Konverentsifirma eesmärgiks on mobiilne kontor

"Kõige silmapaistvam on vast see, et meil on kirjutuslaudadel rattad all. IT poole pealt on töökohad peaaegu juhtmevabad - kõik arvutid on traadita internetiga laptop'id," tutvustab Eesti Konverentsikeskuse tegevdirektor Rein Järvelill ettevõtte kontorit.

Kuna suurt koosolekuruumi Eesti Konverentsikeskuses pole, sõidetakse koosoleku ajal tavaliselt laudadega ühte kohta kokku. Kui uute projektidega tekivad uued töörühmad, saab ratastega laudu kiirelt ühest ruumist teise liigutada. "Rõhk on sellel, et oleme mobiilsed ja reageerime kiirelt muutustele," selgitab Järvelill.

Eesti Konverentsikeskuse osanik, firmat viis aastat juhtinud Urmas Kõiv peab kontori mobiilsust väga oluliseks. "Ühe päevaga võiksime kolida ükskõik millisesse majja. Ainult server on praegu statsionaarne," selgitab ta. Kuid Kõivu sõnul on mõeldud ka serveri kontorist välja viimisele.

"Mulle meeldib väga see, kui inimesed kasutavad arvuteid ja mobiile väljaspool tööd. Ettevõtte elustiil saab ka inimeste elustiiliks," selgitab ta mobiilse kontori eeliseid. Kõivu sõnul on kontori funktsioon muutumas. Kunagi oli nii, et kodu ja kontor olid täiesti eraldi. Sulgesid enda järel koduukse ja unustasid kõik töösse puutuva. Nüüd on tempo palju kiiremaks läinud. Kontor on seal, kus oled sina - selleks võib olla WiFi levialaga kohvik või teise firma kontor, räägib ta.

Oma kontori sisustamiseks kasutas Eesti Konverentsikeskus mööblitootja Ikea toodangut, mida Eestis saada pole. Kuigi ratastega lauad oleks saanud ka Eestist, on siin müüdavad lauad Kõivu kinnitusel millegipärast väga raske konstruktsiooniga.

Kontori mobiliseerimisele soovitab Kõiv mõelda eelkõige müügiorganisatsioonides, kus inimesed veedavad rohkem aega väljas kui kontoris sees. Samas täpsustab Järvelill, et ega kõik firmad ei saa laudadele rattaid alla panna - mõne ettevõtte loogika võib olla just selline, et tuleb olla väga statsionaarne ja staatiline.

Eesti Konverentsikeskus tegeleb aktiivselt välissuunaga, sellele on spetsialiseerunud just Kõivu juhitav tütarettevõte Hansa Conferences. Välispartneritega suhtlemiseks kasutatakse edukalt internetitelefoni Skype. Järvelille sõnul on Skype'i kasutamine tavatelefoni ees alati eelistatud. Teinekord tuleb ka koostööpartneritele soovitada, et nad endale internetist Skype'i arvutisse laeksid.

Kõiv võrdleb Skype'i kasutamist tavalise tööalase suhtlusega. "Alguses küsid inimeselt tekstirežiimis, kas tal on aega pool tundi rääkida - nagu tavaelus kontoris. Ning kui on aega, siis räägid - telefonirežiimis," kirjeldab ta. Kiirsuhtlustarkvara MSN soovitatakse Eesti Konverentsikeskuse töötajatel kontoris välja lülitada ning ka omavaheliseks suhtlemiseks kasutada Skype'i tekstirežiimi.

Muude IT-vahendite osas on Järvelille sõnul Eesti Konverentsikeskuses kasutusel tavapärased programmid. Rühmatöös kasutatakse Microsoft Outlooki, kontoritarkvarana Microsoft Office'it, Järvelill ise aga eelistab vabavaralist OpenOffice'it. Tema sõnul ei saa teised töötajad arugi, et tema OpenOffice'it kasutab, kuna faile salvestab ta Microsofti formaadis.

Ja kuigi Kõivul on moodne Nokia kommunikaatortelefon, mis võimaldab kalendri sünkroniseerimist Outlookiga, kasutab ta planeerimiseks tavalist kalendermärkmikku. "Minu jaoks on see mugavam. Tuleb lähtuda vajadusest," rõhutab ta. "Ma pole teinud ühtegi uuendust selle pärast, et see on lahe," lisab Kõiv.

Eesti Konverentsikeskusel on seitse kodulehte, igaüks esindab kindla sihtgrupi brändi. Näiteks on raamatupidajate koolituskeskus Raks, personalitöö koolituskeskus Personalis ja Hea Teeninduse liikumine Eesti Konverentsikeskuse osad, millel on oma kodulehed. Kõivu sõnul vastab see nende firma kontseptsioonile - hästi oluline on, et igal sihtgrupil oleks oma bränd.

Mitme brändi kontseptsiooni elluviimisel on ettevõttele takistuseks see, et ühel firmal võib Eestis olla vaid üks kodulehekülg. Kõiv peab sellist süsteemi täiesti arusaamatuks. Näiteks Lätis võib ühel ettevõttel olla ka mitu kodulehte. Rahvusvahelisi .com ja .eu lõpuga aadresse saab osta, aga Eesti .ee-ga lõppevaid aadresse mitte.

Traadita internetti WiFit tihti kasutav Urmas Kõiv leiab, et WiFi arengus on astuda veel üks samm, et olla täiesti mobiilne.

Tema idee kohaselt tuleks Eestis luua firmasid ühendav kommuun, millega liitunud ettevõtete töötajad saavad vabalt kasutada kõigi kommuuni liikmete WiFi-levialasid. Idee elluviimiseks on aga esmalt vaja lahendada turvalisuse probleem.

Praegu on paljudes kontorites WiFi leviala kinnine ning see paneb tema sõnul mobiilsusele piiranguid.

Näiteks võib teise firma kontoris enda e-kirjade kontrollimine olla paras probleem. "Võiks olla selline WiFi, mis oleks ühest küljest turvaline, aga teisest küljest vabalt kasutatav," räägib Kõiv.

Veel ühe mobiilsemaks muutumise tulevikuideena näeb Kõiv seda, et tuleb lõpetada telefonide dubleerimine. "On veidi tobe, et ettevõtte kontoris on omavahelisteks kõnedeks tavatelefonid, kui muuks suhtlemiseks kasutatakse mobiiltelefone," leiab ta. Kõivu sõnul oleks normaalne see, kui kõik asjad saaks aetud ühe telefoniga. Lauatelefone võiks firmas olla vaid üks-kaks.

Autor: Tõnn Sikk