Sama kehtib ka logistikaprotsesse iseloomustavate mõõdikute kohta. Tuleb otsustada, millised neist on esmatähtsad ehk kriitilised võtmemõõdikud, ja keskenduda nende vaatlusele. Tihti kutsutakse selliseid võtmemõõdikuid rahvusvahelise terminiga KPI (key performance indicators).

Õigete võtmemõõdikute valik ei ole lihtne. Ühest küljest peavad need aitama täita firma strateegilisi eesmärke, tooma muutused toimingutes esile ja suutma jälgida toimingute efektiivsust. Samas peab neid olema võimalik mõõta. Viimane tingimus tähendab, et kasutusel olev majandustarkvara suudab koguda ja talletada andmeid, mis on mõõdiku arvutamise alus.

Vajalikke andmeid peab olema võimalik kasutajale arusaadaval kujul esitada. Infotehnoloogia on siin abiks. Firmas kasutusel olev majandustarkvara või laohaldustarkvara hoolitseb, et iga päev tekkivad andmed saaksid operatiivselt vastu võetud ja salvestatud.

Ärianalüütilise lahenduse (BI - business intelligence) eesmärk on andmed kokku korjata, korrastada, standardiseerida ja teha kättesaadavaks. Selliselt töödeldud andmed säilitatakse erilise struktuuriga andmebaasis, mida tihti nimetatakse andmekuubikuteks. Andmekuubikutele ligi pääsemiseks võib kasutada erinevaid programme. Neist kõige tavalisem on paljudele tuttav Microsoft Excel.

Kui ettevõttes on KPIde valik tehtud, siis vaatlemiseks on mõistlik need koguda visuaalselt hästi jälgitavasse kohta, näiteks ühele Exceli töölehele. Sellist töölehte nimetatakse numbrilauaks (dashboard).

Õige numbrilaud ei näita mitte ainult võtmemõõdikute olekuid, vaid võimaldab kasutajal teha interaktiivselt esmast analüüsi, valides vaatluseks erinevaid filtertingimusi, või minna valitud KPI arvutamisel kasutatud andmete detailsesse vaatesse. Soovitatav on, et mõõdikute numbrilaud oleks kättesaadav kõigile inimestele, kellest nende näitajate suurused sõltuvad, mitte ainult valdkonna juhile. Sellisel juhul saavad töötajad otsest tagasisidet oma tööle ja on motiveeritud rakendama abinõusid oma tegevuse parandamiseks.

Autot juhtides oleme harjunud, et meil on kasutada numbrilaud: kiirusenäidik, kütusenäidik jne. Nagu auto puhul on ka ettevõtte protsesside numbrilaua eesmärk anda meile märku süsteemi hetkeolukorrast ja hoiatada, kui tekivad kriitilised kõrvalekalded.

Tõenäoliselt jõuab kogenud autojuht sihtpunkti isegi siis, kui äkki peaks numbrilaud kustuma. Ka ettevõtte või allüksuse juht suudab juhtida ilma numbrilauata, tuginedes oma kogemustele ja tihti intuitsioonile. Kuid kas tal on piisavalt operatiivne ülevaade sellest, mis tema haldusalas tegelikult toimub?

Mõõdikute kasutamine on üks võimalus informatsiooni hallata ning teada, mis toimub.

Autor: Mihkel Nugis